EL PHVA, HERRAMIENTA DE GESTIÓN EFECTIVA A LA HORA DE PROGRAMAR, EJECUTAR Y MEJORAR EL PROCESO AUDITOR.
EstándarCREADO: 03 MAYO 2019
Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool
“En la actualidad, las empresas tienen que enfrentarse a un nivel tan alto de competencia que para poder crecer y desarrollarse, y a veces incluso para lograr su propia supervivencia, han de mejorar continuamente, evolucionar y renovarse de forma fluida y constante. El ciclo PHVA de mejora continua es una herramienta de gestión presentada en los años 50 por el estadístico estadounidense Edward Deming”.
Las siglas del ciclo PHVA corresponden a las iniciales de las palabras Planificar, Hacer Verificar y Actuar.
Cada uno de estos 4 conceptos corresponde a una fase o etapa del ciclo, veamos entonces para el caso del proceso de Auditoria cuales serían los parametros de medición por ciclos:
PLANIFICAR (P): En la etapa de planificación se establecen objetivos y se identifican los procesos necesarios para lograr unos determinados resultados de acuerdo a las políticas de la organización Auditora. En esta etapa se determinan también los parámetros de medición que se van a utilizar para controlar y seguir el proceso:.
- Elaboracion de programas de auditoria
- Iniciar la auditoria.
- Definir los objetivos alcance y los criterios
- Definir los recursos.
- Revisar el procedimiento
- Designar el auditor lider.
- Determinar la viabilidad
- Conformar el equipo
- Revisar documentos.
- Preparar la auditoria de campo
- Prepaarar los papeles de trabajo, documentos, plan de auditoria, lista de verificación y solicitud de acciones correctivas,.
- Asignar trabajo al equipo auditor.
HACER (H): Consiste en la implementación de lo planificado para lograr los objetivos planteados:
- Realizar la auditoria de campo.
- Efectuar las reunión de apertura
- Definir los canales de comunicación.
- Recolectar y verificar la información.
- Generar los hallazgos de auditoria.
- Preparar las concluusiones de la auditoria
- Realizar las reuniones de cierre
VERIFICAR (V): Una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras, se establece un periodo de prueba para medir y valorar la efectividad de los cambios. Se trata de una fase de regulación y ajuste:
- Preparar, aprobar y distribuir el informe.
- Terminar la auditoria
- Seguimmiento y revisión
- Identificar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y/o planes de mejoramiento
- Identificar las oportunidades de mejora.
ACTUAR (A): Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten a las expectativas y objetivos predefinidos, se realizan las correcciones y modificaciones necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones pertinentes para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos.
- Realizar actividades complementarias
- Realizar mejoras al programa de auditoria
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Marcbon/007
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