AUDITORÍA EXTERNA
Estrategias de mitigación de riesgos frente a la pérdida de un socio
La pérdida de un socio de una firma, por incapacidad o muerte, es un tema que no suele tratarse de una manera abierta y objetiva. Pocas veces se piensa en eso; no obstante, es importante que la firma cuente con estrategias de mitigación frente a este riesgo y que se aclare lo que sucederá en caso de ocurrencia de este suceso.
Algunas estrategias que podrían tenerse en cuenta son las siguientes:
Documentar información confidencial
Es importante documentar y guardar en un lugar seguro, la información crítica que es necesaria para el funcionamiento efectivo de la empresa. Esta información puede incluir:
- Acuerdos con los clientes;
- Acuerdos con los empleados;
- Acuerdos con los proveedores;
- Garantías personales proporcionadas y a quién;
- Acuerdos bancarios y financieros;
- Nombre del abogado y detalles de contacto;
- Propiedad intelectual dentro o desarrollada por la empresa; y
- Recomendaciones para la gestión continua de la empresa.
Contar con Pólizas de Seguros de cobertura apropiada
Es prudente asegurarse de que la empresa tenga un seguro adecuado para cubrir a cada socio y proporcionar los fondos para pagar el patrimonio de la parte del socio en la empresa en caso de fallecimiento. En una empresa prudente, se asegurará el capital humano clave tal como se hace con los activos físicos.
Disponer de un “Acuerdo de compra / venta” válido
Es importante asegurarse de que haya un “acuerdo de compra / venta” legalmente elaborado y válido, que describa los términos y condiciones acordados entre los socios para la compra o venta de su participación en la empresa.
Informar a los terceros (banqueros y proveedores)
Es importante considerar de antemano cuál podría ser la reacción de los banqueros, otros prestamistas y proveedores ante la muerte o incapacidad de un socio de la empresa. Por ejemplo, ¿estarían preparados para continuar con sus arreglos financieros o cancelarían su deuda? Sería necesario considerar si la empresa tiene suficientes reservas financieras para cubrir tal situación.
Es importante comprender si la muerte prematura o la incapacidad de un socio afectarían indebidamente a cualquier otra relación comercial que tenga la empresa. Debe haber un plan de sucesión y continuidad documentado.
Capacitación y evaluación adecuada del personal
Se debe proporcionar capacitación adecuada al personal en las áreas clave de administración y operación de la empresa para que no dependa totalmente de un socio. Las evaluaciones periódicas del personal permiten al personal mantenerse informado de su progreso y desarrollo dentro de la empresa y brinda la oportunidad de entregar comentarios sobre su desempeño. También brinda la oportunidad de asesorar al personal sobre los pasos que se deben tomar si un miembro de la firma muere o queda incapacitado.
Documentar procedimientos
Es vital para el funcionamiento continuo de la empresa, contar con manuales de procedimientos, que documenten completamente procesos y operaciones de la práctica. Deben mantenerse actualizados. Esto permitirá que la empresa pueda continuar operando durante la muerte o incapacidad de un socio hasta que se conozca el futuro de la firma. El manual de procedimientos también se convierte en un documento clave en cualquier proceso de valoración que se lleve a cabo, ya que tiende a agregar valor a la empresa al reducir la dependencia de un socio. Dentro de la documentación debe incluirse la descripción de cargos para todos los roles dentro de la empresa y que cada miembro del personal tenga claras las tareas que deben realizar.
Si bien estas estrategias son particularmente aplicables a una firma, un buen auditor considerará evaluarlas en sus clientes, desde una óptica de asesor, con el propósito de mitigar riesgos en sus clientes.
C.P. Iván Rodríguez – ivan.rodriguez@auditool.org
Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool
Bogotá D.C, Colombia
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