FRAUDE EN TRÁNSITO

Estándar

Las organizaciones necesitan procesos y monitoreo para disuadir los numerosos esquemas de fraude de tiempo y asistencia de los empleados.

30 de julio de 2019

El nuevo inspector general (IG) de la Autoridad de Transporte Metropolitano de Nueva York (MTA) ha emitido 30 informes atrasados ​​sobre mala conducta dentro de la agencia, según el New York Daily News . Los informes detallan incidentes en los que los empleados de la MTA fueron disciplinados por abuso de horas extras, conflictos de intereses y corrupción desde 2017.

Los incidentes más evidentes incluyeron un capataz de ferrocarril que recibió $ 280,000 en pago cuando no estaba trabajando, un oficial de policía de la MTA que estaba usando el auto de su compañía para un segundo trabajo, y un empleado de mantenimiento del metro que usó licencia por enfermedad para tomar una luna de miel europea. Los informes salieron seis semanas después de que IG Carolyn Pokorny asumiera el cargo.

Lecciones aprendidas

Parece que la MTA, con la ayuda de su IG, está logrando cierto éxito en descubrir el tiempo, la asistencia y otras formas de fraude de los empleados. Sin embargo, después de revisar el informe anual y las recomendaciones del IG que cubren los diversos casos en esta noticia, pueden ser necesarias medidas adicionales para abordar de manera más sistemática el fraude generalizado de los empleados. Aquí hay tres sugerencias que podrían ser aplicables:

• Aumentar el alcance y la frecuencia de las auditorías y el seguimiento de los procesos de tiempo y asistencia. El monitoreo continuo, junto con auditorías periódicas, puede revelar los riesgos del robo de tiempo de los empleados, y los procesos necesarios pueden implementarse utilizando la tecnología. Una manera simple de hacer esto es hacer que los gerentes y supervisores ejecuten informes de monitoreo o incluso auditorías de informes de tiempo de empleados al azar, ya sea en papel o en formato electrónico. 
  También debe haber un escrutinio separado de los comportamientos de los gerentes y supervisores para determinar si están monitoreando y aprobando el tiempo de los empleados y los informes de asistencia de manera adecuada. Este escrutinio también puede ayudar a descubrir la colusión entre empleados y gerentes.
  Además, el departamento de nómina debe ejecutar informes semanales para determinar si ciertos departamentos están constantemente por encima del presupuesto para la nómina, lo que puede ser causado por fraude de tiempo y asistencia. Alternativamente, este gasto puede ser legítimo, pero podría indicar la necesidad de mejorar, como en cómo se programa el trabajo. De cualquier manera, el monitoreo y la auditoría pueden identificar patrones y desinformación, y pueden indicar que el método de seguimiento de tiempo actualmente en vigencia no es la mejor opción.
   
• Integre el tiempo y la asistencia con las funciones de nómina. Esto puede ayudar a reducir errores y fraudes en los informes de tiempo de los empleados. Cuando las funciones de asistencia y nómina están separadas, el personal de recursos humanos (RR. HH.) Debe volver a ingresar la información y mover los datos entre los dos programas, creando una oportunidad para errores y fraude. Los empleados pueden coludir o participar en el nepotismo. Un empleado de recursos humanos puede registrar intencionalmente información de tiempo fraudulento para sí mismo, sus colegas de recursos humanos u otros compañeros de trabajo. 
  Al integrar los dos sistemas, la información del programa de tiempo y asistencia pasa automáticamente al programa de nómina, lo que reduce el riesgo de fraude. Por supuesto, la efectividad de este enfoque se verá reforzada por una buena comunicación de lo que se espera de los empleados y el establecimiento de métodos para facilitar su cumplimiento. Dichos métodos incluyen alentar a los empleados a ingresar datos a tiempo y automatizar ese proceso.
• Verificación cruzada de tiempo y asistencia. Verificar que los empleados estuvieron realmente presentes cuando dicen que sí es clave para ayudar a reducir el fraude de tiempo y asistencia. Aunque existen muchos métodos para tales verificaciones cruzadas, un reloj biométrico puede ser el más adecuado en organizaciones con una fuerza laboral amplia y diversa. Las hojas de tiempo móviles y las hojas de tiempo web incluyen marcas de tiempo y facilitan a los empleados ingresar su información. Al conectar los datos de la hoja de tiempo a otras aplicaciones y herramientas, como las métricas de participación del usuario o los datos biométricos sobre la asistencia física de los empleados, los auditores pueden verificar si los empleados estaban presentes y trabajando cuando dicen que sí. 
  Esta historia también hace referencia al hecho de que la MTA introdujo recientemente unidades de sistema de posicionamiento global (GPS) para rastrear la ubicación de los empleados y los vehículos de su empresa. La MTA debería ampliar el uso de unidades GPS, que los empleados pueden transportar fácilmente mientras trabajan en muchas situaciones variadas.

Autor

Art Stewart es un consultor de gestión independiente con más de 35 años de experiencia en auditoría interna, gestión financiera, medición del desempeño, gobernanza y planificación de políticas estratégicas.