DENUNCIA DE LAS CONDUCTAS INAPROPIADAS

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May/Jun 2017  |  Núm. 25

18 de junio, 2017

Richard H. Girgenti, CFE
Meghan V. Meehan, CAMS

Denuncia de las conductas inapropiadas

¿Se ha preguntado si sus trabajadores saben cómo denunciar la mala conducta de manera interna? ¿Se sienten ellos cómodos al hacerlo? ¿O es también más probable que reporten el problema primero a la Comisión de Valores, la SEC (en Estados Unidos) por la recompensa que habrán de obtener al efectuarla?

Con la aprobación de la Ley de Reforma y Protección al Consumidor de los Estados Unidos denominada Dodd-Frank Wall Street y las subsiguientes normas, las corporaciones enfrentan mayores desafíos para mantener programas de cumplimiento efectivos. Una disposición clave de la ley permite que los denunciantes obtengan posibles recompensas multimillonarias por proporcionar a la Securities and Exchange Commission (SEC), información original sobre presuntas irregularidades corporativas.

Después de mucho debate público, la nueva ley y las reglas relacionadas no requieren que los denunciantes declaren el conocimiento de la conducta inapropiada a sus empresas como una condición de elegibilidad para recompensas. Incluso ahora, la investigación muestra que, a pesar de los mejores esfuerzos de muchas organizaciones, la mayoría de los entornos corporativos suelen quedarse cortos en alertar a sus empleados sobre la importancia de denunciar la conducta inapropiada que se está dando internamente y que se sientan con la confianza para hacerlo. Ahora que el gobierno federal estadounidense ha abierto un canal de comunicación directa para contactar a la comisión de valores y que ha agregado un incentivo monetario para que los empleados adopten ese enfoque, muchas compañías han fortalecido sus programas de cumplimiento y ahora comienzan a asegurar que su cultura corporativa aliente a los empleados a efectuar denuncias cuando saben de algo que anda mal. [Ver “Mi toma” de Bert Lacativo, CFE, CPA. Ed.].

LA NUEVA DISPOSICIÓN

Los miembros de la junta directiva de la SEC votaron tres a dos el 12 de agosto de 2011 para hacer efectiva la nueva disposición. Ahora el gobierno puede recompensar a un denunciante si éste proporciona de manera voluntaria, información original a la SEC, lo que lleva a la aplicación exitosa de un tribunal federal o a una acción administrativa que incluye sanciones monetarias de más de $1 millón de dólares. Esa recompensa es del 10 por ciento al 30 por ciento de las sanciones monetarias totales.

La SEC considera la naturaleza y severidad de la conducta delictiva para determinar si el denunciante puede ganar la recompensa. Con algunas excepciones, la disposición excluye la elegibilidad de obtener la recompensa a altos directivos con responsabilidades legales, de cumplimiento, de auditoría, de supervisión o de gobernanza que pueden haber aprendido de un asunto que debe ser reportado durante el desempeño de sus funciones. Incluso un denunciante que haya cometido un delito puede ganarse la recompensa en cuestión.

La SEC señaló en el Informe Anual sobre el Programa Dodd-Frank Whistleblower que había recibido 334 denuncias sobre una variedad de problemas financieros entre el 12 de agosto y el 30 de septiembre de 2011, según los datos más recientes que se tienen disponibles.

¿QUÉ PUEDEN HACER LAS EMPRESAS AL RESPECTO?

Ante la perspectiva de que cualquier fraude o falta en la conducta se convierta en un caso federal -posiblemente incluso antes de que la propia organización se entere del problema- la mayoría de las empresas han iniciado una reevaluación de sus programas internos de prevención del fraude y cumplimiento con un énfasis particular en la adecuación de los informes internos, sus mecanismos e incentivos.

Para empezar, muchos están llevando a cabo encuestas de empleados para medir el sentimiento general de cómo los empleados se sienten sobre el uso de los mecanismos internos de información de su empresa (por ejemplo, las líneas directas) y las razones para no utilizarlos. A menudo las empresas utilizan estas encuestas para mostrar a la alta dirección, las comparaciones de referencia con las prácticas líderes que se dan en la misma industria. Las encuestas también establecen niveles a partir de los cuales, las encuestas futuras pueden evaluar el progreso en la efectividad de los programas.

Muchas organizaciones han iniciado revisiones completas de sus códigos de conducta y ética, procedimientos internos de denuncia y otros componentes de sus programas de cumplimiento para evaluar si reducen adecuadamente el riesgo de violaciones. También están motivando a los empleados, ejecutivos y directores a denunciar infracciones sospechosas que se cometen internamente en las etapas más tempranas posibles.

Las empresas están llevando a cabo evaluaciones para identificar sus áreas de mayor riesgo y desarrollar planes para fortalecer los marcos de cumplimiento a su alrededor.

Muchos más están realizando análisis de brechas de las políticas de denunciantes en relación con las reglas de Dodd-Frank para asegurar que los códigos y políticas se alineen con la nueva ley y refuercen programas de capacitación de cumplimiento para enfatizar que las represalia no tendrán lugar.

Además, las compañías están formulando las maneras en que se investigarán las denuncias de las infracciones y de quienes las cometen. Tales programas también establecen pautas sobre el momento en que las denuncias o recomendaciones se dan y en consecuencia asignar las responsabilidades en los procesos de investigación y notificación que pueden comenzar con asesores generales u oficiales de cumplimiento corporativo, además de involucrar a los líderes de las unidades o departamentos de la corporación que se han visto afectadas. Así, se aconseja a las compañías revisar sus prácticas y políticas sobre la presentación de informes a los denunciantes sobre posibles acciones que se pueden tomar. Muchas organizaciones proporcionan algunos detalles de investigación a los denunciantes para mostrar que su cultura corporativa está alineada con la ética en el lugar de trabajo.

La comunicación muestra a los empleados que las empresas y sus líderes están comprometidos con programas eficaces de detección y prevención de fraude. Las comunicaciones frecuentes –tanto a nivel personal en reuniones de toda la compañía, como a través de sitios web de la compañía y sus boletines impresos- pueden ayudar a que los empleados comprendan que los negocios se llevarán a cabo de manera ética y que la compañía ha dado pasos para tratar las acusaciones de los denunciantes.

Hay algo extraordinario en dar un toque personal. Los talleres y los grupos de enfoque pueden llegar más profundamente a los sentimientos de los empleados y pueden revelar cuestiones que se filtran por debajo de la superficie. La visibilidad y la disponibilidad de los ejecutivos de la compañía y de los miembros de la junta directiva también pueden recorrer un largo camino para identificar problemas potenciales y crear así entornos abiertos para discusiones francas.

Muchas empresas líderes también han llegado más allá de sus empleados para pedir a terceros -vendedores, clientes, líderes comunitarios y otros- evaluar sus interacciones con esas corporaciones.

Las empresas también han comenzado a realizar entrevistas de salida en las que pueden abordar las cuestiones de cómo las compañías pueden mejorar. Las entrevistas también pueden revelar nuevos temas.

Mientras tanto, las compañías están aumentando las líneas telefónicas tradicionales con sistemas de informes basados en la Web que permiten a los empleados plantear problemas que pueden requerir revisiones. Las entidades deben tener en cuenta si pueden necesitar procedimientos y orientación multilingües o culturalmente apropiados para denuncias, ya que, en varios países, más empresas ofrecen ahora mecanismos de línea telefónica o de denuncia a terceros.

BENEFICIOS DE UN BUEN PROGRAMA DE PREVENCIÓN Y DETECCIÓN DE FRAUDE

Los programas que promueven culturas corporativas de conducta ética y que fomentan la comunicación abierta y honesta, demostrando así el compromiso de las compañías de responder apropiadamente a las infracciones que son señaladas, pueden tener una serie de beneficios.

Los empleados pueden ser más propensos a hacer sus primeros informes a través de canales internos, lo que permite a las empresas comprender rápidamente los problemas y tomar medidas para proteger la evidencia, mientras que también se considera la forma más eficaz de detener la comisión de cualquier acto ilícito.

El objetivo sería ayudar a las empresas a mantener el control mediante el abordaje de posibles fraudes o fechorías, lo que reduciría los costos potenciales y daños a la reputación.

Sean McKessy, jefe de la Oficina de Denuncias de la comisión de valores SEC, señaló durante una entrevista publicada en marzo que una “mayoría significativa” de potenciales fechorías habían sido reportadas internamente antes de que los denunciantes se dejaran sobornos o llevaran las quejas a la SEC y mencionó solo un caso en el que una denuncia “grave” no se realizó internamente.

Además, aunque las Directrices Federales para la Determinación de Sentencias para Organizaciones (FSGO) no requieren expresamente que las compañías tengan programas de cumplimiento para combatir el fraude y la mala conducta, la SEC las considera una circunstancia atenuante que puede reducir sustancialmente multas y penas. Los fiscales también podrían no presionar un caso contra una compañía si tiene un programa de cumplimiento efectivo. Las compañías están comparando sus programas con las guías de FSGO sobre programas efectivos de cumplimiento.

PROTEJA SUS INTERESES

Proteger sus intereses corporativos está inextricablemente ligado a su cumplimiento corporativo. En este panorama regulatorio en constante evolución, los empleados deben saber lo que se espera de ellos individual y corporativamente. Los programas de denunciantes deben proporcionar medios seguros de comunicar la información internamente con garantías de que las carreras de los empleados no se vean perjudicadas. Los empleados que tienen motivos legítimos para denunciar las fechorías y son leales a sus empleadores pueden informar internamente con la seguridad de que sus empresas tomarán las cosas en serio y responderán adecuadamente.

Richard H. Girgenti, CFE, es director y líder de la Línea de Servicios Forenses de KPMG LLP, la firma de auditoría, impuestos y consultoría de los Estados Unidos. Siendo residente de Nueva York, es coautor de: Gestión del Riesgo de Fraude y Mala Conducta, Enfrentando los Retos de un Ambiente Global Regulado y Digital, el cual es un libro completo para ayudar a los ejecutivos de nivel C, directores y otros a entender este tipo de actividades ilegales.

Meghan V. Meehan, CAMS, es gerente del Centro de Excelencia En Regulación de Servicios Financieros de KPMG.