CARACTERÍSTICAS DE PRESENTACIÓN DE LA CARTA RECOMENDACIONES DEL AUDITOR

Estándar

Las propiedades que deben tener la redacción y presentación de la carta de recomendaciones son las siguientes:

1. Claridad: Expresar las ideas de forma sencilla, legible y entendible para quien lea. Esto es:

• Ordenar las ideas y conceptos en forma lógica y sencilla, utilizando un método secuencial para cada uno de los hallazgos que se tienen que redactar;
• Anotar las ideas una sola vez en forma clara y sencilla, evitando el exceso de aclaraciones y explicaciones inútiles;
• Suprimir cualquier tipo de comentarios de ideas que no vengan al caso, tales como aclaraciones entre paréntesis, corchetes o guiones, lo cual hace que el lector se salga del tema central;
• Evitar el uso de términos confusos, frases superfluas que solo aumentan el volumen de la carta;
• Utilizar un lenguaje coloquial y entendible; y
• Evitar iniciar con frases negativas como: No se encontró, no se tiene, no existe o se carece de etcétera y demás frases similares;

2. Confiabilidad: Confianza y fiabilidad que se le da a la información que reporta el auditor. Para el auditor es muy difícil ganar confianza de los auditados, es todavía más difícil conservarla y puede ser muy fácil perderla por incompetencia y deshonestidad.

3. Propiedad: Uso correcto de las palabras para construir frases. Requiere un elevado dominio del lenguaje, así como del significado y sentido de las palabras, el uso apropiado de los sinónimos, antónimos y homónimos, evitando con ello el manejo inadecuado de palabras.

4. Brevedad: Expresar las ideas y conceptos con el menor número de palabras.

5. Sencillez: Expresar con naturalidad las ideas y conceptos.

6. Oportuno: Es cuando el auditor dice o hace lo necesario, justo en el momento que se requiere

7. Conexión: Nexo lógico de pruebas y procedimientos para llegar a las conclusiones con respecto a lo que reporta el informe.

8. Tono y Fuerza: La fuerza que el auditor le da a lo que está reportando. Forma de redactar, la intensidad que se le da al escrito y la profundidad con la que se expresan los términos escritos en la carta;

9. Precisión: Redactar el informe utilizando sólo conceptos completos sin agregar datos innecesarios.

10. Exactitud: Narrar los hechos tal y como se presentaron.

11. Coherencia: Lo que se esté reportando corresponda con lo que en realidad este sucediendo.

12. Positividad: No utilizar frases negativas, es decir iniciar con la palabra NO.

13. Sintaxis: Correcta construcción de frases y oraciones.

14. Imparcialidad: Actuar de forma equitativa en el cumplimiento del trabajo, tratando de ser justo, honesto y razonable.

15. Objetividad: Descripción de ideas y conceptos apegadas a la realidad de lo que ve el auditor.

16. Familiaridad: Se debe redactar el informe en un lenguaje que sea familiar para quien lo vaya a leer.

17. Veracidad: Credibilidad entre lo que se reporte y lo que se revisa.

18. Efectividad: Saber expresar palabras simples lo que se quiere informar.

19. Coloquial: Utilizar un estilo de redacción cotidiano, no literario.

20. Variedad: El informe de auditoría no debe ser monótono ni aburrido; y

21. Útil: La lectura del informe debe ser útil y ágil de tal forma que se entienda de inmediato lo que el auditor quiere decir.

 Mauricio Guillermo Díaz Villate

Contador Público Universidad Central, Especialista en Ciencias Tributarias Universidad Central, Diplomado Contabilidad Internacional y Modelo Contable Internacional NIC – NIIF, curso finanzas para los negocios con aplicaciones en Excel, Universidad Nacional de Colombia; con más de 20 años de experiencia en Revisoría Fiscal y auditorías integrales, lograda en entidades públicas, privadas y en firmas de auditoría nacionales e internacionales. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia