4 CONSEJOS PARA PREVENIR EL FRAUDE EN ORGANIZACIONES BASADAS EN LA FE

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Mar/Abr 2016  |  Núm. 18

14 de marzo, 2016

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James B. Jordan, CPA, CGMA

4 Consejos para Prevenir el Fraude en organizaciones basadas en la fe

Las donaciones para las organizaciones religiosas se realizan en efectivo, cheque o por transferencias en línea —y esto constituye el alma de las organizaciones basadas en la fe—. Sin embargo, muchas de ellas no se dan cuenta de cuán a menudo estas donaciones llegan a manos equivocadas.

Existen principalmente dos tipos de robos que se producen en las organizaciones basadas en la fe: el hurto y la rapiña. El hurto se realiza después de que el dinero ha sido contado, depositado y registrado en los libros de la organización. La rapiña se produce cuando las donaciones no quedan registradas en los libros. Así, el proceso de depósitos y de contabilidad vulnera a la organización a este tipo de hurto, que constituye un fraude que puede ser más difícil de detectar.

En primer lugar, las organizaciones religiosas deben tomar medidas para garantizar que las contribuciones se hagan en el banco.

Vamos a empezar con el “quién” y el “por qué”. ¿Quién iba a robar el dinero de los fieles? Respuesta: cualquiera que tenga acceso y una razón para ello. No estoy sugiriendo que todo el mundo sea un ladrón, pero hay características conocidas para la ocasión y para el autor. Los siguientes son algunos de los hallazgos de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) asentados en el Reporte a las Naciones de Fraude y Abuso Ocupacional:

• Los datos demográficos indican que la mayoría de los autores están entre los treinta y cinco y los cincuenta y cinco años de edad, han recibido una educación y tienen acceso al dinero.
• La duración media de tiempo en que se comete el fraude es de dieciocho meses.
• Aquellas organizaciones que no cuentan con auditorías independientes anuales son las más vulnerables, ya que el fraude podría pasar desapercibido durante largos períodos de tiempo, lo que aumenta la probabilidad de pérdidas significativas.
• Cuanto menor sea la organización, el robo ocurrirá con mayor probabilidad.

Es difícil detectar el fraude. Con el fin de proteger contra la rapiña, tenemos que aplicar las mejores prácticas de negocios para las organizaciones religiosas. La adopción de medidas para evitar el fraude constituye un buen primer paso. A continuación, se describen algunos controles que pueden tener un gran impacto.

1. Asegúrese de que al menos dos personas estén junto al dinero en todo momento.
   Si bien esto suena de sentido común, debe seguirse sin excepción si se va a trabajar. Hay videos de vigilancia en línea y las noticias muestran que el dinero puede irse perdiendo en cuestión de segundos. El control no es efectivo si una persona toma el dinero de la charola de recolección para llevarlo a un lugar a donde contarlo o a la caja fuerte, después de la adoración. No es eficaz si una persona va a copiar los controles y deja a otra en la habitación con el dinero en efectivo. No es eficaz si una persona toma el dinero para llevarlo al banco después de que haya sido contado y encerrado en una bolsa de banco. He visto varios casos en que se han violado estos controles y el dinero ha sido robado.
2. Separación de funciones de diseño y no por casualidad.
   La razón por la que hago esta distinción es que la mayoría de las organizaciones religiosas están cortas de personal y dependen en gran medida de voluntarios para llevar a cabo todas o algunas de las funciones, en particular las organizaciones más pequeñas y vulnerables. Hay una probabilidad de que quienes diseñan o realizan estas actividades no tengan experiencia en políticas basadas en los negocios y los controles internos. Por desgracia, no es común que las organizaciones diseñen e implementen procesos y procedimientos para garantizar que el control efectivo sea el adecuado. Aún es más raro que se les inspeccione para ver si están trabajando correctamente. Las políticas y procedimientos escritos ayudan a recordar a aquellos que tienen puestos de dirección y a los voluntarios, quienes realizan servicios para la organización, por qué existen los procesos y permiten una aplicación coherente de las garantías de seguridad.
3. Hay que tratar de dar el mismo tratamiento a las oportunidades de donar dinero como cualquier donación. 
   Mientras que la mayor cantidad de donaciones ocurre generalmente durante las misas, el dinero entra de otras formas en la organización. Cenas de mitad de semana, actividades de recaudación de fondos, las escuelas en el día, tiendas de segunda mano o de otros puntos de venta necesitan el mismo nivel de garantías de control sobre los activos. A menudo, estas fuentes no son vistas como generación de una cantidad significativa de dinero. Por lo tanto, proporcionan una de las mayores oportunidades para el robo a causa de la falta de atención al detalle del conteo y los depósitos.
4. Proporcionar supervisión y reconciliación de las donaciones en línea.
   La banca en línea hace que nuestra vida personal sea más fácil, pero en una organización basada en la fe, la comodidad no siempre incluye controles efectivos. El rápido aumento de las donaciones en línea crea un nuevo reto para la salvaguarda de las contribuciones. La separación de las funciones de procesamiento y la reconciliación de las contribuciones es esencial.

Recomiendo que las organizaciones basadas en la fe implementen controles internos como los descritos anteriormente para evitar la rapiña y el hurto. También es posible que usted desee leer un artículo publicado recientemente en la sección no lucrativa de la AICPA:Una libra de prevención: La lucha contra el fraude en las organizaciones. Puede encontrar más artículos y herramientas, tales como plantillas descargables y políticas de muestra, en la sección no lucrativa de Recursos de Gobernabilidad de la Biblioteca de la sección de la AICPA.

Las personas hacen contribuciones por convicción para apoyar sus templos o iglesias. Vamos a tomar medidas para garantizar que esos fondos lleguen a las manos adecuadas.

James B. Jordan, CPA, CGMA. Sr. Jordan es el autor deGestión Financiera para Parroquias Episcopales. Es profesor adjunto de la dirección y gestión de la parroquia en el Seminario Teológico General de Nueva York, en Unión General de Teología en la Universidad de California en Berkeley y en la Universidad de Emory en Atlanta. Es un CPA y CFE que se especializa en la auditoría, contabilidad y consultoría en organizaciones religiosas. El Sr. Jordan mantiene un blog en jamesbjordan.blogspot.com y es parte de LinkedIn y Twitter.