DIAGRAMA DE FLUJO: UNA HERRAMIENTA ESENCIAL

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Por Ana Rojo  |17 Septiembre, 2014

El diagrama de flujo consiste en la representación gráfica de los pasos secuenciales que se siguen para realizar un proceso o una actividad.

El diagrama de flujo, también llamado flujograma, se convierte en una de las herramientas esenciales de variados sistemas de gestión al ser una representación gráfica de los pasos lógicos y secuenciales que se siguen para llevar a cabo un proceso o realizar una actividad.

Pero no solamente puede destacarse por esto, sino que este diagrama también es muy útil cuando se lleva a cabo una optimización de procesos, oportunidades de mejora o reajustes generales, por poner unos pocos ejemplos.

En este post vamos a hablar de este diagrama de flujo, su importancia y principales fallos que se producen al aplicarlo.

Una herramienta esencial

El diagrama de flujo permite que se identifique a primera vista tanto el inicio y el fin del proceso, como las relaciones entre los diferentes procesos, la documentación que se genera o se emplea y los puntos en los que se deben tomar decisiones, entre otros aspectos.

El diagrama de flujo no sólo se encuentra en la base de variados sistemas de gestión, sino que es esencial para la buena realización de muchos de los procesos, por lo que una mala ejecución de este puede crear graves problemas a la empresa o departamento que trabaja con él.

La utilización del Diagrama de flujo permite que se establezca de forma clara el proceso, así como los pasos que se van realizando.

Solamente tenemos que pensar en lo esencial que es que podamos ver todo un proceso, con todos sus pasos, documentación necesaria, momentos en los que toma una decisión y caminos que cada una de ellas provoca, de un solo vistazo. Además de que aparte de darnos una visión general muy necesaria y útil, nos permite detectar fallos que se nos pueden pasar desapercibidos si no disponemos de esta herramienta.

A la hora de realizar el diagrama de flujo es necesario que se sigan una serie de pautas como la utilización de unos símbolos estándar. Sobre la relevancia de este aspecto,podemos destacar que al principio cada persona empleaba los símbolos que deseaba para crear el diagrama de flujo, por lo que era muy habitual que se produjeran problemas de interpretación por terceras personas y se dificultara la utilización de esta herramienta.

Para solucionarlo se establecieron una serie de símbolos estándar que facilitan la comprensión por parte de terceras personas y permiten que se identifiquen claramente y de manera muy visual tanto el inicio y fin del proceso, como el sentido en el que se desarrollan las distintas etapas que forman el proceso que se estudia y del que se realiza el diagrama de flujo, así como las relaciones entre los distintos procesos, los momentos en los que es necesario tomar decisiones y los distintos caminos que se toman según sean estas, junto con la documentación que es necesario emplear para la realización del proceso o que el proceso genera.

Como ya comentamos antes, el diagrama de flujo se emplea en variados sistemas de gestión, encontrándose en la base de muchos de ellos, como el sistema de gestión de la calidad, el sistema de gestión ambiental o el sistema de gestión de seguridad de la información, entre otros.

Para indicar a modo de ejemplo algunas de las aplicaciones para las que puede emplearse el diagrama de flujo, se pueden destacar las siguientes:

1. Permite identificar con un simple vistazo los pasos que se realizan que son innecesarios o que se realizan por duplicado o triplicado.
2. Identifica los cuellos de botella de los procesos.
3. Determina cuales son las áreas de mejora o donde se pueden establecer medidas de mejora que aporten una mayor eficiencia e influyan de una mayor medida a un resultado eficaz.
4. Permite identificar cuáles son los miembros adecuados del equipo, así como quién proporciona los recursos y a quién.
5. Determina cuales son las áreas que deben ser tenidas en cuenta para realizar actividades de observación o recopilación de datos ya que se tratan de pasos relevantes.
6. Permite que se generen hipótesis sobre las causas.

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Principales puntos en los que se suele fallar a la hora de realizar un diagrama de flujo.

Una falta de visión real del proceso, basando el diagrama de flujo en el proceso ideal, es una de las causas más habituales que provocan el fallo de esta herramienta.

Cuando hablamos de una herramienta tan básica como es el diagrama de flujo solemos caer en el error de pensar que no es posible que se realice mal. Sin embargo, estos fallos se producen y están ahí en muchos de procesos que son visualizados mediante el diagrama de flujo, creando grandes errores que repercuten tanto en la eficacia de la gestión de la empresa, como en un fallo en la comunicación, pudiendo volver todo el sistema en ineficaz y hasta incluso incluir documentación inservible así como pasos que solamente dificultan más que ayudan.

Algunos de las causas o puntos que crean fallos o errores a la hora de realizar el diagrama de flujo son los siguientes:

• Uno de los más habituales fallos que se producen a la hora de utilizar el diagrama de flujo es realizar el estudio de un proceso ideal, es decir, plasmar los distintos pasos del proceso tal y como desearíamos que se produjeran, en lugar de los pasos que realmente se están realizando en la práctica habitual.Cuando ocurre esto, todo el sistema se vuelve artificial ya que se basa en una imagen ideal de la empresa y de cómo funciona, volviéndose ciegos a la imagen real de esta. Si no se elimina esta imagen falsa e ideal, cualquier medida que se implante no va a tener efectividad real ya que la base de estudio está equivocada y, por lo tanto, no es real.
• También puede ocurrir que se consideren como irrelevantes pequeños bucles que se observan en el proceso estudiado con el diagrama de flujo, por lo que no se establecen las medidas adecuadas para utilizar la herramienta de forma eficaz.
• Relacionado con el primero de los puntos, en muchas ocasiones los diagramas de flujo no se actualizan por lo que se está trabajando con la imagen de los procesos que realizaba la empresa hace años y no están adaptados a la imagen real después de que se produzcan los distintos cambios y mejoras en el proceso, así como la evolución natural en la realización de la actividades de la empresa.
• En muchas ocasiones, los empleados también provocan que el diagrama de flujo no refleje fielmente la realidad de la empresa, ya que pueden ocultar información o formas de realizar un proceso al considerar que estas pueden provocar que se les recrimine al tratarse de malas prácticas de procesos que son su responsabilidad.
• Una mala comunicación también puede afectar a la eficacia del diagrama de flujo al encontrarnos en situaciones en los que, a pesar de existir el diagrama, los empleados desconocen el modo real de realizar parte o el total del proceso. En este caso, esto dificulta que entienda la relevancia de la actividad que realizan y la importancia de realizarlo de forma eficaz y tal y como está descrita, además de que se produce una situación en la que cada trabajador realiza el proceso como cree más oportuno dificultando la posibilidad de que se pueda realizar una buena trazabilidad y control de posibles errores o fallos.

Ante estos fallos descritos, se pueden emplear un par de tácticas que permiten que el diagrama de flujo alcance el rigor deseado: confrontar el diagrama de flujo con la realidad y realizar una revisión por parte del personal operativo del proceso del diagrama de flujo.