CALIFICACIONES EN INFORMES DE AUDITORÍA: LUCES O BARRAS DE RELÁMPAGO?

Estándar

La práctica de incluir calificaciones en los informes de auditoría interna para resaltar o resumir los resultados no es algo nuevo. Empecé a explorar y dar conferencias sobre los pros y los contras de las calificaciones hace más de 10 años. Pero el tema surgió recientemente en una mesa redonda de CAE, recordándome lo popular – pero controvertida – la práctica sigue siendo.

Casi el 40 por ciento de los que están en la habitación usan calificaciones de alguna forma, y ​​la última vez que encuesté formalmente la práctica, más de dos tercios de los encuestados dijeron que incluían calificaciones en sus informes de auditoría.

Las calificaciones se asignan a menudo en función de los resultados generales de la auditoría y pueden adoptar formas adjetivales, como “satisfactorio”, “necesita mejoras” o “insatisfactorio”. Los enfoques más creativos incluyen la asignación de calificaciones a resultados individuales o el uso de indicadores codificados por colores, como verde, amarillo y rojo. Independientemente de la metodología, el objetivo de asignar calificaciones es típicamente el mismo: es una forma poderosa de llamar la atención de la gerencia y la junta a la línea de fondo de una auditoría interna.

Desde mi experiencia, la dirección ejecutiva y el comité de auditoría tienden a tener el mayor aprecio por las calificaciones. Les permiten concentrarse rápidamente en lo que es importante en el informe de auditoría interna. Un CEO me dijo una vez que, cuando recibió un informe de auditoría interna, miró primero a la calificación general. Si era “satisfactorio”, dijo, “la arrojó a la basura”. Si la calificación era “necesita mejoras”, la colocó en su caja para su revisión al día siguiente. Y, si el resultado era “insatisfactorio”, metió el informe en su maletín para leer en la casa del tren esa noche.

Mientras tanto, un presidente del comité de auditoría observó que las calificaciones pueden “brillar un poco” y ayudar al comité de auditoría a centrarse rápidamente en las conclusiones más importantes de un informe. Sin embargo, mientras que las calificaciones pueden ser una “luz” para algunos, son en última instancia un “pararrayos” para otros.

Las calificaciones pueden ser una herramienta poderosa, pero si la gerencia y el comité de auditoría hacen un énfasis indebido en ellas, tienden a tener un efecto polarizador en los gerentes de línea y operativos cuyo desempeño termina siendo resumido en una sola palabra: “insatisfactorio”. En una conferencia que pronuncié hace varios años, resumí las consecuencias indeseables de las calificaciones en los informes de auditoría interna:

• Las calificaciones pueden fomentar la fricción entre la auditoría interna y la gestión operativa. Esto es particularmente cierto cuando las calificaciones se utilizan como indicadores negativos en los planes de gestión del rendimiento. En tales casos, los gerentes responsables pueden perder parte o la totalidad de su compensación por incentivos. En otras organizaciones, los gerentes cuyas áreas de responsabilidad obtienen calificaciones insatisfactorias deben presentarse ante el comité de auditoría para explicar sus planes de acción correctiva. Un CAE me dijo una vez que, en las raras ocasiones en que incluyó una calificación “insatisfactoria” en un informe de auditoría, ¡era su señal para que el gerente responsable fuera despedido! No es de extrañar que las calificaciones se conviertan en pararrayos.
• Las calificaciones se suman al tiempo del proceso de informes (aumentando el tiempo que se tarda en finalizar una auditoría). Uno de los contribuyentes más significativos a los retrasos en la finalización de un informe de auditoría es la cantidad de tiempo que se tarda en recibir la respuesta de la dirección o el acuerdo con el proyecto de informe. Los CAEs en la reciente mesa redonda reconocieron que esto a menudo es exacerbado por calificaciones negativas. El problema puede ser tan agudo que algunos CAEs no asignar una calificación hasta después de que la dirección ha respondido – una práctica que ciertamente no endear la auditoría interna a la gestión.
• Las calificaciones pueden disminuir la importancia de los hallazgos importantes de la auditoría. Si las calificaciones se asignan sólo al informe final, y no a los hallazgos o problemas individuales, el lector puede pasar por alto los resultados importantes en el informe de auditoría. Correr para mirar la calificación puede perjudicar la capacidad del lector de ver los árboles para el bosque.
• Es menos probable que la administración comparta abiertamente las debilidades de control conocidas con los equipos de auditoría. Es sólo la naturaleza humana para no llamar la atención sobre sus defectos. Si las consecuencias de alertar a la auditoría interna sobre las debilidades conocidas de control o gestión de riesgos es probable que sean graves (pérdida de la compensación por incentivos), muchos gerentes adoptarán la actitud de “permitir que los auditores internos lo encuentren por sí mismos”. Esto sólo servirá para ralentizar el proceso de auditoría y disminuir el valor general de la auditoría interna, ya que tarda más tiempo en completar las auditorías.

Me ería fácil concluir que las calificaciones son más problemas de lo que valen. Sin embargo, es importante recordar que las partes interesadas clave de la auditoría interna suelen sacar mucho provecho de ellas. Por lo tanto, antes de hacer un retiro precipitado de esta práctica, le serviría bien para tener una discusión extensa con la dirección ejecutiva y el comité de auditoría. Para aquellos que utilizan las calificaciones en los informes de auditoría interna, hay cinco puntos importantes a recordar para mitigar algunos de los desafíos:

1. Identificar las calificaciones adjetivas o numéricas que se entienden claramente y reflejar con precisión los resultados de la auditoría. Sea tan objetivo al asignar calificaciones como sea posible. Nunca permita que usted audite la oportunidad de acusarle de parcialidad.
2. Comunique el esquema de calificación por adelantado. Es justo que la administración conozca las reglas antes de que se juegue el “juego”.
3. Identificar criterios objetivos para asignar los hallazgos / calificaciones del informe, coordinar con la gerencia por adelantado, y pegarse a él. Los criterios claramente definidos siempre le permitirán una posición más defendible en caso de desacuerdo sobre las calificaciones que asigna.
4. Permitir a la dirección la oportunidad de responder a las calificaciones preliminares, e incluir esas respuestas en el informe final. Desaconsejo firmemente la asignación de calificaciones después de que la dirección haya proporcionado respuestas al proyecto de informe. Usted puede ganar la batalla, pero perder la guerra.
5. Trate de desalentar el uso de calificaciones para acciones punitivas contra funcionarios de administración o de operación. Esta es la principal razón por la que las calificaciones se convierten en pararrayos.

SOBRE EL AUTOR

Richard Chambers

Contagem de Richard F. Chambers, CIA, QIAL, C GAP, CCSA, CRMA, es presidente y CEO del IIA. En las Salas de la Profesión , él comparte sus reflexiones personales y sus ideas basadas en sus 40 años de experiencia en la profesión de auditoría interna.