PON A PRUEBA TUS INDICADORES DE GESTIÓN. ¿SON KPIS O RPIS?

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• Publicado el 18 de octubre de 2016

David Díaz Robisco

Soluciones sencillas para mejorar resultados implicando a los equipos | KPIs relevantes | Formación práctica

Un poco antes del año 2000 llegó mi primer gran reto profesional. Tenía la responsabilidad de cambiar la tendencia (de pérdidas a beneficios) de una fábrica de mozzarella (>30 MM de facturación) recién comprada por Telepizza. Cotizando en bolsa, existía mucha presión para entrar en beneficios cuanto antes.

Al depender de un grupo ya teníamos fijado un precio de transferencia que no diese ningún problema ni a nivel de contabilidad de costes ni de impuestos. Además el reporting era matricial. La unidad productiva tenía cierta independencia, pero cada departamento estaba supervisado por la central: compras, dirección industrial, administración, finanzas y recursos humanos tienen sus indicadores para reportar y su dependencia jerárquica.

Nos encontrábamos en una situación con subida del precio de leche. La única forma de dar beneficios, sin poder tocar el precio de venta, era siendo mucho más productivos. Intentar convencer a la central de una variación de precios justificada porque las circunstancias del mercado habían cambiado no servía de nada. Y además creo firmemente que es la mejor forma de obligar a dar lo mejor de nosotros mismos. Es como si después de haber contratado un viaje en avión con antelación, el día del vuelo te dicen que tienes que pagar más porque ha subido el precio del combustible. No tiene sentido.

En una reunión con el Director de Fábrica me propuso comprar la leche más cara (las compras eran también mi responsabilidad). Es decir, me estaba diciendo que reportara peores indicadores a compras. Necesitaba que la leche viniese con más proteína. De esa forma, él se comprometía a utilizar menos kilos de leche por kilo de queso. Hicimos el cálculo y efectivamente pagar más por el litro de leche suponía un coste menor en el kilo de queso fabricado.

La leche tiene un precio base. A partir de ahí se paga en función de la calidad. Los dos parámetros principales de pago son: grasa (de la que sale la nata) y proteína (afecta al rendimiento). Nosotros decidimos hacer una prueba y pagar un poco por encima de mercado la proteína en algunas rutas. En tres semanas esas rutas empezaron a venir con más proteína. Los ganaderos habían hecho números y les salía rentable cambiar la alimentación de las vacas para generar más proteína. Conseguimos reducir el coste del kilo fabricado, incluso reportando peores indicadores en compras. Ya no perseguíamos que cada departamento quedase bien en la foto con la central, sino que nos uníamos para conseguir un objetivo común. Si quieres saber más haz click aquí para leer Cómo mola tener un objetivo.

Nuestros indicadores de gestión no eran económicos, pero tenían un gran impacto sobre la cuenta de resultados. Empezamos a hacer seguimiento fundamentalmente de:

• Nivel de proteína de la leche.
• Litros de leche necesarios por kilogramo de queso.
• Precio base de compra de leche.

Todos sabíamos si íbamos a tener un buen o mal día, sin tener que esperar a fin de mes. Lo que normalmente reconocemos como KPIs (en este ejemplo coste del litro de leche, coste del kilo de queso), realmente son RPIs (Result Perfomance Indicator). Es decir, resumen lo que ha ido pasando en una magnitud económica. Pero por sí solos, son incapaces de ayudar a los equipos a mejorar. No les dice qué es lo más importante que se tiene que controlar, o cómo saber si han tenido un buen o mal día.

Es muy normal llevar el control prespuestario en un Excel- Pero esta situación tiene sus problemas. Normalmente se llevan RPIs, pero son indicadores resumen que no ayudan a los equipos a conseguir sus objetivos. Haz click aquí para saber más sobre “Las 7 limitaciones de presupuestar en Excel”.

A continuación dejo una tabla para resumen muy sencilla para saber si estamos trabajando con KPIs o RPIs. Si puedes contestar a la pregunta ¿Qué estamos haciendo todos los día para conseguir el resultado?, entonces estamos ante un auténtico KPI.

¿Y tú? ¿Qué indicadores utilizas para saber si has tenido un buen o un mal día? ¿Son RPIs o KPIs? ¿Te resulta difícil traducir el RPI a KPI? Me encantará conocer tu experiencia u opinión. El objetivo es compartir este espacio hacer el día a día más fácil a otros profesionales.

Si quieres saber más de cómo mejorar los resultados de tu empresa a través de indicadores de gestión, haz click aquí para conocer nuestra metodología ABM. Estaré encantado de acompañarte en ese camino.

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