ISO 37001 – CLÁUSULA 8.10: INVESTIGAR Y TRATAR EL SOBORNO
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Normas Compliance ISO 19600 y Antisoborno ISO 37001
La cláusula 8.10 de ISO 37001 exige a las organizaciones investigar y tratar el soborno, y encarga esta responsabilidad a la alta dirección. Así, esta proyecta una imagen confiable y de credibilidad entre sus clientes, proveedores, empleados y otras partes interesadas.
La alta dirección requiere de un marco para llevar a cabo esta tarea, y así, cumplir con la responsabilidad que se le asigna este estándar.
¿Es necesario investigar y tratar el soborno?
Por supuesto, todas las quejas o denuncias deben ser tomadas en serio. Pero no todo justifica una investigación. La decisión de investigar y tratar el soborno es competencia directa de la alta dirección.
Por ello, el gerente, la Junta Directiva, el CEO o el organismo que desempeñe las funciones de administración y dirección debe determinar si se abrirá una investigación interna. Y a la hora de tomar tal decisión se basará en las evidencias, la magnitud, el alcance y la credibilidad de los indicios.
Sea uno u otro el caso, es preciso realizar una evaluación inicial. El propósito es reunir la información y las evidencias, evaluar la credibilidad de las fuentes, la coherencia de las acusaciones, los testimonios y los alegatos de defensa argumentados por las personas comprometidas. De ese modo, se podrá tomar la decisión oportuna.
¿Cuándo, quién y cómo?
Saber en qué casos se debe llevar a cabo la labor de investigar y tratar el soborno, quién es el responsable de hacerlo y de qué manera ha de ser realizada la tarea es esencial para llevar a la práctica esta exigencia de ISO 37001.
¿Cuándo?
Siempre será necesaria la investigación cuando se presenten denuncias o existan indicios significativos. Pero también es posible que la alta dirección, de forma proactiva, decida investigar y tratar el soborno como consecuencia de la confluencia de ciertos factores y condiciones que, a su juicio, considera proclives para la aparición de actos de corrupción.
¿Quién?
La investigación podría ser conducida por un consultor interno o externo que reúna las competencias y las habilidades necesarias. Podría eventualmente, dependiendo de la complejidad y del tamaño del problema, conformarse un equipo investigador.
En cualquier caso, es indispensable que el o los responsables cuenten con experiencia y conocimientos legales. Así, por ejemplo, un abogado con experiencia en investigaciones de hechos de corrupción será el profesional indicado para liderar, investigar y tratar el soborno.
¿Cómo?
Investigar y tratar el soborno demanda recursos económicos, tecnológicos y humanos que se traducen en costes para la organización. Por ello, con el ánimo de minimizar el impacto financiero, es bueno delimitar de forma precisa el alcance de la investigación.
La investigación no es una cacería de fantasmas. Debe establecerse el área, los empleados investigados, los temas y los hechos y el cronograma de trabajo. Asimismo, se debe informar al personal que no forme parte de la función que se investiga.
Recomendaciones para investigar y tratar el soborno
Las investigaciones de este tipo siempre generarán malestar. Por ello, es conveniente, en primera instancia y lo antes posible, implementar acciones correctivas, con el fin de que el problema no se extienda más allá de lo necesario. Igualmente, es importante separar de la investigación a los empleados sobre los que no recaiga ninguna duda.
Otros consejos que pueden resultar útiles a la hora de investigar y tratar el soborno son:
- Tratar la investigación con cautela y con mucho tacto, evitando afectar a los empleados. Al final, la inmensa mayoría, y en algunos casos todos, resultarán inocentes.
- Intentar no entorpecer el trabajo diario.
- Demostrar empatía y cordialidad no significa dejar de ejercer liderazgo.
Finalmente, es necesario que el investigador, o el equipo de investigadores, presente informes diarios sobre el avance de la investigación a la alta dirección, sin que ello signifique una intromisión.
Entre otros aspectos, estos informes deben contener los siguientes puntos:
- Lista de personas entrevistadas.
- Lista de documentos revisados.
- Conclusiones obtenidas hasta el momento.
- Razones por las que los investigadores creen que se presentó el fallo de seguridad.
Finalmente, recordemos que cualquier decisión disciplinaria, correctiva o preventiva corresponde a la alta dirección.
Los beneficios de la investigar y tratar el soborno
Una investigación interna, profesional, aunque no conduzca a la comprobación de un hecho de corrupción o soborno, ofrece interesantes beneficios a la organización:
- Comprender y determinar los hechos ocurridos y dimensionar el impacto legal potencial.
- Evaluar la eficiencia del sistema de gestión contra la corrupción y el soborno.
- Disuadir a empleados interesados en cometer actos de corrupción.
- Demostrar el liderazgo de la alta dirección.
- Minimizar el impacto disruptivo en el negocio y fortalecer la moral de los empleados.
- Promover la cultura antisoborno en la organización.
Y también hay que considerar lo más básico: no investigar y tratar el soborno, cuando la evidencia es sólida, expone a la alta dirección, y a la organización en general, a ser responsabilizada por encubrimiento y considerada cómplice de los hechos de corrupción.
Software de ISOTools para ISO 37001
El equipo o los consultores encargados de investigar y tratar el soborno encontrarán en el software de ISOTools para ISO 37001 una herramienta de gran utilidad. La solución de ISOTools posibilita llevar a cabo un proceso de investigación estructurado, adjuntar evidencias en diversos formatos y también se convertirá en una fuente de información confiable y transparente.
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