AUDITORÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS NIIF®
El proceso de implementación de la NIIF® es un proyecto que impacta en toda la organización empresarial, las empresas en Colombia lo desarrollan por obligación o por estrategia financiera para mejorar su representación y revelación ante terceros. Este proyecto requiere inversión en conocimiento, planeación, tiempo de los empleados, mejoramiento de la tecnología de recolección de la información, mejoramiento y parametrización del software, revaloración de los activos y pasivos, entre otras actividades que incluyen un costo importante para la empresa.
El costo para las entidades del grupo 1, implementación de normas NIIF® plenas es más alto por la necesidad de información a revelar y por la obligación de políticas de medición que requieren métodos más estructurados y seguimiento de ajustes a las categorías contables constante. En cambio para las empresas del grupo 2, empresas pequeñas y medianas que implementan las NIIF® PYME, el costo de implementación es proporcionado al tamaño y la dificultad de la empresa, por la disminución del rigor de medición y de la cantidad de información a revelar. Independiente del tipo de empresa, deben invertir una cantidad relevante de recursos para adecuar su contabilidad a las NIIF®.
Las empresas para su desarrollo contratan a las firmas[1]para que desarrollen la asesoría y proceso de implementación. La contratación puede tener diferentes alcances y entregables. Capacitación, el desarrollo de políticas contables a NIIF®, entrega del ESFA, parametrización del programa informático, políticas de registro, trazabilidad contable, parametrización de la taxonomía contable, etc. Entre más alcance, más dificultad, más tiempo, más conocimiento, mayor precio.
Los contratantes, en su mayoría no comprenden el proceso, y contratan basado en las expectativas comerciales que les ofrece el asesor contable, en su generalidad basada en el parámetro del precio. El contratante al tener desconocimiento sobre el tema, espera que algunos elementos como la certificación en NIIF® garanticen que el asesor tenga pericia en el tema. Cuestión que solo demuestra su conocimiento en la norma, pero no su capacidad para abordar la parametrización. Los programas informáticos hacen gallardía en su acomodamiento a NIIF®, los cuales iniciaron tarde su adecuación y están probando en caliente los procesos de implementación en las empresas. Por lo tanto, esto y otros sucesos ponen al contratante en posiciones muy difíciles para concertar y revisar el servicio adquirido.
El precio, el renombre del software, la entidad que lo recomienda, la certificación, entre otras, son variables para tener en cuenta en la contratación. Pero muchas empresas han tenido problemas en la programación de implementación, es algo esperado teniendo en cuenta que es un proceso nuevo, y se está experimentando. Recopilar estos problemas puede ayudar a que las empresas no vuelvan a cometerlos.
Como no se entiende el alcance de la implementación, muchos contrataron hasta el ESFA, sin comprender que allí no terminaba el proceso de implementación, entonces compraron programas de implementación y capacitación del ESFA, que eran en algunos casos muy económicos pero estos no terminaban el proceso de parametrización. Por lo tanto, el costo no ha terminado y posiblemente terminará pagando más que si hubiera contratado todo el paquete. Otras empresas fueron más cautas y contrataron hasta el proceso de parametrización del software, y los asesores empezaron a presionar a los programas contables para que se adecuaran a las necesidades creando problemas a las empresas informáticas, esto ha hecho que los asesores se quejen de la poca ilustración que ofrece los consultores del programa para los ajustes. La estrategia de varios de los programas informáticos ha sido vender la asesoría de la implementación ellos mismos, lo que facilita la disminución de la censura, pero aumenta el riesgo de la empresa contratante a no ser adecuada a su necesidad de información, sino a lo que el software entrega. Otras entidades han pagado a su contador interno para que se capacite y realice la implementación, siendo esto estratégico dado que es necesario en todo caso que el contador interno tenga el conocimiento necesario para abordar este proceso, pero el contador se ha cargado de tanto trabajo que no han podido hacer los procesos de implementación y tampoco el trabajo anterior, llenando al contador de un estrés retumbante y en muchos casos por el mismo sueldo.
Las empresas han hecho inversiones para parametrización del software y muchas no saben si realmente ya se encuentran capacitadas para abordar las revelaciones en NIIF®. Algunas empresas que supuestamente estaban sus sistemas contables en NIIF®, habían pagado una inversión onerosa para este proceso, cuando la superintendencia solicito la revelación de cuatro estados financieros de la taxonomía contable, tuvieron problemas para poder obtener esa información de su sistema de información. Si esto fue con cuatro informes, que tal cuando tenga que revelar los 65 informes que son para plenas y los 45 informes que son para Pyme. Muchas de estas empresas que supuestamente ya están en NIIF®, ni siquiera saben que es una taxonomía contable. El año anterior (2014) varios de los programas informáticos no sabían que era eso, actualmente muchos no están adecuados para abordar la revelación taxonómica, pero comercialmente dicen lo contrario.
Esta situación pone en tensión a los contratantes, pues entonces el riesgo de que su inversión en NIIF® sea onerosa es latente. Hay varias estrategias que pueden servir para disminuir el riesgo. Y la mejor, es antes de realizar el recibido de la implementación, contratar a otra firma diferente para que realice la auditoría de la implementación. Es un costo más, pero este puede disminuirle el riesgo de tener que reinvertir nuevamente todo el valor para volver a iniciar. Otra estrategia clave es crear ante de iniciar todo el proceso, el comité de implementación contable como un órgano que pertenece a la junta directiva. Algo que debe tener claro es que este comité debe pertenecer a la junta directiva y no a la gerencia. El comité puede ser temporal o permanente, en caso de ser permanente se recomienda optar por otro nombre. Este comité es el encargado de contratar a la firma asesora, estudiar y aprobar el programa de implementación, aprobar las políticas contables de conversión, contratar la auditoría de implementación de NIIF® para que realice el diagnóstico del trabajo realizado, realizar el recibido del trabajo realizado, entre otras tareas del programa de implementación.
Esto es una recomendación para los contables, es otro producto que solo lo puede asesorar contables que estén altamente capacitados para hacer una apreciación sería del proceso de implementación del sistema de información contable y entregar un diagnostico riguroso.
[1] Se toma el concepto de firma del IFAC como la que ofrece cada contador público.
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