15 PUNTOS CLAVE A TENER EN CUENTA A LA HORA DE EMITIR INFORMES DE AUDITORÍA

Estándar

30 NOVIEMBRE 2018

Para llegar a dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros y opinar sobre la gestión, la aplicabilidad de las normas, la calidad del control interno, se requiere de una alta capacidad profesional y sobre todo de un conocimiento integral de la organización. No es fácil escribir en auditoría y mucho menos cuando los destinatario son directivos con alto nivel de conocimientos, dueños de los procesos y expertos en la misión de la entidad, a quien en muchas ocasiones hay que convencer sobre los errores y desviaciones que su entidad presenta y la causa / efecto que se genera de los hallazgos.

El informe ejecutivo de auditoría, con resultados contundentes expresados en hallazgos materiales, refleja la experiencia del grupo auditor, y concibe especial atención de los gerentes o representantes legales, quienes  consideran éste examen un mecanismo retroalimentador de mejoramiento en la organización y les proporciona confianza sobre su labor y responsabilidad.

Igualmente se puede afirmar que la opinión presentada en un informe de auditoría,  es el resultado  de un examen técnico, concienzudo, profesional, estudiado y desarrollado sobre información ajena, pero con conocimientos propios del quehacer profesional, que de acuerdo con lo informado conlleva a decisiones administrativas, financieras, legales y en ocasiones hasta penales.

Es el informe de auditoría, quien manifiesta a la organización y a sus representantes de manera concisa pero soportada el estado del arte de la entidad en su conjunto, área, proceso o actividad y en relación con el alcance y objetivo de lo evaluado.

Es claro que la calidad del informe no es producto de aplicar la última etapa del proceso auditor (comunicación de resultados), si no, es la consecuencia de un proceso integrador mediante una acertada planeación, ejecutada de manera laboriosa, profunda y objetiva por los integrantes del equipo, igualmente especializados, entrenados y conocedores de los temas y procesos, quienes mediante técnicas y normas de auditoría recogen las evidencias suficientes y competentes que les permita hacer un juicio sobre lo evaluado,  y que finalmente se incorpora en el informe, no antes de incansables discusiones en relación a lo que se va a plantear en el informe final, de manera responsable.

En ocasiones y ante la ligereza de actuar y producir resultados, se plasman juicios a veces peyorativos, no propios del actuar profesional,  que hacen proyectar hacía el auditor y la auditoría mala imagen, falta de confianza y mas haya, procesos judiciales por injuria y calumnia, todo por la ligereza en el escribir sin aplicar una norma de auditoría como es, el cuidado profesional.

Pero ese cuidado no se limita solamente a los informes de auditoría, si no también a la correspondencia enviada a la organización, cuya presentación dependerá  de su destinatario, siempre de manera respetuosa pero concebida en relación con la investidura del respectivo cargo.

Por lo anterior, recuerde:

1. El gerente o representante legal en virtud de sus ocupaciones, nunca leerá un informe de más de tres páginas.
2. En los informes ejecutivos cuide de no señalar nombres o áreas responsables, limítese a identificar el problema, cuenta, requisito o norma.
3. Los puntos que se presentan en el informe deben quedar organizados de mayor a menor importancia
4. Buena ortografía y buena redacción, en las cartas y correos que enviemos, eso dice mucho de un profesional.
5. Los informes detallados, hacen parte como anexo del informe ejecutivo, pero si deben ser dirigidos al responsable del proceso para su conocimiento y mejoramiento.
6. Los informes de auditoría, no se puede endilgar responsabilidades ni actuar como juez, sugiriendo sanciones.
7. Discutir (validar) el borrador del informe con las áreas responsables, antes de producir el informe final. Evite llevarse sorpresas.
8. El informe es el valor agregado de la auditoría, su conformidad por parte de la entidad posiciona y reconoce la calidad de la auditoria.
9. Todos los informes de auditoría deben ir numerados y fechados  consecutivamente,  con logo de la firma, organismo o área de control y radicados oportunamente en el área de destino.
10. Los informes deben ser firmados o refrendados únicamente por el Jefe o líder de la comisión o equipo, quien como responsable de la supervisión del trabajo, revisará la calidad de los contenidos tanto de correspondencia enviada como de los informes parciales y finales.
11. Revisar en varias oportunidades el contenido del informe, realice los ajustes y solicite que otra u otras personas del grupo lo lea y manifieste sus impresiones sobre el mismo.
12. Todos los hallazgos descritos en los informes deben estar debidamente soportados en papeles de trabajo de la auditoría.
13. Guardar en archivo y back-up los proyectos y definitivo del informe.
14. La correspondencia en ocasiones se constituye en prueba sobre la omisión o negligencia de la administración de entregar cierta información.
15. Utilizar las normas icontec en la preparación de los informes.

“Un simple escrito, refleja la calidad, conocimiento  y experiencia de su editor”

Marco Hernando Bonilla Martínez

Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.

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