PROCEDIMIENTO DE CONFIRMACIONES EXTERNAS Y ELEMENTOS CLAVES PARA CONSIDERAR

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Escrito en 13 Septiembre 2017.

Los siguientes son algunos puntos claves a tener en cuenta en los procedimientos de auditorías desarrollados con relación a la preparación y envío de confirmaciones externas.

Procedimiento de confirmaciones externas y elementos claves para considerar:

1.  Determinar la información a confirmar o solicitar:

• Con frecuencia se realizan procedimientos de confirmación externa para confirmar o solicitar información sobre saldos de cuentas, elementos de los mismos y revelaciones. También pueden utilizarse para confirmar los términos de acuerdos, contratos o transacciones entre una entidad y otras partes, o para corroborar la ausencia de ciertas condiciones, como un “acuerdo paralelo”.
• Utilice plantillas de confirmaciones externas, donde se consoliden todas las cuentas, transacciones o revelaciones confirmadas. Ejemplos de tipos de plantillas de confirmación son los siguientes:

– Confirmaciones bancarias
– Confirmaciones de cuentas por cobrar
– Préstamos / confirmaciones de deudas
– Confirmaciones de abogados
– Proveedores
– Inversiones
– Garantías o avales

2.  Seleccionar el interlocutor o contacto adecuado:

Las respuestas a las solicitudes de confirmación proporcionan pruebas de auditoría más relevantes y fiables cuando las solicitudes de confirmación se envían directamente a una parte confirmante que creemos está bien informada sobre la información que se va a confirmar.

3.  Diseñar y preparar las solicitudes de confirmación.

Prepare la plantilla de confirmación: A veces el equipo de trabajo preparará las plantillas de confirmación y en ocasiones la dirección de la entidad las preparará. No importa quién prepara la carta de confirmación, es fundamental revisar esta carta antes de enviarla.

Realice una revisión detallada de las cartas de confirmación: Se espera que realice una revisión detallada de las cartas de confirmación preparadas por la administración o que otro miembro del equipo de trabajo revise las cartas de confirmación preparadas por el encargado antes de enviarlas.

Obtener la firma del funcionario apropiado de la entidad auditada en la carta de confirmación: Estamos obligados a obtener la autorización / firma de la administración en cartas de confirmación antes de enviar.

Una vez que tenga una carta de confirmación firmada por la administración, complete lo siguiente antes de enviar la confirmación:

• Prepare una hoja de cálculo de control de confirmación. Esto incluye una lista de todas las confirmaciones que envió, incluyendo la fecha enviada, la fecha de recepción y cualquier otra información relevante.
• Obtener una copia de la carta de confirmación firmada. Siempre conserve las copias de control de las cartas de confirmación que envió por correo. Existe la posibilidad de que necesite volver a enviar la carta de confirmación como un seguimiento, por lo que siempre debe conservar una copia para referencia.
• Incluya en el sobre el modelo de respuesta y asegúrese de escribir en el sobre que la respuesta debe ser dirigida al equipo de auditoría y no la administración.

4.  Envío de las solicitudes, incluidas las solicitudes de seguimiento, cuando proceda, a la parte confirmante:

Envíe las solicitudes iniciales y las solicitudes de seguimiento. Recuerde los siguientes puntos claves:

• El equipo de auditoría envía las cartas de confirmación y recibe la respuesta de confirmación directamente del tercero. Nunca permita que la dirección de la entidad envíe o envíe las cartas de confirmación, o proporcione las respuestas de confirmación.
• Cuando se envían por correo, las confirmaciones deben enviarse por correo de una oficina del equipo de auditoría o de una oficina de correo público. No utilizar los servicios de correo de la entidad auditada para enviar confirmaciones.
• En algunos casos, necesitaremos enviar solicitudes de confirmación adicionales como seguimiento de una solicitud anterior que no se haya recibido dentro de un plazo razonable. El equipo de auditoría debe coordinar con la administración de la entidad auditada, para determinar cuándo es apropiado enviar solicitudes de confirmación adicionales.
• Al recibir la confirmación, verifique la dirección de retorno y el destinatario para confirmar que fue recibido directamente por el tercero. También compruebe que la respuesta recibida se ha enviado desde la ubicación de terceros, en lugar de en algún lugar cerca de la entidad.