TRAJE A LA MEDIDA

Estándar

Jul/Ago 2016  |  Núm. 20

18 de junio, 2017

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Dra. Muna D. Buchahin
CFE, CGAP, CRMA, CFI

Traje a la medida

La integridad es la estructura fundamental que debe soportar a toda organización. Las cualidades más apreciadas por la alta dirección son el compromiso, la honestidad y la solidaridad. En el entorno para el fortalecimiento de la integridad deben considerarse la adecuación y actualización permanente de un programa de cumplimiento donde es necesario reconocer, aprender, corregir y rectificar errores o políticas -cuando un proyecto, lineamiento o estrategia dejó de funcionar- que otorgan y significan un alto valor profesional a la alta dirección.

Conocer los riesgos y vulnerabilidades en una organización nos permite planear, ajustar o implementar detalladamente un programa de cumplimiento adaptado a las necesidades específicas como un “traje a la medida”, lo que permite reducir las oportunidades a tentaciones y desincentivar actos deshonestos.

Hablando de estrategias preventivas en las organizaciones, me gustaría señalar una que es escencial, me refiero a una metodología rigurosa para el reclutamiento y el fortalecimiento integral de los recursos humanos a partir de los procesos de selección y la posterior contratación, para buscar el aseguramiento del ingreso de los mejores talentos comprometidos para desarrollar actividades innovadoras e intensas, pero siempre alineadas con la cultura organizacional.

La adopción de sistemas transparentes de selección, desarrollo y permanencia basados en el mérito, la equidad y las aptitudes, son pilares fundamentales para robustecer un programa de prevención, si consideramos que las prácticas deshonestas o corruptas involucran siempre al personal entenderemos entonces no solo la importancia del blindaje y protección de áreas sensibles -puerta de entrada a los defraudadores- sino la necesidad de mostrar las cualidades y características esperadas del factor humano: la honestidad, la generosidad, la solidaridad y el compromiso absoluto para responder ante los retos y las oportunidades, agregando valor a la organización, entendido esto como las acciones o actividades aportadas por profesionales competentes y exigentes de sí mismos pero respetuosos en el desarrollo de las funciones. Es indispensable asegurar que se sientan valorados y apreciados para que se desenvuelvan en un entorno apegado a valores y principios éticoscon una remuneración justa y competitiva, estos elementos en su conjunto se convierten en incentivos positivos para generar en ellos confianza y seguridad de que creemos en su apego a la cultura organizacional y tienen bajo su responsabilidad el cumplimiento de las mejores prácticas pues son parte integral de una empresa que tiene puesta la vista en la prevención y disuasión de actos que puedan generar un riesgo. Esto muestra cuán importante resulta asegurar que la política institucional incluya y mandate la obligación de acatar el programa de cumplimiento, como un disuasor para evitar las tentaciones, y quebrantarlo implique sanciones severas.

En este sentido reconocer, corregir o rectificar errores, programas o estrategias, -por parte de la alta dirección- implica la capacidad de adaptación al entorno real, por ejemplo, cuando un proyecto dejó de funcionar o de ser útil hay que descartarlo, cambiarlo, modificarlo o ajustarlo. Estas acciones demuestran un alto valor de la autoridad moral y dan cuenta de un liderazgo consistente con la política antifraude al enviar un claro mensaje de los esfuerzos para reducir las posibilidades o las oportunidades de involucrarse en actos deshonestos. Estos son algunos factores clave que apuntan hacia la integridad y dan cuenta de la importancia que se otorga para la prevención y detección de actos deshonestos.

Luego entonces, trazamos la estrategia y aseguramos su cumplimiento para la óptima selección del personal, compartimos la visión de integridad, de responsabilidad y el rol que cada miembro de la organización debe asumir, se resalta que la participación de quienes viven el día a día de una organización es la clave para prevenir y disuadir conductas fraudulentas, por estas razones resaltamos la confianza en cada uno de los integrantes y lo que se espera de ellos, pero aun así no es suficiente. El otro componente adicional en el sistema organizacional de prevención consiste en tener claros los riesgos y las vulnerabilidades y entonces viene el otro tema que es la concientización individual y grupal donde se clarifican y se les dan a conocer las conductas que no son aceptadas -bajo ninguna circunstancia- en la organización, para evitar confusiones, falsas percepciones y lo que para algunos puede parecer bueno, para otros sería impensable; entonces seguiremos creando un “traje a la medida”.

Como ejemplos, se considerarían inapropiadas las invitaciones a comidas o eventos; obsequios para entretenimientos, eventos de lujo o privados; qué se considera en los límites de las atenciones hacia los clientes, esto es considerado conflicto de interés, porque habrá empresas privadas, educativas o sin fines de lucro que no prevean políticas de contrataciones de proveedores o empleados, diversos al sector público o a entidades financieras. Es indispensable introducir programas de inducción y difusión para ejemplificar claramente con cursos de capacitación presencial y en línea, situaciones concretas que excederían la norma y las sanciones establecidas. Entonces subrayo la importancia de crear un área con personal especializado para la atención de dilemas o dudas éticas para asesorar y brindar respuestas o consejos en relación a hechos que puedan parecer irregulares, que permitan revelar o discutir tópicos controversiales o generen conflictos internos/externos o cargas de conciencia tanto para proveedores, prestadores de servicio, o cualquier parte interesada en torno a hechos de los cuales conocen pero dudan para denunciar. Se sugiere establecer un solo canal de comunicación para este fin con el asesoramiento especializado que provoque el valor en el denunciante y la fuerza para actuar de manera adecuada, convencidos de que compartir o revelar es un medio de inhibir conductas deshonestas que acabarán dañando a la organización pues el empleado conforma parte de ella –también el bienestar de su familia- y por eso la conciencia del cuidado colectivo forma parte de su responsabilidad.

Los programas de inducción, difusión y reforzamiento de las actividades de cumplimiento en las organizaciones deberan incluir claramente las normas y sanciones, comunicar la política de integridad y considerar discusiones abiertas preferentemente grupales de casos prácticos, con una interacción que detalle desde los niveles de responsabilidad hasta como confrontar discusiones, guiadas de ejemplos de situaciones inapropiadas. Lo anterior permitirá identificar en los asistentes, sus valores y percepciones y el manejo adecuado en situaciones similares que pudieran suscitarse. Recordemos que en cada organización sus riesgos y vulnerabilidades serán distintos; por ello tampoco podemos aplicar el mismo entrenamiento a todos los niveles por igual.

En algunas instituciones existen programas de incentivos a denuncias con políticas claramente definidas, que no tienden a ser monetarios; por ejemplo, se premia con el pago de cursos o se brinda apoyo como despensas, becas para los hijos, pases para actividades familiares de entretenimiento, apoyo en la compra de libros; retribuciones a su honestidad que son siempre bien recibidas. Alejar la tentación y dejar claro que quien rompa las reglas tendrá una sanción y será visible, son algunas acciones fundamentales para reforzar el mensaje y el tono ético de acatamiento obligado de la norma.

Para concluir con el tema sobre la importancia del recurso humano en la prevención y su papel preponderante en cualquier organización, debemos destacar el papel de las Líneas Ética de Denuncia, cuya efectividad dependerá de varios elementos, como son su manejo externo y profesional, un protocolo de atención estructurado que no pueda ser manipulado o modificado, confiable y seguro que garantice la tranquilidad del anonimato. Para mayor información se Pueden consultar más sobre el tema leyendo el Reporte a las Naciones y la estadística de Fraude ocupacional y de abuso 2016, donde claramente destaca los controles antifraude y revela que un 40% de fraudes fueron reportados a través de las líneas éticas de denuncia. Aquí entra en juego la confianza con un papel fundamental: sin los canales de denuncia1, nadie o muy pocos intentarán revelar hechos deshonestos. Si el número de denuncias o quejas; y que se reciben es muy por debajo de la operación, habrá que revisar este tema; si tampoco se cuenta con un lineamiento claro que sea público, del protocolo de atención establecido, ni es clara la línea de autoridad y mucho menos existe el área especializada para investigar los hechos denunciados; traerá como consecuencia que los empleados no sentirán la obligación moral de reportar algún incidente de fraude o conducta inapropiada que puedan conocer, simplemente, no les interesará. Pero, ¿quién pierde entonces? La condición humana de manera natural, nos urge a compartir algo que nos es incómodo, cuando sentimos el ambiente propicio para hacerlo, para buscar respuestas y orientación y seguramente en estas circunstancias la organización será la última en enterarse, por ello también las estadísticas se mantienen de 18 a 24 meses en promedio para descubrir un fraude.

Construir la confianza cuesta y mucho. Evitar hacer negocios a cosa de cualquier acto que pudiera ser considerado indeseable, es parte del modelo de un liderazgo acorde a la política de integridad, vinculada con trabajo duro, perseverancia y que cierre espacios a la mediocridad. Todas las acciones descritas se precisan para la prevención o disuasión y deben establecerse sanciones claras y ejemplificantes, para quien trasgreda la norma. Y por supuesto, el área de investigación debe integrarse con personal especializado para la atención de las denuncias de actos deshonestos, fraudes o corrupción.

En materia de prevención y disuasión tenemos mucho por hacer, y por su naturaleza, es una labor intensa con actividades perfeccionables pero inacabables: Working always in progress.

mdbuchahin@acfe-mexico.com.mx