MÉTODOS PARA DOCUMENTAR EL ENTENDIMIENTO DE UN CLIENTE EN UNA AUDITORÍA

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AUDITORÍA EXTERNA  CREADO: 06 JUNIO 2019

DOCUMENTAR LA COMPRENSIÓN DE LA ENTIDAD

El auditor debe obtener y documentar la comprensión de la entidad del cliente y su entorno, incluido el control interno relevante para la auditoría y la planificación de la auditoría. La forma y el alcance de esta documentación estarán influenciados por el tamaño y la complejidad de la entidad, así como por la naturaleza del control interno de la entidad del cliente:

• Una empresa muy grande o compleja puede tener su propia documentación de control interno, la cual el auditor puede fotocopiar y poner en los papeles de trabajo.
• Para una empresa mediana, el auditor puede documentar el entendimiento utilizando diagramas de flujo o cuestionarios.
• Para una pequeña empresa, los memorandos y las listas de verificación pueden ser suficientes.

En general, cuanto más complejos sean los controles internos y más extensos sean los procedimientos del auditor, más extensa deberá ser la documentación del auditor. Los auditores deben tener en cuenta que, independientemente del tamaño y la complejidad de la entidad, el párrafo 14 de la NIA 315 requiere que al obtener una comprensión de los controles que son relevantes para la auditoría, el auditor evalúe el diseño de esos controles y determine si se han implementado mediante la realización de procedimientos, además de la consulta del personal de la entidad.

Si el auditor tiene experiencia previa con el cliente, lo que quiere decir que los controles del cliente están documentados adecuadamente en los documentos de trabajo del año anterior del auditor, puede reducir significativamente el trabajo necesario para comprender el control interno. En ese caso, el auditor puede enfocar sus esfuerzos al identificar cambios en los controles implementados desde el año anterior.

El requisito de documentar la comprensión de los controles se aplica a todas las auditorías, independientemente de si el auditor decide probar los controles para reducir el nivel de los procedimientos sustantivos.

El entorno de control generalmente se documenta en toda la compañía (o si hay varias ubicaciones con diferentes entornos de control para cada una de esas ubicaciones), porque esos controles generalmente afectan la mayoría o todos los saldos de cuentas o clases de transacciones. La evaluación de riesgos y el monitoreo pueden documentarse con base en un ciclo, cuenta o clase; sin embargo, en muchos clientes, particularmente en  pequeñas auditorías de clientes, estos controles son tan informales que es más eficiente documentarlos a nivel de entidad.

Las actividades de control y el sistema de información y comunicación se documentan comúnmente por ciclo, cuenta o clase de transacción, según el enfoque de auditoría de la firma o la estrategia utilizada en la auditoría individual.

Métodos de documentación en el entendimiento de un cliente auditado

Los métodos de documentación más comunes son memorandos, diagramas de flujo y cuestionarios:

• Los memorandos son descripciones narrativas de los controles relevantes.
• Son más útiles cuando la materia que se describe es relativamente simple o lineal.
• Los memorandos se vuelven menos útiles cuando existen interrelaciones complejas entre componentes que se describen porque, en esos casos, muestran las interrelaciones gráficamente. A menudo puede ser más efectivo que simplemente describirlos.
• Un diagrama de flujo es una representación gráfica de las operaciones y decisiones aplicadas en los procedimientos internos de la empresa. Los diagramas de flujo no necesitan ser elaborados para ser efectivos; su principal ventaja es que los asuntos a menudo se pueden hacer más fáciles de entender mostrándolos gráficamente que describiendolos.
• Los diagramas de flujo pueden ser más útiles cuando los controles se vuelven más complejos.

Figura Símbolos Comunes de Diagramas de Flujo. Tomada de la Association of International Certified Professional Accountants (AICPA).

Las listas de verificación y los cuestionarios también son métodos comunes para documentar la comprensión

– Son especialmente útiles cuando hay elementos o procedimientos específicos que el auditor quiere centrarse o cuando el auditor quiere asegurarse de que todos los asuntos relevantes han sido considerados.

– La información en listas de verificación y cuestionarios son, generalmente, más fáciles de resumir que la información en memos y diagramas de flujo.

Hay dos tipos generales de cuestionarios de control interno: 

1. Cuestionarios abiertos: Solicita respuestas libres (bajo algunos parámetros) sobre opiniones y experiencias generales. Estos cuestionarios se están convirtiendo en el método predominante de la documentación.
2. Cuestionarios cerrados: Ofrecen determinadas alternativas de respuesta, suelen responderse con “sí” o “no”. Por lo general, son útiles para evaluar la efectividad del diseño. No será suficiente documentar el control interno únicamente a través de cuestionarios cerrados porque no se pueden describir todos los elementos requeridos en el entendimiento.

Los cuestionarios cerrados son exhaustivos y pueden ser útiles para grandes clientes. Sin embargo, ellos son menos flexibles y muchas de las preguntas no son aplicables a clientes pequeños. Por lo tanto, para empresas pequeñas, puede que desee considerar el cuestionario de composición abierta.

Equipo Auditool