No es la primera vez que cuando visito a las empresas me dicen medio en broma medio en serio que
Inventario viene de la palabra inventar
Lo que no tienen tan claro es que el descontrol de inventario hace que:
  • Se tomen muchas decisiones por intuición,
  • No se conozcan los costes directos reales y,
  • Mucho dinero se esté tirando a la basura o quede bloqueado en los almacenes.
Os cuento una historia personal donde he vivido en primera persona esta situación. Cuando entré a trabajar en una empresa de fabricación de quesos nunca cuadrábamos los inventarios. Además, la empresa estaba en pérdidas. Para cuadrar inventarios siempre hacíamos lo mismo:
Teníamos las compras, los escandallos teóricos y la producción real, con lo que era fácil obtener el inventario final.
Pues a pesar de que todo debería salir bien, el inventario teórico no coincidía con el real. Unas veces que si se me había olvidado contar un pallet que estaba en otro sitio, otra vez que no se sabía por qué, que ya aparecerá. Mil y una excusa que seguro que os suenan.
Decidimos contar todas las semanas cinco referencias que suponían el 30% del valor del inventario y yo mismo bajaba todas las semanas con el jefe de almacén para contar el inventario. Al principio todo era un lío:
  • Las referencias que había que contar no estaban ubicadas en el mismo sitio y no había forma de tenerlas localizadas. Imagínate qué lío si se hubiese puesto enfermo el jefe de almacén.
  • La propia referencia, era difícil de contar. Había varios pallets y cajas de los pallets empezadas. No había rigor para acabar con la caja, pallet y luego ir al siguiente. Exigía tener que contar pallet a pallet y caja a caja.
  • No se ordenaba por fecha de caducidad poniendo más adelante los pallets que tienen caducidad más corta. Perdimos material porque estaba caducado.
Imaginaos si con esta situación costaba una mañana contar esas cinco referencias, pensad en el tiempo del inventario final y la fiabilidad del mismo.
Poco a poco y semana a semana el jefe de almacén iba preparando mejor lo que había que contar para que el proceso fuese más rápido y pasamos en dos meses a contar esas cinco referencias en media hora.
¿Y todo este lío para qué? ¿Sólo para tener un número bueno? ¿Para saber si la empresa ganaba o perdía dinero? Pues no, ese número fino sirve paraPuede ser, como nos pasó alguna vez, que un mal ajuste de una máquina haga que se esté echando más cantidad de un producto que en el escandallo. Tan fácil como ajustar de nuevo la máquina y no ir tirando el dinero a la basura.
También puede ser que los escandallos estén realizados sin conocer la realidad de planta y haya que ir ajustándolos a la realidad, o poniendo las medidas necesarias para que se ajusten al teórico o incluso se mejoren. Si el precio lo pone el mercado, tenemos que trabajar internamente para ser lo más competitivos posible.
Finalmente, en el período de un año,  y no sólo trabajando en los inventarios, sino también en mejorar las compras logramos volver a entrar en beneficios y a tener más liquidez con un nivel de ventas similar al año anterior.
Imaginemos la siguiente situación:
¿Sabes cuánto dinero puedes perder por irte un 1 % de los costes teóricos por tener mal contemplado el consumo de materiales?
Si el coste en vez de un 40% fuese de 41% estarías dejando de ganar 200.000 euros. Y si ganases un punto de margen, ganarías 200.000 euros
Aquí te dejo una tabla con la implicación que tiene una desviación en margen sobre los escandallos teóricos. En la fila de arriba tienes la facturación de una empresa, y en la columna su coste de materiales. Cuando cruzas la facturación con el coste, obtienes el margen bruto, es decir, el dinero que te queda para cubrir costes fijos y ganar dinero.
El inventario es uno de los aspectos que más resta liquidez a las empresas. Si se gestiona bien, podemos liberar dinero:
  • Utiliza el dinero estrictamente necesario en inventario, comprando la cantidad adecuada para mantener un nivel de servicio. No sólo es un tema de dinero, sino que también es un tema de espacio.
  • Dar salida cuanto antes a los productos que tienen poca rotación, incluso en condiciones ventajosas para nuestros mejores clientes o en promociones especiales. Así cambiarás materiales por dinero. El material que no sale se devalúa y pierde todo su valor.
Y tú, ¿qué excusa pones para no controlar el inventario? ¿qué medidas tomas para asegurarte de tener un buen inventario?
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