21 ASPECTOS CLAVE DE LA DOCUMENTACIÓN DE AUDITORÍA QUE TODO AUDITOR DEBE CONOCER

Estándar

30 OCTUBRE 2018

ASPECTOS CLAVES DE LA DOCUMENTACIÓN DE AUDITORÍA Y DE SU REVISIÓN

1. Los auditores deben preparar documentación que provea:

a. un registro suficiente y adecuado que sirva de base para el informe del auditor y
b. evidencia de que la auditoría se planeó y se efectuó de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría (las NIA), los requisitos legales y regulatorios aplicables.

2. La documentación de auditoría preparada por los miembros del equipo que tengan menos experiencia deben revisarla los miembros del equipo que tengan más experiencia.

3. Al documentar la naturaleza, la oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría efectuados, debemos documentar quién revisó el trabajo de auditoría efectuado y la fecha y el alcance de dicha revisión.

4. Se debe preparar documentación de auditoría que sea suficiente para permitir que un auditor con experiencia, que no tenga conexión previa con la auditoría, entienda:

a. la naturaleza, la oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría efectuados para cumplir las NIA, los requisitos legales y regulatorios aplicables
b. los resultados de los procedimientos de auditoría efectuados y la evidencia de auditoría obtenida, y
c. los hallazgos y asuntos significativos que surjan durante la auditoría, las acciones tomadas para cubrirlos (incluyendo la evidencia adicional de auditoría obtenida), la base para las conclusiones alcanzadas y los juicios profesionales significativos ejercidos para lograr dichas conclusiones.

5. Podemos incluir extractos o copias de los registros de la entidad (como, por ejemplo, contratos y acuerdos significativos y específicos) como parte de la documentación de auditoría en forma de documentos adjuntos.

6. No se requiere retener los borradores reemplazados de la documentación de auditoría y los estados financieros, las notas que reflejan ideas incompletas o preliminares, copias anteriores de documentos corregidos debido a errores de digitación o de otro tipo, ni más de una copia de los documentos. Se puede decidir retener esa documentación cuando ésta incluye notas u otros asuntos que sean relevantes a la auditoría.

7. Las explicaciones que se hagan oralmente, por sí solas, no representan un respaldo adecuado del trabajo realizado ni de las conclusiones alcanzadas, pero pueden usarse para explicar o aclarar información contenida en la documentación de auditoría.

8. Se debe documentar las discusiones de asuntos significativos con la gerencia, los encargados del gobierno corporativo de la entidad y otros, incluyendo la naturaleza de los asuntos significativos discutidos y cuándo y con quiénes tuvieron lugar las discusiones.

9. Todos los documentos que se incluyen en el archivo permanente debe revisarlos un miembro del equipo de trabajo, basado en su juicio profesional, para cada período auditado en la medida que sea necesaria para establecer la relevancia de dichos documentos a la auditoría del período actual. Los documentos en el archivo permanente que ya no sean relevantes a la auditoría se eliminan, de conformidad con los requisitos sobre la retención de la documentación establecida.

10. El equipo de trabajo puede incluir en el archivo permanente un breve resumen de los documentos más extensos, sin ser necesario incluir el documento completo en el archivo permanente.

11. Los manuales de la entidad (tales como los manuales de políticas contables y los manuales de recursos humanos) generalmente no se incluyen en el archivo permanente ya que dichos documentos normalmente se actualizan a través del año.

12. Se debe indicar quién efectuó el trabajo de auditoría y la fecha en que se completó dicho trabajo, para ello el responsable debe dejar evidencia de la fecha de preparación en la documentación de auditoría haciendo referencia como “preparada”, en caso que la información se maneje a través de un software este debe ser parámetrizado de tal forma que se pueda validar la firma del preparador o si se maneja a través de documentos físicos el preparador debe dejar sus iniciales o la forma como se identifique como auditor, (es decir, la firma digital o una imagen de la firma manual del preparador).

13. Cuando fechamos la documentación de auditoría como preparada, seguimos una práctica que incluye el día, el mes y el año. Dicha práctica también aplica a la documentación de auditoría preparada por los especialistas contratados y los auditores internos que proveen ayuda directa.

14. El socio encargado del trabajo debe asumir la responsabilidad de la revisión de la documentación de auditoría que se efectúe.

15. A más tardar en la fecha del informe del auditor, el socio encargado del trabajo, mediante una revisión de la documentación de auditoría y una discusión con el equipo de trabajo, debe satisfacerse de que se ha obtenido evidencia de auditoría suficiente y adecuada para respaldar las conclusiones alcanzadas y emitir el informe del auditor.

16. El socio encargado del trabajo debe revisar lo siguiente, en las fases correspondientes durante la auditoría:

a. las áreas críticas de juicio, especialmente las que corresponden a asuntos difíciles o controversiales identificados durante el transcurso del trabajo
b. la documentación de auditoría relacionada con los riesgos significativos y las respuestas de auditoría al respecto
c. otras áreas que el socio encargado del trabajo considere importantes
d. los estados financieros con las revelaciones correspondientes
e. el informe del auditor
f. las cartas de representación y
g. las comunicaciones con los encargados del gobierno corporativo de la entidad.

17. El gerente encargado debe revisar la documentación de auditoría, según lo determine el socio encargado del trabajo u otro socio de auditoría, en las fases correspondientes durante el trabajo. Esto permite que los hallazgos y asuntos significativos se le indiquen al socio encargado del trabajo y se solucionen oportunamente a satisfacción de este a más tardar en la fecha de los informes de los auditores.

18. Cuando una actividad requiere revisión solo por parte del gerente encargado y esta la revisa el socio encargado u otro socio de auditoría, la revisión hecha por estos cubre el requisito de revisión del gerente encargado. Cuando se requiera que alguna actividad la revise tanto el gerente encargado como el socio encargado u otro socio de auditoría, esta debe ser revisada por ambos salvo que la actividad la prepare el gerente encargado. En ese caso, la revisión del socio encargado o de otro socio de auditoría es suficiente para cubrir el requisito de revisión.

19. Las revisiones por parte del socio encargado del trabajo en las fases correspondientes durante el trabajo permiten que los hallazgos y asuntos significativos se solucionen oportunamente a satisfacción del socio encargado del trabajo a más tardar para la fecha del informe del auditor. Esto permite que el socio encargado del trabajo identifique y solucione los asuntos importantes para el trabajo, incluyendo las áreas críticas de juicio, los riesgos significativos y otras áreas que el socio encargado del trabajo considere importantes.

20. El socio encargado del trabajo usa su juicio profesional para determinar el alcance de su revisión de la documentación de auditoría. El alcance de revisión necesario se ve afectado por, entre otras cosas, el tamaño y la complejidad de la entidad y sus operaciones y los riesgos de error material. No se requiere que el socio encargado del trabajo revise toda la documentación de auditoría, pero puede hacerlo (es decir, puede que no sea necesario revisar cada uno de los documentos o subdocumentos de respaldo, tales como hojas de trabajo específicas en un archivo de Excel cuando exista un resumen que sea suficiente).

21.  Una revisión de la documentación de auditoría consiste en considerar si:

a. el trabajo se ha efectuado de conformidad con las NIA, los requisitos regulatorios y legales
b. los hallazgos y asuntos significativos se han planteado para su consideración adicional
c. se han efectuado las consultas adecuadas y las conclusiones resultantes se han documentado, acordado con la parte consultada e implementado
d. existe la necesidad de modificar la naturaleza, la oportunidad y el alcance del trabajo efectuado
e. el trabajo efectuado respalda las conclusiones alcanzadas y se ha documentado adecuadamente
f. se han logrado los objetivos de los procedimientos del trabajo, y
g. la evidencia obtenida es suficiente y adecuada para respaldar el informe del auditor.

Equipo Auditool