DESTROZAR ALERTA: CÓMO LOS PREPARADORES ELIMINAN LOS DOCUMENTOS CONFIDENCIALES

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20 de agosto de 2019

Una noticia de un callejón en Nuevo México destacó un problema que se está desarrollando en todo el país: registros de impuestos antiguos que contienen información que va desde números de la Seguridad Social y chequeras hasta documentos de cuentas bancarias y números de teléfono que se dejan en contenedores públicos.

En el caso de Nuevo México, según los informes, muchos de los documentos fueron preparados por la oficina cercana de una cadena nacional de preparación, pero cualquiera que sea el tamaño de la práctica fiscal, la eliminación adecuada de los documentos antiguos del cliente es una cuestión de flujo de trabajo, conciencia y Herramientas correctas para el almacenamiento y la destrucción real.

“Retenemos una copia escaneada de las declaraciones y datos de los clientes durante un par de años, más que los requisitos del IRS”, dijo Scott Kadrlik, CPA y socio gerente de Meuwissen, Flygare, Kadrlik & Associates en Eden Prairie, Minnesota. “Se eliminan y eliminan de nuestros sistemas en ese momento. Tenemos un enfoque sistemático para reemplazar los discos duros de las computadoras y destruirlos de una manera que impida su acceso. Hacemos lo mismo con las copiadoras e impresoras que tienen discos duros ”.

“Todo lo que tenemos es digital, por lo que no hay que destruir registros en papel”, dijo Bruce Primeau, contador público certificado y presidente de Summit Wealth Advocates, en Prior Lake, Minnesota. “Tenemos un consultor de TI que maneja todas nuestras transiciones de una computadora vieja a una nueva. Se ocupan de limpiar y destruir cualquier unidad de computadora vieja ”.

Debra James, una agente inscrita en Genesis Accounting & Management Services, en Lorain, Ohio, devuelve documentos originales a los clientes. “Si guardamos copias de cualquier cosa”, dijo, “las guardamos con declaraciones de impuestos durante cuatro años, después de lo cual purgamos los archivos y los recogemos y trituramos profesionalmente”.

Un gran camión

Un método parece ser el más popular entre los preparadores que buscan destruir los documentos antiguos de los clientes. “Destrozo todo”, dijo Larry Pon, contador público certificado y asesor experto en Pon & Associates, en Redwood City, California. “Un gran camión aparece en mi oficina y se come todos mis archivos”.

“Tenemos un servicio de trituración adherida en nuestro piso que usamos para triturar toda la información de los contribuyentes que no se devuelve a nuestros clientes una vez que la enviamos en PDF”, dijo Brian Stoner, un contador público certificado en Burbank, California. “Las unidades de computadora viejas son trituradas y desmagnetizadas, luego enviadas a un servicio de eliminación de desechos electrónicos”.

“Trituramos papel [pero] no guardamos mucho y almacenamos registros de clientes en discos duros o copias de seguridad en la nube”, dijo Morris Armstrong, EA en Armstrong Financial Strategies en Cheshire, Connecticut.

Según docuVault , hay dos tipos de servicios de trituración: dentro y fuera del sitio. Entre otros puntos relacionados con los servicios de trituración:

• Las empresas deben contar con la certificación AAA de la Asociación Nacional de Destrucción de Información , lo que significa que la empresa está capacitada para triturar adecuadamente los documentos confidenciales. Verifique dos veces a las compañías sobre su certificación.
• ¿Qué seguro ofrece la empresa? Los diferentes servicios de trituración ofrecen diferentes niveles de seguro. Asegúrese de que la compañía que está considerando esté asegurada en caso de que algo salga mal, como el robo de identidad.
• Algunas compañías ofrecen más que solo servicios de trituración, como el almacenamiento de documentos. Algunos también ofrecen descuentos por purgas anuales.

También puede solicitar un Certificado de Destrucción , que tiene información detallada sobre la destrucción de sus documentos que garantiza que el proceso de trituración cumpla con todas las leyes de seguridad relevantes.

Ty Wright / Bloomberg

¿Pagar sin papel?

El esfuerzo de la industria durante años por la empresa sin papel parece estar pagando pequeños dividendos, al menos en términos de almacenamiento de documentos. “Mi intención es purgar las declaraciones de impuestos cerradas de nuestros archivos después de cinco a seis años. Para el almacenamiento de declaraciones y registros de impuestos de clientes, nos mudamos a la versión electrónica hace varios años ”, dijo Twila Midwood del Advanced Tax Center en Rockledge, Florida. “Por lo tanto, la purga de registros antiguos no ocurre con tanta frecuencia como debería”.

La oficina de CPA de Lafayette, California, y el abogado G. Scott Haislet también destrozan. “Estamos tratando de ser tan sin papeles como sea posible en cuanto a registros del año anterior, documentos de trabajo, declaraciones, etc.”, agregó.

“Nuestras copias de devoluciones de clientes y documentos de respaldo se encuentran en nuestra red. Conservamos estos documentos durante siete años y luego los eliminamos ”, dijo Mike Crabtree, JD, CPA y socio de Boulay en Eden Prairie, Minnesota. “No guardamos copias físicas de ningún documento del cliente. Cuando llegan los documentos, los escaneamos en carpetas en nuestra red y devolvemos los documentos al cliente o los trituramos, según los deseos del cliente “.

Asegurar con clavos

“Escaneamos todos los documentos de inmediato y devolvemos los originales al cliente”, dijo Chris Hardy, EA y director gerente de Paramount Tax en Georgia. “Cuando desechamos los discos duros viejos, comenzamos eliminando todos los archivos y luego destruyendo físicamente el disco”.

Según un informe reciente del proveedor Shred-it, más de la mitad (53 por ciento) de las empresas no utilizan un servicio profesional para destruir discos duros viejos, USB u otro hardware que contenga información confidencial. A veces entra en juego un equipo especial.

Pon saca los discos duros de sus computadoras y los almacena. “Asegúrese de comprar un gabinete de disco duro para poder extraer cualquier archivo de esos discos duros, por si acaso”, agregó.

“Las pocas unidades antiguas que se han eliminado fueron entregadas a una persona de TI que las borró y luego las destruyó físicamente: desmagnetizadores, calor, martillos y taladros”, dijo Armstrong.

Una caja de disco se refiere a una caja de cubierta o carcasa especialmente diseñada para contener unidades de disco duro; a menudo permite que estas unidades se comuniquen en caso de que se deban leer datos antiguos. La desmagnetización es el proceso de disminuir o eliminar un campo magnético remanente, y también se utiliza para destruir datos en el almacenamiento magnético.

En cuanto a los viejos discos duros de su práctica, James dijo: “Nuestro profesional de TI los saca de las computadoras y los destruye con un martillo”.

Jeff Stimpson

Escritor independiente