¿QUÉ NO SE DEBE DECIR EN UN REPORTE DE AUDITORÍA?

Estándar

Escrito en 27 Julio 2017.

El lenguaje en el ser humano le ha permitido comunicarse de diferentes maneras a lo largo de los años. Muchos recursos de la lengua nos permiten expresar ideas o pensamientos a los demás. Muchas profesiones hacen uso de los recursos discursivos para llevar a cabo sus labores, no es diferente con la Auditoría Interna a la hora de elaborar los reportes finales de auditoría. Un auditor debe ser capaz de expresar de manera adecuada los resultados de su ejercicio de auditoría, de tal manera que los administradores entiendan la problemática encontrada. Ya que se trata de un ejercicio de diagnóstico, es común encontrar problemas y errores; sin embargo, por esta misma razón, aquellos deben ser explicados de la manera más cordial posible, de manera que no sea un ejercicio de señalamiento y conflicto entre los administradores y los auditores.

Además de esto, de acuerdo con Chambers (2017), un reporte de auditoría interna debe ser un llamado a la acción. Es decir, debe estar estructurado de tal manera que no sea una breve exposición de hechos conflictivos, sino un diagnóstico que ponga en marcha acciones de mejora. Por su puesto este es un ejercicio que depende tanto del auditor como de los administradores, pero es el auditor el que debe ser el punto de cambio de los hechos problemáticos. Generalmente un mal reporte de auditoría puede generar un impacto más negativo que positivo en el ambiente laboral y el funcionamiento de la empresa.

Es así que bajo la premisa de que “no es lo que dices sino cómo lo dices”, Chambers (2017) enumera 10 frases que no deberían incluirse en la redacción de un reporte de auditoría:

1. “La administración debería considerar…” es una frase que puede considerarse débil para un reporte de auditoría.  El auditor debe reportar recomendaciones sólidas y específicas acerca de las acciones que se deben emprender para superar la problemática que se está reportando. Las frases que son claras y concisas son las que deben incluirse en los reportes y no solo el hecho de considerar cambiar algo, más bien: esto se debe cambiar a través de estas acciones. Esta frase además le delega toda la responsabilidad a la administración ya que esta puede precisamente, considerar si acepta o no las observaciones que se están haciendo y esto no debería ser así.
2. No usar palabras engañosas: evitar el uso de frases como “parece que” “nuestra impresión es que” o “parece ser”. Estas frases le restan credibilidad a los hechos que se están presentando. Un auditor no debe dudar frente a lo que está presentando en el reporte. Decir este tipo de frases genera en los administradores una sensación de que no necesariamente es cierto lo que se está reportando como un problema dentro de la empresa.
3. Uso de palabras intensificadoras: estas son aquellas que añaden un énfasis a lo que se quiere decir, pueden ser: “significativamente” “claramente” “especialmente” “bien” “muy”; sin embargo, su impacto difiere de las intenciones con las que se usan en un reporte de auditoría interna. El uso de estas palabras suele generan más bien una situación de incertidumbre, de tal manera que se plantean preguntas como “¿significativamente en comparación con qué”.
4. Generalizar: Debe prestarse una atención especial a palabras como “todo” y “nada”, “nunca” y “siempre”, este tipo de palabras pueden distraer al lector acerca del problema real. Este no es el objetivo de los reportes de auditoría y por lo tanto se pide que sean lo más precisos y concisos posibles y que además se relacionen la cantidad de datos necesarios que prueben que lo que se está diciendo es verdad.
5. Evitar hacer juicios de culpabilidad: esto se relaciona con el carácter positivo que debe generar un reporte y no ser un documento que asigna responsabilidades de manera punitiva y con la intención de juzgar la labor de cualquier empleado. Por lo tanto, el reporte debe tener un carácter neutral y no de confrontación. Sin embargo, el auditor sí debe identificar y reportar la responsabilidad sobre los problemas que se están reportando. Como se dijo anteriormente, se debe cuidar la manera en la que se dicen las cosas.
6. No decir “la administración falló…”, esta frase puede resultar molesta y generar una tensión entre el administrador y el auditor, por lo que se genera un impacto negativo que no es la intención del auditor. Evitar el uso de este tipo de frases va a asegurar que exista un carácter cordial en los reportes y que estos cumplan su labor: emprender acciones de cambio para superar los problemas. De nuevo, no se trata de un reporte de culpabilidad sino de mejora.
7. La auditoría no trabaja sobre una empresa sino con ella. Esto se trata de una relación de cordialidad, en la que el auditor no debe considerar su ejercicio como superior de lo que es la empresa. Utilizar frases como “cliente de auditoría” y no “auditado” o “empresa auditada” refuerzan la idea de que el auditor debe trabajar en conjunto con todos los funcionarios de la empresa para superar los problemas.
8. Evitar el uso de jerga muy técnica: esto quiere decir que el mensaje debe ser lo suficientemente claro y profesional, de manera que se refleje un buen ejercicio de auditoría. El uso de jerga técnica es necesario hasta cierto nivel, en el momento en el que el reporte no sea fácil de entender para cualquier empleado, debe sufrir una modificación por parte del auditor. Un administrador al no tener claro el mensaje que se quiere transmitir con el reporte, puede sentir mayor confusión o sentirse abrumado ante lo que se le está presentando.
9. Evitar tomar todo el crédito: Esta es una actitud de superioridad y egolatría que debe evitarse a toda costa en los reportes de auditoría. Como se ha recalcado varias veces, el ejercicio del auditor no debe ser de carácter punitivo, en el que el auditor se toma la atribución de hacer señalamientos y tratar con superioridad a los administradores y demás empleados de la empresa.
10. Un reporte no debe ser rimbombante: si es así, el auditor debe rescribirlo, de nuevo, no se trata de ejercer una auditoría que se crea superior por el simple hecho de ser un ejercicio de diagnóstico y supervisión. Un reporte para impresionar no cumple el objetivo de generar la motivación necesaria para generar cambios en pro de la mejora continua.

Chambers. R. (2017). ​10 Things Not to Say in an Internal Audit Report. En línea, disponible en: https://iaonline.theiia.org/blogs/chambers/2017/Pages/10-Things-Not-to-Say-in-an-Internal-Audit-Report.aspx

AUDITOOL