Publicada el 9 de septiembre de 2019
-Este artículo fue publicado originalmente el 10 de junio, por Efficient Advice, LLC-
La mayoría de las organizaciones de auditoría dedican una cantidad de tiempo significativa en planificar, programar y ejecutar sus proyectos. Tradicionalmente, queda muy poco tiempo para la fase del informe. Ahora bien, cuando se trata de la fase de seguimiento de la auditoría, tendemos a escuchar una variedad de desafíos en cuanto al por qué el proceso de seguimiento no se puede llevar a cabo correctamente; No hay tiempo presupuestado para esta auditoría | Tengo que prepararme para la próxima revisión | Volveremos a revisar esto más adelante, etc.
La realidad es que, en muchos casos, la fase de seguimiento generalmente se ve comprometida o se baja de prioridad y, finalmente, se realiza como una tarea de casilla de verificación. Esto es preocupante porque un seguimiento deficiente podría provocar que los riesgos de reputación y operativos no se mitiguen.
Riesgos reputacionales. Una vez que la administración de negocios se entera de que el equipo de auditoría no regresará para una revisión de seguimiento / conversación o reevaluación, lo más probable es que los propietarios de los hallazgos bajen sus guardias y reduzcan los esfuerzos para completar los planes de remediación, si es que lo hacen. La reputación del equipo de auditoría podría ponerse en riesgo si la administración se da cuenta de que todo el trabajo realizado para emitir el informe de auditoría con hallazgos y recomendaciones, tendrá poco impacto ya que el equipo de auditoría no regresará para una visita de seguimiento adecuada.
Riesgos operacionales. – Tan pronto como la gerencia de negocios se entera de que no se realizará ningún seguimiento, las operaciones podrían volver a sus procesos, tales y como lo hacían antes de que se realizara la auditoría. Esta situación podría exponer a la organización a experimentar las mismas debilidades de control que, podrían ser remediados si se programa y ejecuta un adecuado ejercicio de seguimiento.
Muchas organizaciones de auditoría gubernamentales requieren revisiones de seguimiento ya que forman parte de sus estándares profesionales.
El Instituto de Auditores Internos (IIA por sus siglas en Inglés) comparte las pautas sobre el proceso de seguimiento en su Norma/Estándar 2500: Monitoreo del progreso aborda las responsabilidades de los auditores internos con respecto a la disposición de nuestros hallazgos y recomendaciones. Dice: “El director ejecutivo de auditoría debe establecer y mantener un sistema para monitorear la disposición de los resultados comunicados a la gerencia“
Además, la Norma 2500.A1 del IIA indica que: “El director ejecutivo de auditoría debe establecer un proceso de seguimiento para monitorear y garantizar que las acciones de la administración se hayan implementado de manera efectiva o que la administración superior haya aceptado el riesgo de no tomar medidas“.
Lo que podría ser más beneficioso es dejar de enfocarse en el proceso de seguimiento como una nueva auditoría completa, lo que le quita tiempo y recursos limitados a la organización de auditoría interna. En su lugar, diseñemos procesos de seguimientos estratégicos para hallazgos y planes de acción con el objetivo de centrarse en el progreso realizado hacia los planes de remediación.
Pautas de revisión de seguimiento
A continuación, les compartimos algunos consejos para gestionar adecuadamente las revisiones de seguimiento:
1-) Comenzar con el fin en mente. Incorporar la estrategia de seguimiento durante las sesiones de planificación de auditoría.
2-) Presupuestar al menos de 5% a 10% de su tiempo de auditoría para programar y ejecutar revisiones posteriores a la auditoría.
3-) Capacitar al personal de auditoría interna sobre cómo realizar revisiones de seguimiento. No asuma que todos los auditores saben cómo completar (con éxito) un seguimiento eficiente.
4-) Asegúrese de revisar todos los hallazgos encontrados durante el proceso de auditoría. Priorizar las incidencias de alto riesgo. Recuerde, establecer prioridades no significa olvidar ciertos riesgos de bajo impacto que podrían ser síntomas de hallazgos mayores.
5-) Documentar y publicar una comunicación formal que indique los resultados del ejercicio de seguimiento.
La revisión de seguimiento debe diseñarse, presentarse, realizarse y percibirse, más como un proceso de monitoreo para garantizar que se hayan implementado los planes de acción correctiva de la administración, en lugar de una oportunidad más para que la administración sea auditada.
No olvidemos que el valor de las recomendaciones de auditoría se reduce drásticamente cuando no hay un proceso de monitoreo implementado para garantizar que los planes de acción se ejecuten según lo previsto.
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