Marlon Adolfo Chavarria Rayo
CASO DE ESTUDIO: ROBO DE ABONO DE CLIENTES
Antecedentes de la empresa
Empresa distribuidora de productos de librería con más de 20 sucursales en distintas ciudades del país. Facturación anual 100 M USD
Hallazgos
El tesorero de la empresa se apropiaba de fondos de la caja y valores a depositar.
Esta persona tenía acceso a registros contables debido a que se le asignó la responsabilidad de registrar las cobranzas que él mismo recibía y por otra parte en la empresa era habitual la existencia de numerosas cobranzas sin identificar que se recibían sin informar de qué cliente provenían.
Quedaban pendientes en las conciliaciones bancarias, siendo éstas muchas veces, recibidas de otras sucursales. Cuando el Tesorero detectaba que una cobranza sin identificar no era reclamada por ningún cliente por un plazo prudencial, éste imputaba estos cobros antiguos en uno de los clientes que ese día realizaba pagos en efectivo o cheques al portador y se quedaba con estos valores y anulaba el recibo. Esto era posible debido a una inadecuada separación de funciones debido que el tesorero además del manejo de fondos tenía acceso a los registros contables y por otra parte los controles eran débiles sobre las conciliaciones bancarias y cuentas corrientes.
Impacto
Hubo desviación de fondos por 120,000 USD.
Este desfalco ocurrió por las siguientes situaciones que se dieron en forma concomitante:
Inadecuada asignación de funciones incompatibles debido a que el tesorero tenía acceso a los registros contables.
Ausencia de adecuados controles por oposición de intereses. El sector de Créditos consideraba incobrables a los clientes que superaran determinada antigüedad y no profundizaba el análisis de estas cuentas. Habitualmente las cobranzas no identificadas provenían de clientes pequeños que habían dejado de operar con la empresa.
Ausencia de adecuados procedimientos de control. Los recibos de las cobranzas que reemplazaba eran anulados por el propio tesorero, situación que no fue detectada por Auditoría Interna.
Ausencia de ambiente de control y controles de razonabilidad. La gerencia financiera no advertía que se acumulaban saldos incobrables mayores a los razonables para el tipo de actividad.
Consecuencias
Se separó al Tesorero y se le iniciaron acciones penales tendientes a recuperar los montos sustraídos. Al nuevo tesorero se le inhabilitó la posibilidad de imputar cobranzas y tener acceso a los registros contables.
Se revisaron los procedimientos del sector Tesorería, Cuentas por cobrar y el Tablero de Comando financiero de la Compañía.
Referencias
Ghirardotti, M. y Milner, J. Imputación indebida de cobranzas, Kreston CSM, 2013. pp. 38-39.
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