martes, 1 de marzo de 2016

REPLANTEANDO EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN: SEIS MODOS DE VER LOS PROCESOS DE NEGOCIOS.

Mikel Arriaga

PERFORMANCE MANAGEMENT. STRATEGY EXECUTION, INNOVATION, SOFTWARE

En las publicaciones anteriores Reformulando el proceso de Planificación: Los Procesos y Reformulando el Proceso de Planificación concluimos que independientemente del tipo de planificación, todas requieren una buena comprensión de cómo la organización genera valor a día de hoy y estábamos de acuerdo en que es necesario el control de los procesos y de su efecto junto con los recursos utilizados.

Teniendo en cuenta que la planificación consiste en gestionar los recursos y los resultados de los procesos de negocio dentro de un entorno empresarial previsto pero incontrolable, existen seis modos de ver estos procesos.

Métricas de Rendimiento: Este punto de vista de los procesos de negocio analiza cómo la organización está funcionando desde un punto de vista industrial. Se trata de indicadores clave de rendimiento (KPI) que relacionan las entradas con las salidas. Por ejemplo, una empresa comercial vería cómo se están utilizando sus activos en comparación con el “promedio” del sector, mientras que los departamentos del sector público pueden tener en cuenta la calidad y la accesibilidad de sus servicios. Este punto de vista del rendimiento reconoce que las organizaciones no funcionan de modo aislado sino que están en permanente competencia por recursos y clientes.

Historial Detallado: Este punto de vista muestra los procesos anteriores y los resultados relacionados. Los datos generalmente provienen del sistema transaccional y pueden incluir detalles de los ingresos y gastos. En el caso de una empresa comercial, los datos pueden ser de clientes, productos, canales; para organizaciones sin fines de lucro serían las fuentes de financiación o los tipos de fondos a los que accede. Está enfocado en “lo sucedido” y puede ser analizado en detalle en cuanto a los recursos que fueron utilizados; los ingresos que se han generado; la estructura de la organización, los programas de marketing que se llevaron a cabo; y mucha información adicional. Su valor consiste en evaluar si las entradas y salidas generadas “merecían la pena” de acuerdo al entorno de negocios que existió.

Predecir & Optimizar: Proporciona un modelo matemático de los procesos de negocio de la organización, desde el cuál se puede predecir el rendimiento futuro. Su foco esta en el futuro y puede utilizarse para definir objetivos, distribuir recursos, probar diferentes estructuras de gestión y evaluar diferentes fuentes de financiación. Podría no ser un modelo único, sino que es más probable que involucre múltiples modelos para la optimización de recursos, el establecimiento de objetivos estratégicos y el forecast.

Mejora de la Estrategia: Para ver como el rendimiento se puede mejorar o cómo afrontar el reto de un cambio en el entorno empresarial, la dirección puede considerar una serie de iniciativas estratégicas. Éstas pueden incluir cambios en los procesos de negocio existentes, la creación de nuevos procesos o el cierre de otros. Esta visión muestra cómo cada iniciativa podría impactar en los procesos de negocio existentes, el costo y la forma en que se pueden combinar para lograr el efecto óptimo.

Pocesos de Gestión: Son las actividades de gestión a través de las cuales el rendimiento es revisado, se toman las decisiones, se asignan los recursos y se realizan los ajustes. Normalmente abarcan los seis procesos tradicionales de planificación estratégica, operativa o táctica y financiera, forecast, la presentación de informes y la gestión del riesgo. Aunque actualmente se ven como procesos separados, desencadenados por una fecha del calendario, son cada vez más las organizaciones que están tratando de ejecutarlos como una única actividad continua y totalmente integrada.

Conocimiento: Este último punto de vista mira los procesos de negocio a través de los ojos de la experiencia y la intuición. Reconoce que los indicadores no cuentan toda la historia y son almacenados dentro de la gestión, junto con las fuentes externas, por lo que hay mucha información anecdótica a través del cual el rendimiento puede ser justificado.

Es importante señalar que estos seis puntos de vista del negocio no pueden ser tratados de forma aislada. Con esto queremos decir que un único punto de vista nunca podrá proporcionar toda la información relevante en el contexto de los procesos de negocio. Por ejemplo, es posible saber que la organización utilizó un 10% más de los recursos presupuestados pero esto no te dice si en realidad se trata de un mal desempeño. Para poder evaluarlo, se necesitaría analizar las tendencias pasadas y futuras de la actividad que tenía asignado el recurso, los resultados generados, y cómo otras empresas han ejecutado la misma tarea.

Para planificar y supervisar el rendimiento, todos estos diferentes puntos de vista deben ser tomados en cuenta y aún así las organizaciones deben de tener ‘suerte’. Pero eso no significa que podamos ignorar la planificación. Lo importante es que toda la información relevante, lo mejor que podamos, esté disponible para la planificación y el seguimiento de la ejecución, ya que esto le asegura a cualquier organización mejores oportunidades para lograr sus objetivos.

El rol de la tecnología para gestionar estos modelos.

En los confines de esta publicación estamos limitados en la cantidad de detalles que podemos ofrecer con respecto a los modelos de planificación requeridos por una organización. Éstos diferirán entre sectores, la complejidad de la organización y la tecnología utilizada. Sin embargo muestran una visualización general lógica, como se explica a continuación.

Gráfico mostrando el flujo de datos entre los modelos de planificación. El acceso y el flujo de los datos está controlado a través de un potente motor de workflow y seguridad, que actualiza los datos automáticamente en función del proceso definido.

Los cuadros azules del gráfico anterior representan los modelos de planificación lógicos. Dependiendo de la complejidad de la organización y del software de planificación utilizado estos modelos pueden combinarse en unos pocos modelos físicos.

En nuestra siguiente publicación presentaremos un resumen del contenido de cada uno de los elementos señalados anteriormente y como funcionan como una única aplicación.

Si desea más información sobre cómo estos pueden ser configurados, le ofrecemos diferentes talleres y materiales de formación que pueden guiarle en la implementación de un entorno de planificación completo.

También puede descargar el documento completo en el siguiente enlace