10 PASOS PARA UNA EFECTIVA REUNIÓN DE PERSONAL DE FINANZAS

Estándar

CFO

Mitchell York

La frustración con las reuniones es rampante en el mundo corporativo. Aquí hay un libro de jugadas para hacer que funcionen correctamente.

Primero, una confesión: lo que voy a decirle se aplica a las reuniones de cualquier departamento de una organización, no solo a las finanzas.

Un equipo de alto funcionamiento debe tener una reunión semanal para asegurarse de que se mantenga en línea con los objetivos. Eso se aplica a las finanzas, al equipo de liderazgo de la empresa, al equipo de recursos humanos oa cualquier parte de la empresa.

Una vez que los líderes financieros entienden cómo mejorar estas reuniones en su propia área, pueden ser héroes y enseñar a todos los demás cómo ser más productivos y resolver problemas rápidamente.

Los problemas con las reuniones son numerosos. Aquí están los mayores problemas:

1. Las reuniones a menudo se llevan a cabo de manera inconsistente: las reuniones permanentes se vuelven a programar o cancelar porque el líder del equipo tiene algo mejor que hacer.
2. Cuando se llevan a cabo, inevitablemente algunas personas llegan tarde.
3. Con demasiada frecuencia, las reuniones pasan la hora de finalización programada.
4. La mayoría de las reuniones son sobre informes, no sobre resolución de problemas. “Hice esto la semana pasada, lo haré la próxima semana. Mira, estoy ganando mi sueldo. Ahora déjame en paz ”. Tal vez esas no sean las palabras exactas que la gente dice, pero a menudo ese es el mensaje que están enviando.

Si experimenta alguno o todos los puntos anteriores en sus reuniones, tiene mis simpatías. La buena noticia es que estamos a punto de arreglarlos todos, ahora mismo.

Aquí están los pasos críticos para realizar una reunión de equipo fantástica utilizando parte del Sistema Operativo Empresarial (EOS), que enseño y facilito. Se llama la reunión de nivel 10 (descubrirá por qué al final de este artículo).

Paso 1: La reunión comienza a tiempo y termina a tiempo. Si la reunión tiene una hora de inicio a las 9:00, todos están en sus asientos a las 8:55. Los que llegan temprano están a tiempo; los que llegan a tiempo llegan tarde Ya sea que tenga que cerrar con llave la puerta, hacer que los recién llegados pongan $ 20 en el frasco de la fiesta de pizza, o simplemente los llamen por demora, háganlo.

La reunión del nivel 10 dura 90 minutos. Entonces, si comienza a las 9, termina exactamente a las 10:30. No 10:31. La razón para la disciplina de tiempo es obvia, pero solo para decir lo obvio: no podemos respetarnos y colaborar si no podemos hacer cosas simples como poner culos en los asientos y salir de la puerta a tiempo.

Si bien 90 minutos pueden parecer un marco de tiempo arbitrario, los instructores de EOS que han implementado el sistema en más de 8,000 compañías en los últimos 20 años han determinado que 90 minutos es la duración ideal para una reunión semanal del equipo.

Paso 2: La reunión se lleva a cabo el mismo día y a la misma hora cada semana, para siempre. Solo hay dos razones para perderse la reunión: vacaciones y muerte.

Paso 3: No hay electrónica . Recoge los teléfonos, o insiste en el modo avión. No hay computadoras en la mesa de reuniones. (Si la hay, la gente dirá que está tomando notas pero en realidad estará en el correo electrónico). No se comprometa con esto.

Paso 4: Tener un segue. Este es un segmento de la reunión de cinco minutos durante el cual cada participante le da al equipo una buena noticia personal y una buena noticia profesional de la semana pasada.

¿No es tu idea de un buen contenido para reuniones? Confía en mí, hay muy buena psicología detrás de esta técnica probada por el tiempo. Hacer un segue hace que la mente de todos se despeje de las muchas cosas que pensaban un nanosegundo antes de que comenzara la reunión.

Paso 5: Revisa la tarjeta de puntuación. Hacer una revisión de cuadro de mandos requiere un cuadro de mandos. Entonces, ¿qué es eso? Es una simple hoja de cálculo de una página que rastrea los 5 a 15 números más importantes que necesita saber semanalmente.

Estos números deben darle un pulso absoluto en el negocio de su departamento o de la compañía en general. Para cada medible, hay una columna en la hoja de cálculo que dice “¿Quién”? ¿Quién es el propietario de este punto de datos y es responsable de su logro cada semana?

Hay otra columna que dice “Objetivo”, que es el objetivo semanal para ese punto de datos. Y luego hay 13 columnas a la derecha que son semanas del trimestre. Cuando revisa el cuadro de mandos, simplemente le pregunta al propietario de cada medible: “¿Estamos en camino o fuera de la pista?”

Si el propietario está en camino, continúe sin más discusión. Si el propietario está fuera de la pista, suelte el elemento en la Lista de problemas (más sobre esto en un momento), no comience a analizarlo todavía. La revisión del cuadro de mandos tarda cinco minutos como máximo.

Paso 6: Rock Review. Un departamento debe tener de tres a siete objetivos críticos cada trimestre, y todas las personas del equipo también deben tener sus objetivos personales de tres a siete trimestrales. Llamamos a estos objetivos “rocas”.

Las rocas deben ser INTELIGENTES (específicas, medibles, alcanzables, relevantes y limitadas en el tiempo). Alguna persona en el equipo posee cada roca.

Al igual que con el cuadro de mandos, revisar rocas es simplemente repasar cada una de las rocas, primero el departamento de rocas y luego las rocas individuales, y preguntar a los propietarios si están en la pista o fuera de ella. Si van por buen camino, continúen, si están fuera de la pista, coloque el elemento en la Lista de problemas.

Paso 7: Titulares. Esta es una revisión rápida de cinco minutos de grandes hechos desde la reunión de la semana pasada que todos necesitan saber. No hay largas discusiones, solo titulares.

Paso 8: Lista de tareas. En cada reunión semanal, cada participante traerá una lista de tareas pendientes de la reunión de la semana anterior. Una tarea pendiente es una acción que alguien en el equipo debe tomar para resolver un problema. El noventa por ciento de las tareas pendientes debe ser “ta-hecho” cada semana. Esta revisión también lleva cinco minutos.

Paso 9: Lista de problemas. Ahora la diversión, 60 minutos parte de la reunión. Hay una lista de temas en curso que el equipo necesita discutir en la Reunión del Nivel 10. Agregue elementos que surjan durante la reunión actual cuando algo esté fuera de lugar.

Luego priorice la lista con los tres temas principales. Ahora vas a “identificar” esos problemas de uno en uno. Tomar el primer tema e identificar su causa raíz. Luego discuta el tema, con cada persona que exprese su punto de vista una y solo una vez, esto no es un debate. Entonces Resolver el problema, lo que significa desarrollar una solución donde el resultado es una o más cosas por hacer que se asignan a las personas en la mesa.

Cuando haya identificado los tres problemas principales, si tiene tiempo, vuelva a la Lista de problemas y seleccione tres más. Pero deténgase donde quiera que esté cuando quedan cinco minutos en el reloj.

Paso 10: Concluir. La reunión está a punto de terminar. Antes de que todos se vayan, asegúrese de que las tareas pendientes que deben ser manejadas por alguien que no esté en la reunión sean comunicadas por alguien en la reunión. Eso se llama un mensaje en cascada.

Finalmente, cada persona otorga a la reunión una puntuación de 1 a 10, siendo 10 la más alta. Anota el promedio en tu cuadro de mando. El objetivo es llegar a una puntuación de nivel 10, y con el tiempo, lo harás. Y luego levántese y salga de la sala de reuniones antes de las 10:30. Acabas de tener la reunión más efectiva de tu vida.

Mitchell York, ex presidente de Lending Tree, es un entrenador profesional certificado y un implementador profesional de EOS. Se le puede contactar a través de http://www.york.coach o en Mitchell@York.coach.

Sistema Operativo Empresarial , reuniones , Mitchell York , metas SMART.