Las responsabilidades del Compliance Officer en España parten del deber de informar los posibles riesgos e incumplimientos, pero no se limitan a ello. Se trata de una función que para poder cumplir cabalmente con ese deber y ser eficaz en su gestión, requiere ejecutar una serie de tareas de seguimiento, control, implementación, capacitación y notificación a los órganos de gobierno de la empresa.
Si bien no hay un consenso sobre todas las responsabilidades del Compliance Officer, que pueden variar de empresa a empresa según su organigrama y sector, sí existen unas líneas generales de actuación comunes para la función que vienen recogidas recientemente en la Norma ISO 19600. De manera enunciativa, destacan las siguientes:
- Debe identificar las obligaciones a que están sujetas las empresas, tanto desde el punto de vista legal como también aquellas directrices que deriven de Códigos Sectoriales o de sus propias políticas o de Códigos Éticos. La doctrina refiere estos dos tipos de obligaciones como Hard Law y Soft Law, siendo las primeras aquellas que derivan de un mandato jurídico cuyo incumplimiento representa una infracción, mientras que las últimas son aquellas que voluntariamente decide cumplir la empresa como buenas prácticas sectoriales o de desarrollo de buen gobierno.
- Debe comprender los procesos y procedimientos de la empresa, de manera que pueda integrar el desarrollo de los mismos con las obligaciones en materia de cumplimiento normativo.
- Frente a los empleados, el Compliance Officer será el responsable de proveer o coordinar los entrenamientos continuos en materia de cumplimiento normativo, así como la figura que dará soporte en el caso de dudas sobre cómo proceder o si cierta conducta constituye o no una infracción al Compliance de la empresa.
- De igual modo, es quien responderá por la adecuada comunicación del programa de Compliance a los empleados, debiendo divulgar cualquier información relevante en materia de cumplimiento a las empresas y hacer entrega del Código de Conducta y las políticas a que estará sujeto el personal.
- El Compliance Officer deberá también contribuir en la descripción de las obligaciones de Complianceque sean inherentes a cada área o cargo dentro de la empresa, como parámetro objetivo en la evaluación de desempeño del personal.
- Teniendo en cuenta que una de las principales responsabilidades del Compliance Officer es informar sobre cualquier incumplimiento, debe implementar las medidas y controles que le permitan conocer oportunamente los riesgos e incidencias, bien sea a través del personal o inferidas de la propia documentación que recaba a través de procesos internos. Ejemplo de ello son:
a – Sistema de denuncias, quejas y soporte telefónico o mediante correos electrónicos.
b – Reuniones periódicas con los responsables de procesos.
c – Informes periódicos de reporte de incidencias.
d –Mecanismos de soporte directo a los empleados que tengan dudas sobre si una conducta o no representa un riesgo, antes de ejecutarla.
e – Checkpoints y controles de procesos en los casos en que se exceda de los parámetros normales de operación en los cuales se requiera la aprobación del Compliance Officer (Por ejemplo: Firma de contratos que excedan determinado monto, autorización de obsequios corporativos).
f – Indicadores de desempeño y de cumplimiento de las medidasestablecidas para garantizar el cumplimiento normativo y que reflejen la evolución del sistema de prevención de riesgos.
- Dado que uno de los sectores que puede generar riesgos para las empresas son sus relaciones con terceras partes, es también responsabilidad del Compliance Officer identificar y atender los riesgos derivados de sus relaciones con clientes, proveedores, distribuidores y comerciales externos, así como con cualquier colaborador que pudiese ser considerado representante de la empresa.
- Monitorear el funcionamiento del sistema de prevención de riesgos y tomar las medidas preventivas y correctivas que garanticen su eficacia y asegurar la revisión en los intervalos planificados.
- Proveer asesoría a la organización en materia de Compliance, bien sea directamente o a través de expertos externos.
Como se puede apreciar, se trata de un conjunto de responsabilidades importantes no sólo para el cargo sino que puede incidir sobre la actividad de la empresa, y es por ello que se debe garantizar que quien funja comoCompliance Officer o conforme un Comité a tales fines, sea una persona que demuestre valores comointegridad, compromiso, liderazgo, comunicación efectiva, la habilidad para insistir y convencer sobre la aceptación de sus recomendaciones y un conocimiento profundo (o el acceso a expertos en la materia) en temas de cumplimiento normativo.
Cabe destacar que el incumplimiento de estas responsabilidades puede acarrear no sólo las sanciones penales que establece el Código Penal para la empresa, sino también responsabilidades personales para elCompliance Officer que no haya ejercido su deber de vigilancia diligentemente. Aunque por lo novedoso del tema en España no tenemos aún pronunciamientos judiciales, existen precedentes en el entorno europeo, como el de un Tribunal Federal en Alemania que condenó a la Compliance Officer de una empresa de basura de Berlín en el año 2009 por haber incurrido en omisiones respecto a su deber de supervisión y vigilancia a pesar de haber notificado el incumplimiento. Caso que, desde luego, será el espejo en el que se mirarán nuestros tribunales en breve como viene sucediendo en materia de Derecho Comunitario de la Unión Europea.
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