EL TIEMPO VUELA

Estándar

Julio 17

Organización del tiempo

Con frecuencia, sentimos que no nos alcanza el tiempo para las cosas importantes, que tenemos mucho trabajo atrasado, que terminan los días y no logramos nada, que tenemos mu-chas cosas por hacer, que todo era para “ayer”…`

Es en estos momentos cuando deseamos que el día dure más de 24 horas para poder hacer todo lo que “creemos” que tenemos que resolver. Consecuentemente, el nivel de estrés y frustración que se experimentan van en aumento, y además perdemos foco, con lo cual sólo dedicamos tiempo a tareas operativas o urgentes y postergamos las importantes.

Cuántas veces no le dedicamos tiempo a “afilar nuestra hacha”, es decir, a hacer crecer nuestros recursos y herramientas, entre ellos: la planificación, el diagnóstico, el análisis de los datos, la formalización de procesos claves (para no pensarlos cada día como si fuera la primera vez), la automatización de las tareas y, especialmente, la reflexión.

¿Por dónde comenzar a organizar el tiempo y las tareas?

El qué:

Le propongo, en primer lugar, identificar cuáles son los obstáculos que le impiden manejar su tiempo. Ellos pueden ser:

1. Objetivos y prioridades no definidos.

2. Falta de organización, tanto de asuntos personales como profesionales.

3. No saber decir “no” a tareas que sobrepasan la propia capacidad o el tiempo disponible para llevarlas a cabo.

4. Hacer demasiadas cosas a la vez.

El tomar conciencia de las dificultades es el primer paso para lograr un manejo efectivo del tiempo.

El cómo:

A continuación, le sugiero realizar las siguientes acciones para superar los obstáculos que conspiran contra una organización asertiva del tiempo:

1. Tomar nota de todo lo que se necesita hacer durante el día y durante los días siguientes. Esto permitirá reservar tiempo a proyectos que quedan relegados por cosas menos importantes.

2. Dividir en partes pequeñas un proyecto grande. Va a resultar más fácil encararlo si se pueden cumplir objetivos parciales.

3. Incluir dentro del listado de acciones por realizar, llamadas telefónicas y envío de e-mails, y asignarles un tiempo de ejecución dentro de la agenda diaria. Esto le permitirá llevar a cabo estas tareas en lugar de relegarlas a otras de mayor “importancia” o urgencia.

4. Cuantificar las horas diarias que cree que insumirán las tareas detalladas y analizar la “razonabilidad”: ¿Usted puede trabajar 20 horas diarias?, seguramente no. Para solucionar este “exceso” de actividad será necesario posponer o eliminar tareas de la lista de acuerdo a las prioridades, o delegarlas a terceros.

5. Organizarse por escrito, ya sea utilizando una agenda o programa de computadora para estar al día con los compromisos y reducir el nivel de estrés por intentar retener en su memoria todas las actividades por realizar.

6. Aprender a decir “No”. Con frecuencia se aceptan más compromisos de los que se pueden cumplir. Es necesario aprender a poner límites, ya que no es posible hacer todo lo que se desea.

7.  Concentrarse en una sola tarea a la vez. Es necesario no perder tiempo pensando en las cosas que quedan por ha-cer y concentrar la energía en la tarea que se está realizando.

8. Diferenciar lo urgente de lo importante. Realizar las tareas más importantes dentro del momento del día en que es usted más productivo.

Resumiendo:

Una de las tareas que debería agendar a lo largo de la semana es la planificación de las acciones comerciales propias y de su equipo.

Extracto del libro ¨BUENOS NEGOCIOS. Logre que su Pyme venda mejor.¨ Lic. Alicia Verna