CÓMO LA EVOLUCIÓN DEL LENGUAJE AFECTA EL RIESGO DE FRAUDE

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Los cambios en las palabras que usamos y las formas en que nos comunicamos pueden hacer que sea aún más complicado descubrir la malversación financiera.

Por D. Kip Holderness Jr., CPA, Ph.D .; Andi McNeal, CPA; Richard Riley, CPA / CFF, Ph.D .; y Joseph T. Wells, CPA

1 de agosto de 2018

Cerca del final de un compromiso con el cliente, Sally, la auditora, se da cuenta de que necesita información aclaratoria sobre ciertas ventas de clientes realizadas por contrato. Envía un correo electrónico al director financiero del cliente, James, para obtener detalles adicionales sobre los términos del contrato y las transacciones subyacentes. Después de dos días, James no ha respondido, por lo que Sally da seguimiento con otro correo electrónico solicitando la información. Poco después, recibe una vaga respuesta cargada de mucho doble lenguaje y jerga técnica con la que Sally no está familiarizada.

De lo que Sally no se da cuenta es de que James pasó horas redactando y redactando de nuevo la respuesta para redactar cuidadosamente su respuesta para responder lo suficiente a las preguntas de Sally sin despertar sus sospechas. En realidad, la compañía había hecho acuerdos laterales verbales con el cliente para modificar los términos contractuales, y las transacciones se reconocieron prematuramente en los libros. Sin embargo, en su respuesta, James pudo ocultar este hecho y aún así proporcionar suficiente información para apaciguar a Sally. Al tomar su tiempo para responder, también dejó a Sally con menos tiempo para considerar adicionales de seguimiento – hasta preguntas. La estratagema de James funcionó; Sally documentó la respuesta por correo electrónico de James como una explicación suficiente y concluyó el compromiso con una opinión sin reservas .

EL EFECTO DE LA TECNOLOGÍA EN EL RITMO DEL CAMBIO

Los idiomas modernos evolucionan continuamente. Alguna evolución viene de la necesidad. Por ejemplo, creamos palabras para describir nuevas tecnologías, como mensajes de texto o Wi-Fi . Otros cambios reflejan la evolución de las normas sociales o culturales. Las nuevas generaciones idean una nueva jerga, y el viejo fraseo se desvanece. Con el tiempo, este tipo de cambios se filtran en las comunicaciones comerciales. En muchos sentidos, el aumento de la tecnología ha acelerado esta evolución lingüística, particularmente en el entorno empresarial .

Las evoluciones en el lenguaje y la comunicación tienen varias ramificaciones que afectan la forma en que los auditores deben enfocar sus compromisos y su consideración del riesgo de fraude. Si bien académicos académicos han realizado algunas investigaciones sobre temas relacionados, todavía se está analizando gran parte de cómo esta evolución afectará el fraude. Este artículo está basado en investigaciones académicas realizadas a través del Instituto para la Prevención del Fraude (fundado conjuntamente por la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados y el AICPA) y otras organizaciones. Los conocimientos de investigación de estos y futuros estudios pueden ayudar a informar las respuestas de la comunidad empresarial y de la profesión de auditoría al cambio.

ES AMBOS LO QUE DICEN …

Una tendencia lingüística en los últimos años consiste en el acortamiento de las palabras y el uso de más acrónimos y otras abreviaturas, que probablemente se derivan, al menos parcialmente, del aumento colectivo de mensajes de texto, tweets y breves comentarios en varias plataformas de redes sociales. Estos canales de comunicación se prestan a mensajes rápidos y abreviados. A medida que las personas se sienten más cómodas con estos métodos, los estilos de comunicación social y tecnológica resultantes se extienden a otras comunicaciones, incluidas aquellas en el contexto profesional. Por ejemplo, muchas personas ahora envían o reciben correos electrónicos comerciales que contienen btw , LOL , u (para usted) y otros taquigrafía modernos. Agregue a la mezcla nueva jerga específica para industrias y regiones geográficas, la evolución “negocio – hablar “empleado en muchas oficinas (por ejemplo, el salpicadero , Sprint , y evangelista están ahora se utilizan en diferentes contextos de lo que eran hace unas décadas), la llegada de la imagen – basado comunicación como emojis, y la jerga continuamente cambiante que los empleados traen a la oficina, y el resultado es el lenguaje dinámico, ya veces confuso, de las empresas modernas .

Una gran parte del descubrimiento del fraude implica captar pistas durante las entrevistas, en las conversaciones de rutina con los clientes y en comunicaciones y documentos escritos. Las lagunas en el conocimiento del lenguaje actual o relevante del profesional pueden disminuir su capacidad de extraer contexto y significado de estas comunicaciones. Además, las palabras que suenan inocentes basadas en el uso anterior pueden convertirse en palabras nuevas para ocultar la actividad ilícita, por lo que los contadores deben saber qué observar .

… Y CÓMO LO DECIR

Otro cambio dramático que afecta la capacidad de detectar el fraude es el cambio a los canales electrónicos como los modos dominantes de comunicación comercial. El cambio a los correos electrónicos, mensajes instantáneos y aplicaciones – basado comunicaciones se ha correspondido con un menor número en – persona conversaciones. Incluso los métodos utilizados para las entrevistas formales se han ampliado. Las entrevistas se realizan cada vez más a través de videollamadas y aplicaciones o por teléfono, especialmente cuando las barreras geográficas o logísticas dificultan la reunión en persona. De acuerdo con “El aprendizaje de la ‘artesanía’ de la Auditoría: una visión dinámica de Cuentas En– el – Trabajo de aprendizaje”, de Kimberly Westermann, Jean Bedard, y Christine Earley,Contemporary Accounting Research , vol. 32, Número 3, página 864 (otoño de 2015), existe cierta preocupación de que el uso de la tecnología por parte de los auditores disminuya las actitudes y conductas deseadas, como el pensamiento crítico, y aumenta la distracción durante los compromisos.

Además, muchas personas – incluyendo muchos auditores – tienen menos experiencia y aún más incómodo comunicación cara – a – cara o voz – a – vozque en el pasado Esto puede presentar enormes desafíos para los auditores, especialmente cuando se trata de discernir la veracidad de la información que se les brinda. A medida que las nuevas generaciones ingresan a la fuerza de trabajo, esta evolución se vuelve aún más pronunciada. Hoy en día, los trabajadores más jóvenes han crecido utilizando las comunicaciones digitales como norma, por lo que es posible que ni siquiera estén al tanto de este cambio ni entiendan su posible impacto. Por lo tanto, los auditores que se sienten más cómodos en general con las comunicaciones electrónicas pueden adoptar ese modo por defecto cuando buscan información como parte de una auditoría. Si lo hace, sin embargo, puede resultar en falta valiosas pistas no verbales en otros individuos de velocidad, el tono y la inflexión, así como la pérdida de oportunidades para preguntar inmediata seguimiento – hastapreguntas, como se ilustra en la introducción de este artículo. Además, incluso muchas personas que se sienten cómodos con la cara – a – cara interacción se han adaptado a las experiencias de comunicación “golpe” rápida, por lo que ya, conversaciones formales puede ser difícil o indeseable.

Curiosamente, la investigación también muestra que puede haber algún beneficio en este cambio en la comunicación. Durante una auditoría, los auditores más jóvenes a menudo deben interactuar con profesionales con mucha experiencia para obtener la evidencia necesaria. En “El efecto de la falta de coincidencia social entre los auditores del personal y la gestión del cliente en la recopilación de evidencia de auditoría”, por G. Bradley Bennett y Richard Hatfield, The Accounting Review , vol. 88, número 1, página 31 (enero de 2013), los autores señalan que, debido a los auditores jóvenes se sienten incómodos en la cara – a – caraconversaciones, en tal contexto, es posible que no soliciten la información necesaria de individuos que son mucho más antiguos que ellos. Sin embargo, los auditores jóvenes pueden sentirse más cómodos haciendo las preguntas difíciles por correo electrónico, lo que puede ser un beneficio de la tecnología.

Por otro lado, si los empleados de los clientes se sienten incómodos con en – personaconversaciones, pueden parecer especialmente estresados ​​durante las entrevistas de auditoría. El auditor debe ser capaz de establecer una buena relación lo suficiente para ayudar a calmar a la persona, así como una línea de base para discernir si alguien simplemente se siente incómodo en general o está bajo estrés porque está engañando. Los auditores también pueden encontrar personas que insisten en revisar sus teléfonos cada pocos minutos, lo que puede ser una interrupción de la conversación; en el extremo, tal desviación podría ser una estratagema intencional para distraer al auditor o intentar terminar una conversación temprana. Para abordar esta preocupación, al realizar entrevistas formales o confidenciales, los auditores pueden solicitar que el entrevistado apague su teléfono durante la reunión; el auditor debe hacer lo mismo para evitar interrupciones y mostrar respeto recíproco .

Además, las claves sociales y el lenguaje corporal que se muestran durante una entrevista dan contexto vital a las palabras que se dicen. Los auditores experimentados saben desde hace tiempo que tanto la forma en que se dice algo como lo que no se dice a menudo son tan importantes como lo que se dice, especialmente en situaciones en las que hay motivos para dudar de la exactitud de la información que se brinda. Y en muchas formas de comunicación electrónica, faltan signos importantes de estrés en las conversaciones verbales: modulaciones de voz, pausas antes de responder, tartamudeo o respuestas iniciales. Por lo tanto, como se señala en “Detectar el engaño en las consultas de los clientes: una revisión e implicaciones para futuras investigaciones”, por D. Kip Holderness Jr., Revista de Contabilidad Forense e Investigativa, Vol. 6, Número 2, página 81 (julio-diciembre de 2014), puede ser más difícil para los auditores descubrir fraude si dependen demasiado de las comunicaciones electrónicas .

La evolución de las comunicaciones digitales también podría complicar el trabajo de auditoría en lo que respecta a la retención de documentos y la capacidad de una organización para cumplir con las investigaciones. El uso del negocio de los empleados de la mensajería de texto y otros no – email tecnologías es una preocupación particular para las organizaciones que enfrentan las solicitudes de dicho contenido durante una investigación. De acuerdo con Smarsh del Informe de la Encuesta 2017 Cumplimiento de comunicaciones electrónicas , el 52% de los encuestados citó la mensajería de texto / SMS como el tipo de no – correo electrónicocontenido que es el mayor riesgo de cumplimiento para su organización. Para complicar el desafío, casi la mitad de las organizaciones que permiten a sus empleados usar mensajes de texto para comunicaciones comerciales no cuentan con mecanismos de retención en relación con estas comunicaciones.

UN EMOJI VALE MILLAS DE PALABRAS

La era digital ha dado paso a una nueva forma de comunicación no verbal que ofrece desafíos y oportunidades adicionales para auditores e investigadores por igual. Emojis, memes, bitmojis, pegatinas digitales y otros imagen – con base de comunicaciones digitales ofrecen a los usuarios rápida, ya menudo divertida, medios de interactuar unos con otros en los correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes instantáneos, y en las redes sociales. También aportan varias consideraciones específicas cuando se trata de detectar fraudes.

Los emojis están comenzando a aparecer como evidencia en los casos legales y se han tenido en cuenta al tomar una determinación en algunos casos, dijo en una entrevista Gabriella E. Ziccarelli, una abogada de propiedad intelectual en Nueva York. En algunas situaciones, los emojis se pueden usar para indicar intenciones, por ejemplo, si alguien acordó celebrar un contrato. Sin embargo, los problemas legales relacionados con estos mensajes no verbales no solo están evolucionando sino que también son potencialmente nebulosos. Por ejemplo, si un individuo pide a otro que se confabulan en un esquema de fraude, y la segunda persona responde con un smiley – caraemoji, ¿eso se considera acuerdo? La persona que analiza el mensaje, ya sea un investigador, un juez o un miembro del jurado, debe interpretar tanto la intención del remitente como la del receptor con respecto a estos mensajes , y la percepción de los mismos .

Además, dijo Ziccarelli, podemos ver casos en el futuro en los que los estafadores usan emojis para ocultar sus acciones. Por ejemplo, explicó, un grupo de co – conspiradores podría estar de acuerdo en que, en lugar de enviar uno al otro palabras incriminatorias, van a crear un lenguaje de código oscura usando emojis no relacionadas, como un unicornio y una pelota de fútbol, para referirse a su esquema. Si se descubriera el plan y se procesara a los estafadores, ¿un jurado podría creer que un unicornio y un balón de fútbol son suficientes para encontrar una intención fraudulenta? El desafío único para el abogado en la construcción de un caso sería recabar evidencia adicional suficiente para proporcionar el contexto completo de esos mensajes emoji .

Las organizaciones e investigadores que realizan análisis de opinión y búsquedas de palabras clave también deben considerar incluir emojis y otros mensajes no verbales en sus análisis. Pero en una entrevista, Joe Sremack, el director de Berkeley Research Group, señaló obstáculos adicionales en esta área: Estas comunicaciones digitales no verbales no son abordados por estándares e – descubrimiento de reglas, y no existe fuera de – la – plataformalas herramientas están diseñadas para manejar este tipo de datos. Entonces, los profesionales están desarrollando herramientas personalizadas para ayudar a clasificar y analizar esta forma de evidencia. Por ejemplo, la codificación puede usarse para traducir mensajes no verbales en datos de texto legibles; algunos programas en cuenta una descripción de texto de la emoji (por ejemplo, “sonrisa”, “ira” o ” pulgares – up “) en lugar de la imagen correspondiente en la parte posterior – finaldatos. De acuerdo con Sremack, los desafíos también dependen un poco de la plataforma. Las organizaciones necesitan conocer todos los diversos programas y plataformas que utilizan sus empleados para comunicarse con partes internas y externas, así como los tipos específicos de mecanismos no verbales soportados en esos programas, con el fin de recolectar y extraer estos datos en busca de señales de advertencia de fraude. .

Los emojis y otros mensajes no verbales brindan no solo desafíos sino también una oportunidad para avanzar en las iniciativas de detección de fraudes. Según Ziccarelli, muchas personas se sienten mucho más cómodas y, por lo tanto, son más propensas a compartir o hablar libremente, usando emojis a través de ciertas plataformas, particularmente texto o mensajería instantánea, en comparación con métodos de comunicación más formales como el correo electrónico. Ziccarelli explicó que si la gerencia, los auditores o los investigadores buscan pruebas de calidad relacionadas con sospechas de fraude en las comunicaciones de los empleados, deberían considerar qué plataformas o programas podrían usar los empleados con mayor probabilidad para estas conversaciones, y revisar esas comunicaciones junto con correos electrónicos y otros fuentes tradicionales de datos no estructurados .

¿A DÓNDE VAMOS DESDE AQUÍ?

El lenguaje y la comunicación probablemente continuarán evolucionando. Para abordar estos desafíos de comunicación mientras se lucha de manera efectiva contra el fraude, necesitamos nuevos enfoques. Como paso fundamental, las firmas auditoras y las organizaciones deben familiarizarse y considerar apoyar organizaciones de investigación como el Instituto para la Prevención del Fraude ( theIFP.org ) para garantizar que la profesión se mantenga a la vanguardia y tenga los conocimientos necesarios para implementar iniciativas efectivas .

Los siguientes son algunos pasos prácticos que estas partes pueden tomar en base a lo que ya sabemos sobre el cambiante panorama del lenguaje y la comunicación:

• Los responsables de auditoría deben alentar a sus empleados a tener en – persona conversaciones, especialmente cuando se busca información importante o potencialmente sensibles de los clientes. Se debe recordar a los auditores que no confíen en los correos electrónicos u otras comunicaciones electrónicas cuando puedan caminar por el pasillo, y que es preferible descolgar el teléfono o realizar una videollamada si la distancia es un factor. Para facilitar esto, las empresas pueden incluir un poco de entrenamiento en pedir en – personapreguntas como parte de la capacitación anual de auditoría del personal. El hecho de que los auditores de personal practiquen formular y hacerse preguntas unos a otros puede ayudarlos a aumentar sus habilidades y su nivel de comodidad en la realización de estas interacciones. Además, el entrenamiento debe incluir instrucciones para ayudar al personal a aprender a reconocer qué tipos de preguntas se pueden plantear de manera efectiva por vía electrónica, y cuando la cara – a – cara se prefiere discusión.
• Auditores y contra – el fraudeel personal también debe tomar medidas proactivas para mantenerse al día con los cambios de lenguaje y comunicación, de modo que puedan comunicarse efectivamente con todas las partes durante sus compromisos. El objetivo es comprender correctamente y usar la redacción que usa el entrevistado para establecer una relación y mantener el flujo de información. Sin embargo, esto no siempre es posible. Según Don Rabon, propietario y presidente de Successful Interviewing Techniques, si un auditor recibe una respuesta que no es clara o contiene un idioma con el que no está familiarizado, lo peor que puede hacer es continuar la entrevista sin saber lo que el otro la persona está diciendo o asumiendo que él o ella entiende lo que se está comunicando. Si el entrevistado usa una palabra desconocida, el auditor debe pedir una aclaración, en lugar de asumir su significado o saltearse la respuesta.reales – la vida ejemplo de Enron – en el que la gestión de la empresa se burló de los periodistas que pidieron aclaraciones sobre las operaciones de la empresa como ser estúpido con el fin de cubrir sus propias pistas fraudulentas – confundiendo el lenguaje puede ser utilizado intencionalmente para ocultar delitos. Por lo tanto, los líderes de auditoría deben enfatizar que los auditores necesitan pedir explicaciones adicionales a los clientes cuando no entienden la información que han recibido y que recibirán apoyo cuando lo hagan.
• Para garantizar aún más empresas están aprovechando la evolución del lenguaje en su fraude – detección deprogramas, gerentes y auditores deben actualizar continuamente los análisis textuales y las iniciativas de análisis de emociones para el argot, jerga, y otros cambios en el lenguaje utilizado por el personal. Revisar y revisar las listas de palabras clave e incorporar las mejores prácticas en evolución para los mensajes no verbales, como emojis, ayuda a garantizar que los encargados de detectar el fraude utilicen los cambios en el panorama de la comunicación para su beneficio.
• Gestión en todas las organizaciones debe animar a la cara – a – cara de la comunicación en el trabajo. Mantener las líneas de comunicación abiertas es fundamental para luchar eficazmente contra el fraude. Si bien las empresas deben satisfacer las cambiantes necesidades de comunicación de su personal, también deben tomar medidas para construir una cultura en la que las personas se sientan cómodas hablando entre sí en persona. Equipo – construcciónactividades, en – persona reuniones y abierta – puerta políticas puede un entorno totalmente ayudan a fomentar este tipo.
• Las empresas también deben asegurarse de que su capacitación y comunicaciones internas utilicen un lenguaje que sea accesible para la audiencia. En algunas situaciones, esto incluso podría requerir el uso de diferentes palabras para diferentes grupos. Por ejemplo, la formalidad de la mensajería podría ajustarse para ejecutivos o secundaria – nivel personal. De manera similar, la gerencia puede optar por utilizar cierta jerga en las comunicaciones para los profesionales técnicos, pero evitarla para los empleados que desempeñan otras funciones comerciales.
• Finalmente, las organizaciones deben asegurarse de que sus políticas se ajusten a las demandas de la era digital. Como es legalmente permisible, las empresas necesitan actualizar sus políticas para proporcionar la capacidad de la administración para acceder a las comunicaciones de los empleados realizadas a través de aplicaciones y textos en los dispositivos de la compañía. También deben asegurarse de la organización de documentos – la retención de la política se refiere a la retención de las comunicaciones comerciales a través de mensajes de texto y otros no – emailtecnologías.

NO SE QUEDE DEJADO ATRÁS

Mantenerse un paso por delante de los estafadores siempre ha sido un desafío, y los continuos cambios en la forma en que los humanos se comunican han complicado, y probablemente seguirán complicando, esta tarea. Ser consciente de cómo esto afecta a la evolución del riesgo de fraude es el primer paso para asegurar que los auditores y otros contra – fraude profesionales pueden mantener eficazmente. Y al integrar los cambios en el lenguaje y la comunicación en las iniciativas de prevención y detección del fraude, así como tomar medidas proactivas para mantener las líneas de comunicación abiertas y transparentes, los luchadores contra fraudes pueden asegurarse de que no se queden atrás.

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Sobre los autores

D. Kip Holderness Jr., CPA, CFE, CMA, Ph.D. , es profesor asistente de contabilidad en la Universidad de West Virginia. Andi McNeal, CPA, CFE , ( amcneal@acfe.com ) es directora de investigación de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), donde supervisa el desarrollo y la producción de materiales educativos relacionados con la prevención, detección e investigación de fraudes. . Richard Riley, CPA / CFF, CFE, Ph.D. , es el Profesor Distinguido Louis F. Tanner de Contabilidad Pública en la Universidad de West Virginia y el director de investigación del Instituto para la Prevención del Fraude. Joseph T. Wells, CPA, CFE , es fundador y presidente de la junta directiva de ACFE y dos veces ganador del Premio Lawler al mejor JofAartículo del año. Wells es miembro del AICPA Business and Industry Hall of Fame.

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