Monitoreo del sistema de control de calidad en una firma de Auditoría

Estándar

De acuerdo con la NICC 1, la Firma debe establecer un proceso de vigilancia diseñado para darle seguridad razonable de que las políticas y procedimientos relativos al Sistema de Control de Calidad son relevantes, adecuados y están operando de manera efectiva.

Este proceso debe ser enfocado a la revisión de los trabajos finalizados, con el propósito de verificar el adecuado cumplimiento de las políticas de calidad implementadas por la Firma.

Las políticas y procedimientos de control de calidad son parte fundamental del Sistema de Control Interno de la firma de auditoría. El seguimiento consiste principalmente en conocer este sistema de control y determinar -mediante entrevistas, pruebas de revisión a fondo e inspección de archivos del encargo y de otra documentación que sea relevante- si el sistema de control está diseñado y opera de manera eficaz (y en qué medida). También incluye dar recomendaciones para mejorar el sistema, particularmente si se detectan debilidades o si han cambiado las normas y prácticas profesionales.

Normalmente las revisiones deben ser ejecutadas por personas que no han participado en el trabajo. En firmas medianas y grandes, la revisión puede ser realizada por personal de otras oficinas miembros de la Firma.

Este proceso debe incluir estas acciones:

• Considerar y evaluar continuamente el Sistema de Control de Calidad de la Firma, incluyendo, de manera cíclica, la inspección de, por lo menos, un compromiso terminado de cada socio del compromiso.
• Determinar qué socio(s), u otras personas que cuenten con experiencia y autoridad suficientes y adecuadas en la Firma, tendrá(n) las responsabilidad del proceso de vigilancia; y
• Determinar que quienes lleven a cabo la revisión de control de calidad del compromiso no participen en la inspección del mismo.

Procedimiento de inspección

Las políticas y procedimientos que debe incluir el Sistema de Control de Calidad están relacionadas con lo siguiente:

• Nombrar a un responsable del monitoreo del Sistema de Control de Calidad.
• Definir procedimientos para obtener una evaluación respecto al cumplimiento de las normas profesionales y el cumplimiento de las leyes y reglamentos que afecten la actuación de auditoría.
• Evaluar periódicamente el diseño e implementación del Sistema de Control de Calidad.
• Reportar el resultado de la revisión del Sistema de Control de Calidad a todos los miembros de la Firma. Esto con el fin de que los temas de mejora sean conocidos por el personal que no fue revisado.
• Se deben definir los responsables de preparar los planes de acción para subsanar las debilidades identificadas.
• Definir quién y con qué periodicidad debe dar seguimiento a los planes de acción diseñados para subsanar las debilidades.
• Definir cuáles son las consecuencias del incumplimiento con los planes de acción.
• Definir cuál es el alcance que se le dará a la revisión en términos de trabajos, socios y gerentes revisados.
• Definir cuáles son los criterios para la sección de revisores.
• Definir cómo se deben documentar las revisiones.
• Definir guías o procedimientos para que los resultados del monitoreo del Sistema de Control de Calidad formen parte de los procesos de evaluación, desarrollo profesional y compensación del personal.
• Definir cuáles son los procedimientos a seguir cuando existen quejas de terceros o del personal por incumplimiento con normas profesionales, leyes o reglamentos que afectan la actuación profesional.

El diseño de la inspección puede verse afectado por muchos factores. La planificación del proceso de inspección generalmente incluye factores como los siguientes:

• Dimensión de la Firma;
• Naturaleza y complejidad de la actividad de la Firma;
• Riesgos asociados con la base de clientes y tipos de servicios que se prestan en los encargos;
• Número de oficinas y ubicación geográfica de las mismas;
• Evaluación general del funcionamiento y cumplimiento de cada oficina (si procede);
• Resultados de inspecciones anteriores y de inspecciones externas realizadas por organismos profesionales o entidades reguladoras; y
• Grado de autoridad otorgado a los miembros, divisiones y oficinas de la Firma.

La documentación de las inspecciones puede incluir los siguientes elementos:

• Una evaluación de la observancia de normas profesionales y requerimientos reglamentarios y legales aplicables;
• Los resultados de la evaluación de los elementos del Sistema de Control de Calidad;
• Una evaluación acerca de si la Firma ha aplicado adecuadamente las políticas y procedimientos de control de calidad;
• Una evaluación acerca de si el informe del encargo es adecuado a las circunstancias;
• Identificación de deficiencias, las razones subyacentes por las que surgieron, su efecto y la decisión de si se requiere tomar más medidas, describiéndolas en detalle; y
• Un resumen de los resultados y conclusiones alcanzadas (que se entregue a la firma de auditoría), con recomendaciones para tomar medidas correctivas o realizar los cambios necesarios.

Las evaluaciones efectuadas deben comprender temas como los siguientes:

• El grado de cumplimiento con las políticas y procedimientos de control de calidad y la observancia de normas profesionales y requerimientos reglamentarios y legales;
• La relevancia y adecuación de las políticas y procedimientos de control de calidad;
• En qué medida las políticas y procedimientos están actualizados y son congruentes respecto de los últimos pronunciamientos de la profesión;
• El control de calidad y la cultura de ética de la firma de auditoría (incluyendo la confirmación por escrito del cumplimiento con políticas y procedimientos relacionados con la independencia);
• La efectividad de las actividades de educación y desarrollo profesional;
• La adecuación de los materiales de guía y los recursos técnicos que se ofrecen;
• Los procesos de inspección interna de la firma de auditoría;
• El contenido, oportunidad y efectividad de las comunicaciones relativas a los problemas de control de calidad dirigidas al personal de la firma de auditoría; y
• Determinación de la efectividad del seguimiento posterior a la terminación del proceso (por ejemplo, si se realizan oportunamente las modificaciones necesarias).

Los mecanismos de seguimiento que la firma de auditoría puede usar incluyen los siguientes:

• Programas de educación y formación práctica internos y externos;
• El requerimiento de que los socios y empleados conozcan, entiendan y hagan cumplir las políticas y procedimientos de la firma de auditoría;
• Una política que instruya a socios y empleados a no emitir ninguna información sobre los estados financieros del encargo a menos que se hayan obtenido todas las aprobaciones necesarias;
• Un sistema estándar de control de finalización de los encargos y emisión de informes de la firma de auditoría, que indique todas las aprobaciones necesarias por tipo de encargo, función y persona responsable;
• Instrucciones al socio del encargo y al revisor de control de calidad del encargo para que realicen seguimiento continuado de las aprobaciones debidas;
• Instrucciones a todos los socios y empleados para que avisen a la Alta Dirección de la firma de auditoría cuando observen incumplimientos insignificantes o incumplimientos menores reiterados de las políticas o protocolos de la Firma.

La decisión de contratar a un tercero independiente, o de establecer un sistema interno de seguimiento, y sus términos de referencia, variará de una firma de auditoría a otra y dependerá del nivel de los recursos con que cuente la Firma en el momento de la inspección y de su habilidad para llevar a cabo el programa de manera efectiva.

En el caso de firmas de auditoría de reducida dimensión, esta función de seguimiento la pueden realizar profesionales externos, siempre que estén debidamente cualificados, o la Firma puede optar por contratar a otra firma de auditoría con la que tenga una alianza.

Equipo Auditool