LIDERAZGO EMOCIONAL: DESTREZA BLANDA DEL LÍDER DE AUDITORÍA (PARTE II)

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Auditor Interno

Blog de Auditoría Interna, Gestión de Riesgos y Compliance

En la primera parte de este artículo describía algunas herramientas que ayudan al desarrollo del liderazgo emocional en nuestra relación con los equipos de auditoria. En esta ocasión concluiré el artículo hablando sobre cómo podemos desarrollar esta habilidad cuando nos relacionamos con nuestros clientes de auditoria y con otros colegas de nuestra red o gremio profesional.

2. Con los clientes de auditoria

Lejos del objetivo de agregar valor, sabemos que tradicionalmente al auditor se le ha visto como un policía, lo cierto es que para ambas funciones es preciso tener vocación de servicio. Los infractores de la ley sentirán cierto pavor al ver la figura de un policía, los demás le verán como un funcionario público que ofrece un servicio a la comunidad.  Hago la analogía con la función de auditoria: como cliente de auditoria es posible que de buena voluntad le interese una opinión independiente sobre la situación financiera de su empresa, o sobre el funcionamiento del sistema de control interno; sin embargo, existirán casos en que los intereses de un cliente de auditoria respondan a alguna exigencia ajena a la voluntad. En estas situaciones, sería normal encontrar clientes renuentes a  atender los señalamientos de auditoria o que a cualquier costa procuren un dictamen de auditoria que favorezca sus intereses.

Sin importar cual fuera el escenario, las reuniones con los clientes de auditoría (preliminares o finales), para informar sobre los hallazgos o el dictamen de auditoría, suelen tornarse tensas y a veces incomoda, ante la percepción de acciones correctivas que incluso podrían terminar en desvinculación laboral.  Es aquí donde nuestro líder emocional tendrá la mejor oportunidad de mostrar sus habilidades.

Evite las sorpresas. Las normativas internacionales y mejores prácticas nos proveen de guías sobre cómo manejar situaciones de auditoria al momento en que son identificadas, que aspectos pueden ser comunicados y a quien debemos comunicarlos.  El informar sobre las situaciones de auditoria en el momento oportuno y a la persona oportuna (responsable del proceso, gerente de área, gerente general, comité de auditoria, consejo directivo, regulador, etc.) facilitará la obtención de un plan de acción correctivo y evitará que el auditor llegue a la reunión de cierre con asuntos pendientes de auditoria que no han sido informados a los responsables de cada proceso.  Será necesario tener varias reuniones en el camino y con diferentes niveles de autoridad, principalmente cuando existan percepciones diferentes entre auditor y auditado. Cada una de estas reuniones tendrá su propio grado de complejidad y posiblemente parezcan repetitivas, pero representan una oportunidad para que el líder emocional estudie el nivel de experiencia, conocimientos, aptitudes, habilidades, emociones y sentimientos de su cliente. Le comparto algunas recomendaciones para sacar el mejor provecho de estas reuniones:

• Piense en el clima emocional. Asegúrese de conocer quién será su auditorio, la cantidad de invitados y disponibilidad de tiempo. Si usted es responsable de la logística de la reunión, estos datos le serán útiles en la búsqueda de una sala de reuniones y otras acomodaciones. En caso de no ser usted, asegúrese que el responsable de la logística cuente con esta información. Un ambiente incómodo, poco climatizado será contraproducente para los objetivos que se persiguen.
• Un poco de ayuda emocional no le vendría mal. Si usted no es el encargado principal de la auditoría (Gerente, Director, Socio), seguro tiene las cualidades para enfrentarse a cualquier auditorio, pero si la contraparte se hace acompañar por algún superior jerárquico, haga usted lo mismo o al menos comuníquelo a su superior; en ocasiones la conversación suele subirse de tono y muy posiblemente quede en desventaja si la contraparte esta asistida por un nivel jerárquico superior al que usted posee.
• Prepárese con anticipación para poder liderar las emociones de su auditorio. Tenga en cuenta que a nadie le gusta ser señalado, su cliente de auditoría intentará botarle cualquier señalamiento. Lo menos que usted quiere es dejar en mal su nombre y el de su equipo, de modo que prepárese lo mejor que pueda tanto para dirigir la reunión (presentaciones, informes impresos, etc.) como para defender los puntos de vista de su equipo. Revise con antelación y lleve consigo las evidencias de sus hallazgos, si esto no fuera posible invite a su interlocutor a revisar las evidencias en su oficina o en un foro más apropiado.
• Comparta previamente la agenda de la reunión o bien un sumario de los posibles temas a tratar, así evitaremos invocar emociones imprevistas del auditado y ganaremos un tiempo valioso, permitiendo que su cliente de auditoría también llegue preparado con información y evidencia que podrían resultar útiles para una toma de decisión en torno al asunto de auditoría que se discute.
• Si llega puntual, ya llegó tarde. Intente llegar unos minutos antes de la hora acordada, esto le permitirá socializar con su audiencia y de algún modo romper el hielo que supone una reunión de auditoría. Inicie conversando sobre temas diferentes a la auditoría, tenga algún tipo de aproximación preguntando por la familia, mencione alguna noticia positiva y solo si lo considera oportuno continúe con un preámbulo de lo que será la reunión, sin profundizar en detalles. De algún modo usted ganará camino si el auditado le anticipa nueva evidencia sobre algún punto con el que no está de acuerdo.
• No tome decisiones, ni haga promesas, si no está seguro o facultado para hacerlo. Aun cuando no sea la primera reunión en que presenta el asunto de auditoria, es común que en cada reunión el cliente presente nueva evidencia para evitar el señalamiento en el informe de auditoria. Si no tiene el tiempo para analizar la nueva evidencia, no se comprometa ni tome decisiones hasta que esté seguro de ello.

3. Con colegas del gremio

Tanto en la vida personal, como profesional, no somos islas, precisamos del relacionamiento con la familia, las amistades y los colegas. Parte del éxito profesional depende de la dedicación que pongamos en la creación de nuestras redes profesionales.  Si lo piensa por un momento será fácil identificar “lideres” dentro de su gremio profesional ¿Está preparado para ser uno de ellos? Ahora piénselo de la siguiente manera: ¿Puede identificar a un “líder emocional” dentro de su gremio profesional?, seguro que vio reducido el número de candidatos, pero a lo mejor identificó a alguno. ¿Qué espera para ser uno de ellos?

¿Recuerda que en la primera parte de este artículo dije que “La cualidad de líder no es inherente a un cargo o una posición jerárquica”?,  sucede lo mismo en las organizaciones gremiales, de acuerdo a sus propios estatutos, cada cierto periodo escogemos “dirigentes” que ponemos a cargo de las labores operativas, administrativas y finanzas de cada organización, estos dirigentes rinden cuentas e informes sobre su periodo de gestión, algunos rotan, muchos repiten, pero en fin, no son estas las características para ser nombrados líderes.

Cada vez es más frecuente que nos afiliemos a una organización, más por una necesidad profesional, que por una empatía gremial. Lo cierto es que crear esa empatía hacia la organización, no es una tarea propia del líder emocional, sino más bien una función de los dirigentes electos. Si tuviera que elegir a un líder emocional en su gremio, ¿Qué cualidades esperaría de dicho líder?

La tarea aquí es más difícil tratándose de emociones, pero precisamente aquí la participación gremial activa es el mejor inicio. Las reuniones sociales del gremio o las actividades de capacitación continua son la ventana para relacionarte con otros colegas, conocer sobre lo que hacen, sus opiniones sobre temas de actualidad, proyectos por desarrollar, historias de éxito, fracaso, etc. Familiarícese con otros colegas, pregúnteles por su salud, su familia, los hijos, la escuela, etc. quizá no sea posible aplicar la técnica con toda la comunidad gremial, pero podemos ir formando esos pequeños equipos en cada reunión a fin de fortalecer lazos que contribuyan al desarrollo de nuestro liderazgo emocional. Aquí algunos consejos que podrían ser útiles:

• Asista a las reuniones de su gremio, es la mejor ventana para desarrollar su liderazgo emocional compartiendo con otros colegas.
• Participe en actividades altruistas, impulse actividades sociales dentro de su gremio, recibirá apoyo de quienes gustan de este tipo de actividades.
• La afiliación gremial obedece a una necesidad profesional de mantenerse actualizado sobre los avances de la profesión, los dirigentes electos son quienes promueven los eventos de capacitación pagados. A título personal usted podría proponer a dichos dirigentes que le permitan impartir un evento de capacitación gratuita para los agremiados.
• Comparta sus experiencias y conocimientos en universidades o grupos de estudio, sea que se desempeñe como docente o que participe en algún evento de capacitación, es una experiencia en la cual también usted terminará aprendiendo.
• Comparta sus ideas y pensamientos en redes sociales, si tiene la vocación podrías escribir un blog y compartirlo con sus colegas.

Autor:

Licenciado en Contabilidad Pública y Finanzas, con más de 15 años de experiencia en Contabilidad, Finanzas y Auditoria, al servicio de diversas compañías nacionales e internacionales, en el sector Comercial, Industrial, Organizaciones No Gubernamentales e Instituciones Financieras.

Acreditado por el IIA (The Institute of Internal Auditors) como Certified Internal Auditor (CIA) y Certified Financial Services Auditor (CFSA). Acreditado como Certified Fraud Examiner (CFE) por ACFE (Association of Certified Fraud Examiner).

Como parte de mi experiencia profesional he desarrollado y liderado proyectos de auditoria externa, auditoria interna y consultorías, en países de la región Centroamericana y el Caribe, además de México y Brasil.

He impartido cursos privados y apoyado como conferencista e instructor en cursos preparatorios para la Certificación en Auditoria Interna y Congresos de Auditoria Interna promovidos por el Instituto de Auditores Internos de Nicaragua. Me he desempeñado además como docente universitario en las materias de Contabilidad Financiera, Contabilidad Bancaria, Contabilidad de Costos, Contabilidad Agropecuaria, Normas Internacionales de Auditoria, Auditoria Financiera, Auditoria Interna, Operaciones Bancarias Internacionales, ente otros.

En lo profesional me considero autodidacta, curioso por el aprendizaje y colaborador. Me gusta compartir experiencias propias y aprender de las ajenas. Pregono que más allá de los libros y las universidades, el mayor aprendizaje lo dejan las experiencias y las relaciones profesional (Networking), razón que me ha llevado a la creación de este blog, con el cual pretendo crear un espacio más para la interacción y el intercambio de conocimientos que puedan ser útiles a colegas y futuros profesionales.

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Guillermo A. Garcia, CPA, CIA, CFSA, CFE
garcia18n3@hotmail.com
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