Las Auditoría Internas de, por ejemplo, la Norma ISO 9001, la Norma ISO 14001 o la Norma ISO 27001, no son en ningún caso meros trámites, sino que son una herramienta de gran valor para la mejora continua gracias a su carácter de actividad de análisis que permite comprobar el seguimiento y la verificación de la implementación eficaz del sistema de gestión, entre otros aspectos.
Comprender el objetivo de las Auditorías Internas y las características que deben tener es clave para todas aquellas empresas que tengan implantado un sistema de gestión o que estén pensando en hacerlo. Por esta razón, en el artículo de la semana voy a hablar de estos dos aspectos.
La Auditoría Interna como piedra angular
En la Norma UNE-EN ISO 9000:2005, “Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario”, nos define la Auditoría como un “proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría, y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría”.
Es decir, es un examen y, como todos los exámenes, persiguen un objetivo muy concreto: evaluar el sistema de gestión implantado en la empresa y como la empresa sigue sus indicaciones, así como su evolución en el camino hacia la mejora continua.
Como ya dije antes, no puede ser considerada como un documento sin valor o, como algunas empresas lo consideran, un mero trámite más para la certificación ya que de esta forma sólo conseguimos desvirtuarla, restarle valor y que las aportación que no da su ejecución estén viciadas en tal punto que, en lugar de transmitirnos una imagen fiel y verídica de la empresa, su funcionamiento y su relación con la Norma ISO que tengan implantada, se convierta en un cuento de ficción en el cuál cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia.
Tampoco se debe caer en el otro lado de la moneda y ver las auditorías internas como una herramienta para buscar culpables de los incumplimientos detectados, ya que, aunque se realice siguiendo los pasos adecuados y manteniendo la objetividad y la independencia del auditor, los otros protagonistas se sentirán presionados, la verán como un proceso policial y actuarán como tal.
Sobre este aspecto, tampoco debemos olvidar que en el proceso de auditoría el protagonista único no es el auditor, sino que también juegan un papel primordial y relevante todos y cada uno de los miembros de la empresa, desde la gerencia o el equipo directivo al personal de administración o a los del sector de la producción, por poner un ejemplo.
Por lo que, no debemos restar de ninguna de las maneras la importancia que presenta y tienen las Auditorías Internas ya que si no las consideramos como la piedra angular del sistema de gestión implantado, lo único que haremos será minar la utilidad de esta herramienta como evaluación para el crecimiento y la mejora.
Características de las Auditorías Internas.
Tal y como se ha transmitido anteriormente, las Auditoría Interna se caracterizan por ser un:
- examen metódico,
- independiente,
- documentado,
- basado en evidencias objetivas,
- participativo por toda la empresa,
- marcado por la objetividad, y
- centrado tanto en la parte positiva como en las no conformidades.
De la misma forma y para completar la visión sobre la importancia de la realización de una correcta auditoría interna, los objetivos de esta se pueden resumir en los siguientes puntos:
- Estudiar los documentos del sistema.
- Evaluar cuál es el punto en la capacidad para cumplir los requisitos legales, reglamentarios y contractuales.
- Establecer el nivel de cumplimiento de los procedimientos.
- Verificar que todos los niveles de la empresa sigan los procedimientos.
- Comprobar que se alcanzan los objetivos marcados.
- Indicar puntos que se deben mejorar y cuáles podrían ser las acciones correctivas para corregirlos.
- Proponer oportunidades de mejora.
- Servir para prevenir problemas futuros.
- Y, por último pero no por ello menos importante, ayudar a mejorar de forma continua.
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