APLICA EL PRINCIPIO DE PARETO PARA SER MÁS PRODUCTIVO

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¿Qué pensarías si te dijeran que puedes llegar al 80% de tus objetivos poniendo atención en sólo el 20% de tus pendientes? La ciencia económica lo confirma.

05-12-2013, 7:25:18 AM

Tatiana Gutiérrez

Los profesionistas suelen perderse en su agenda diaria. Desde pendientes, juntas imprevistas, mails al por mayor, reuniones con los clientes hasta llamadas banales e interrupciones por los superiores. Sin embargo, qué pensarías si te dijéramos que a pesar de tu gran agenda, con sólo poner atención al 20% de tus actividades podrías ser 80% más productivo. Esta técnica se basa en el Principio de Pareto.

Este principio lo integró Vilfredo Pareto, un economista de origen italiano quien después de observar la situación de su país, dedujo que el 80% de la riqueza en Italia se encontraba en las manos del 20% de la población. La idea del 80/20 no se enfrascó en números gráficos, teóricos han asegurado que este principio puede aplicarse a casi cualquier situación además de ser una herramienta de evaluación muy útil.

Si la pregunta es cómo utilizarlo dentro de las empresas, este principio se ha convertido, especialmente, en una herramienta cuando se habla de gestión empresarial y en la toma de decisiones.

¿Cómo funciona el Principio de Pareto?

De acuerdo con el razonamiento lógico, el número 80/20 indica que el 80% de un total, equivale al 20% del mismo. El portal liderazgohoy.com nos ofrece algunos ejemplos aplicables dentro de nuestro tiempo y en la oficina.

• Cuando hablamos de tiempo: El 20% de nuestro tiempo produce el 80% de los resultados.
• En los productos: El 20% de tus productos es responsable del 80% de las ventas.
• Cuando de lectura se trata: El 20% de un libro tiene el 80% del contenido.
• En nuestro trabajo diario: El 20% de tu trabajo/proyectos aportan el 80% del resultado.
• Con nuestros clientes: El 20% de los clientes representan el 80% de tus ventas.

“Se ha comprobado que dentro de las organizaciones, el 20% de las tareas son las que dan el 80% de los resultados esperados. Esto quiere decir que, dejando a un lado los distractores como principales comedores de tiempo, podemos obtener nuestros resultados con sólo el 20% de nuestro esfuerzo”, comenta Margarita Chico, fundadora y directora General del portal Trabajando.com.

¿Cómo podemos aplicar el Principio de Pareto en nuestro día a día?

El secreto es muy simple: priorizar. Así es, esta palabra que todos conocemos, pero que pocos utilizan efectivamente es el secreto para que la regla 80/20 funcione en nuestras organizaciones. A continuación, los pasos para poder aplicarla.

Paso 1. Prepara tu agenda del día

Antes de comenzar a particularizar, recuerda que debes de empezar por lo general. Antes de dormir estructura tu agenda, coloca dentro de ella todos los pendientes, reuniones con clientes, juntas y nuevos proyectos o ideas a realizar.

Paso 2. Priorizar, la clave de todo

Es tiempo de analizar cada una de tus tareas por cumplir. Priorizar no quiere decir que debes sacar todas las tareas menos importantes de la agenda, quiere decir que vamos a separar lo urgente de lo importante. Por ejemplo: Realizar una llamada a un cliente. En muchas ocasiones separamos “las llamadas” a los clientes en diferentes horarios, esto nos quita tiempo porque también se convierte en un distractor. Lo que podemos hacer es juntar todas las llamadas y hacerlas en un solo horario. Esto ayudará a reducir tiempos perdidos y puedes concentrarte en una sola cosa.

Paso 3. Aplica el Principio de Pareto

Es hora de depurar la agenda. Analiza cuál de tus tareas a realizar son realmente importantes para alcanzar los objetivos semanales, mensuales o semestrales. De acuerdo con la regla 80/20, éstas deben ser sólo el 20% de tus pendientes, el resto del porcentaje es para complementar las tareas primordiales o como resultado de los pendientes.

Una vez que la hayas identificado no quiere decir que debes realizar sólo estas y olvidarte de las demás. Lo que la experta de Trabajando.com recomienda es que al separar tu 20% de tareas trascendentales, verifiques que éstas se concluyen antes de terminar el día, coloca horarios para realizarlas y cuida que el resto del tiempo se dedique a las tareas secundarias. ¡Ojo! Si surge algún pendiente, debes hacerlo.

Paso 4. Administra tus tiempos

¿Por qué si el principio asegura que el 80% de nuestros objetivos lo podemos lograr con el 20% y en la realidad es tan difícil alcanzarlos? La respuesta está en los distractores dentro de la oficina: los mails, los horarios de comida, las salidas por los snacks o para fumar, el parloteo con los compañeros de trabajo y las juntas innecesarias son algunas de las actividades que nos distraen de los objetivos importantes. Por ello, la especialista en temas laborales nos recomienda poner horarios.

Si desayunas antes de llegar al trabajo – que es lo más recomendable- asegúrate que no vayas por aperitivos antes de la comida, un día antes prepara tus snacks y evita perder el tiempo en salidas innecesarias. Si lo que necesitas es distraerte, asegúrate de respetar los 10 minutos que te propusiste para salir a fumar un cigarro o a tomar un café. Recuerda, el tiempo es lo más valioso para alcanzar tus metas.

¿Cómo priorizas en tu agenda? ¿Qué método utilizas para ser un profesionista exitoso en tu día a día? ¿Podrías aplicar el Principio de Pareto en tu rutina diaria?