PAGOS A EMPLEADOS FANTASMA Estándar

Estándar

Sep/Oct 2016  |  Núm. 21

3 de octubre, 2016

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John Milner, CFE

Martín Ghirardotti

Pagos a empleados fantasma

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

Una empresa prestadora de servicios de emergencias médicas, factura anualmente 200 M dólares en nómina de personal de 700 empleados.

HALLAZGOS

Se detectó, que se efectuaban pagos de sueldos a empleados que se habían separado de la empresa. La irregularidad, fue detectada por auditoría externa, esta área identificó que en el caso de uno de los empleados que había renunciado en el cuarto mes del ejercicio, existían liquidaciones de sueldo, por el ejercicio completo de la misma persona. Posteriormente, al solicitar las cuentas bancarias donde se efectuaban los depósitos de pagos, se reconocieron cuentas repetidas para distintos empleados, de los cuales todos se habían separado de la compañía, excepto uno; esto permitió identificar quien perpetró el fraude y su método de actuación, el cual consistía en ingresar al sistema de altas, bajas y modificaciones de nómina de personal y así reemplazar los datos de la cuenta bancaria de la persona que ya no laboraba por la suya, claro está, sin darlo de baja.

La investigación se extendió a los últimos 5 años y, se identificaron un total de 23 casos similares, todos llevados a cabo por el mismo sujeto, bajo el mismo procedimiento: el reemplazo de los datos bancarios de los ex trabajadores, recibir el pago del sueldo y mantener el esquema por unos meses, luego de los cuales daba la baja definitiva del empleado.

Asimismo, esta persona, que trabajaba dentro del sector de Recursos Humanos, tenía acceso a las tarjetas magnéticas de asistencia y, en el caso de las personas que salían no las destruían, el sujeto realizaba el registro de reloj checador de los ex trabajadores para no generar inasistencias que llamaran la atención en el circuito de novedades.

IMPACTO

Las pérdidas se cuantificaron en 621,000 dólares, las cuales incluyen no solo el sueldo cobrado por el sujeto, sino también las cargas sociales que la empresa continuaba liquidando y pagando a los organismos de la seguridad social.

CONSECUENCIAS

El trabajador fue despedido inmediatamente y se iniciaron acciones judiciales correspondientes al cobro de los montos involucrados. Esta experiencia ayudo a la identificación de las debilidades de control interno que, permitieron indirectamente la existencia del ilícito y se tomaron las siguientes acciones:

1. Debilidad 1: Inexistencia de controles de acceso al sistema de altas, bajas y modificaciones de datos del sistema de gestión de nómina.
   Acción a tomar: Asignar a un responsable de altas, bajas y modificaciones de personal con acceso vía password y log de sistema.
2. Debilidad 2: Falta de controles que permitan su detección.
   Acción a tomar: Controles detectivos a partir de un listado de bajas recientes contra las liquidaciones posteriores.
3. Debilidad 3: Falta de controles posteriores de asistencia con reporte de liquidaciones.
   Acción a tomar: Implementación de controles de asistencia sorpresivos.

Referencias

Ghirardotti, M. y Milner, J. Pagos a empleados fantasma, Kreston CSM, 2013. pp. 36-37.