sábado, 29 de julio de 2017
CUANDO EL REMEDIO DE LA ABUELA NO ALCANZA
Estándar
Por Andrés Rebagliati
El 70% de las empresas familiares desaparece en la transición de la primera a la segunda generación (hijos) y el 30% restante, solamente el 15% sobrevive a la tercera generación (nietos). Por qué
A veces tiene que ver con problemas comunes y corrientes. Por ejemplo, las discusiones de la casa que se llevan al trabajo, y viceversa. O con un sucesor que no tiene la misma vocación que su padre.
En otras ocasiones, hay que hablar de las decisiones equivocadas, como priorizar un familiar para alguien que no conoce, sin tener en cuenta capacidades o experiencias de cada uno.
Pero en líneas generales, lo que impide pasar de una generación a la siguiente cuestión de los problemas de organización al momento de hacer el cambio de mando. Ahí está la verdadera causa madre que puede explicar el cierre de tantas empresas familiares.
3 problemas de organización
– La información sobre una empresa familiar suele estar en manos de pocas. De hecho, puede estar en manos del padre y / o la madre, lo que responde al modelo de organización de la casa. Tanta dependencia resulta un problema cuando el líder no está más y los que tienen que asumir su posición son los sucesores. Por eso, es fundamental democratizar el acceso a la información (no necesariamente toda) entre más personas.
– La distribución de las tareas y el control de su ejecución no siempre sigue un proceso ordenado. En este caso, también la organización puede replicar el funcionamiento de la casa, en donde hay un líder que ordena y los niños que acatan, pero no existe un proceso para medir y controlar las tareas que se realizan.
– En casos extremos, los registros de datos (financieros, de ventas, de facturación, etc.) no existe, y la empresa no sabe en dónde está parada. Esto significa que no hay nada que ver y que tenga un conocimiento integral sobre la situación de la empresa.
En este contexto, hay que hablar de la necesidad de profesionalizar el trabajo de muchas empresas familiares. Esto puede hacer, por ejemplo, contratando a un CEO que aporte una visión externa a la familia. A veces es necesario alguien con un poco más de la perspectiva, que no es inmerso en los problemas familiares del día al día.
Otra variante es profesionalizar la comunicación y la integración de los procesos internos a través de un software CRM (Gestión comercial) y ERP (Gestión administrativa-contable), que ayude a resolver los problemas de organización y hacer más sencilla la sucesión.
Lo cierto es que hoy en día, aproximadamente el 70% de las empresas de Latinoamérica son familiares. Muchas están adaptadas a lo que el mundo de negocios exige, pero muchas otras no.
Algunas de las cosas que se venden en los mercados cada vez más competitivos, las soluciones se pueden encontrar por fuera de la familia. Cuando se trata de problemas de gestión, por ejemplo, no conviene quedarse con el remedio casero de la abuela.
Escrito por Andrés Rebagliati, Responsable de contenidos en TACTICASOFT ( www.tacticasoft.com
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GRANDES PYMES
¿PUEDE UN SOFTWARE DE INVENTARIOS MEJORAR LA RENTABILIDAD?
Estándar
Por Alejandro Vásquez
Existen empresas tanto pequeñas como medianas con operaciones complejas a nivel de inventarios. Cuando un inventario no se manejado cuidadosamente, se convierte en una “trampa de capital de trabajo” donde el dinero se tiene, pero en ítems que poco rotan y que se “empolvan” en la estantería.
Esto se puede dar por muchas razones. Por ejemplo, una empresa pequeña de venta de cosméticos puede manejar cientos de referencias de producto. Una empresa más grande puede manejar también bodegas con producto en múltiples establecimientos y geografías. Otra puede manejar productos perecederos que de no venderse a tiempo se pierden. El caso es que el manejo de un inventario puede considerarse no solo el activo principal de muchas PYME, sino también el principal dolor de cabeza del dueño de un negocio.
El hecho es que manejar un inventario “en la cabeza” es casi que imposible. Aun en casos donde solo se opera con decenas de referencias, el solo proceso de pedido a proveedores y de recibir despachos y pedidos de clientes, varias veces al día, sobrepasa la capacidad de la memoria de “casi todos los mortales”.
Manejo de Excel
Por esta razón, muchas empresas recurren a operar entonces en Excel, lo que efectivamente les ayuda a llevar algún control del inventario. Sin embargo, es peligroso, puesto que es una hoja de cálculo tan flexible que es fácil cometer errores como borrar una referencia, modificar por accidente una cantidad o simplemente -debido a que Excel no está conectado a un sistema de facturación- olvidar descargar un inventario cuando algo se ha vendido, para luego perder una venta al momento de darse cuenta que lo que se pensaba que se tenía ya se acabó.
Hoy por hoy existen muchas soluciones de tecnología que permiten un mejor manejo del inventario. Normalmente se les llama “Software de Gestión Empresarial”, Software Administrativo o ERP (de la sigla en inglés Enterprise Resource Planning). Históricamente estas habían sido muy costosas para una PYME. Pero nacen nuevas ofertas que permiten operar un negocio desde la nube o internet, y que pueden ser pagadas con una cuota mensual razonable y asequible.
Beneficios de manejar un inventario a través de un software
Conexión venta/compra
En el software de gestión integrados, el inventario está conectado con la venta. De esta manera, al momento de facturar el inventario automáticamente se actualiza, dejando al empresario saber cuánto le queda de qué.
De similar manera, el software de inventarios permite que un empresario consulte sus existencias escasas o en exceso. Así sabe exactamente qué comprar y qué no comprar, y tiene más poder de decisión frente a los múltiples y persuasivos intentos de sus proveedores de venderle más de lo que necesita.
Seguridad
Toda PYME está sujeta al riesgo de robo de sus inventarios. Tristemente, el robo normalmente ocurre cuando empleados inescrupulosos se aprovechan de un proceso que no se encuentra sistematizado para “desaparecer” items del inventario. Cuando un inventario se controla con un software administrativo, y se incrementa o disminuye sólo mediante compras o la facturación, el robo se disminuye dramáticamente y cuando sigue ocurriendo es rápidamente detectado.
Gestión múltiple
Sin un software de inventarios, se hace complejo gestionar múltiples puntos de venta. Una empresa que opere con un software de inventarios logra optimizar las existencias de productos a través de su red entera de bodegas. Más aún, si el software opera en internet, una empresa puede saber qué tiene de exceso en un punto de venta y de faltante en otro para no tener que comprar más; simplemente balancea su inventario a través de traslados entre las bodegas de sus establecimientos.
Algo que fácilmente puede hacer a través del software.
Pensar en el cliente
Un software de inventarios mejora las ventas, al permitir manejar referencias con los atributos que el cliente desea y quiere comprar. Por ejemplo, muchas veces el cliente de una tienda de ropa quiere comprar una camisa, pero la quiere verde y de una talla particular. De nada sirve tener la misma prenda en la talla equivocada o del color que no es.
Un buen software de inventarios permite el manejo de este tipo de “atributos” en el producto o ítem, de tal forma que la bodega siempre mantenga un porcentaje variado del producto que más está rotando.
Analiza todo el producto
Un buen software de inventarios permite analizar la rentabilidad de cada producto que se vende. Esto suena sencillo pero hacerlo bien requiere de computación. Recuerden que los productos que se compran constantemente cambian de precio (especialmente si son importados, pues fluctúan con el dólar).
Un software de inventarios permite mantener el costo promedio de una referencia o ítem en el inventario, lo que a su vez posibilita un análisis de rentabilidad en tiempo real para determinar si ha sido rentable o no vender una referencia para determinada empresa. Son muchas las sorpresas que se llevan los dueños de los negocios al comenzar a usar un software de inventarios, dándose cuenta de las muchas referencias que parecían buen negocio porque rotaban bien, pero cuya contribución en margen era negativa para la empresa.
Conclusión
En conclusión, si no utiliza un software de inventarios en su empresa, está dejando de lado múltiples beneficios económicos que mejorarán su rentabilidad, le liberarán capital de trabajo y le ahorrarán dolores de cabeza.
Hoy por hoy existen soluciones que se ajustan a su empresa aún si ésta es pequeña, especialmente aquellas albergadas en la nube, bajo un modelo de Software as a Service, o SaaS, las se adquieren como un servicio con el pago de una cuota mensual y son livianas de implementar.
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GRANDES PYMES
LAS SEIS APTITUDES DEL PENSADOR ESTRATÉGICO.
Estándar
Por Enrique Bores.
Paul J. H. Schoemaker nos advierte sobre seis aptitudes del pensador estratégico en “6 Habits of True Strategic Thinkers” (20 marzo 2002, Inc.). Señala que los directivos tienden a sumergirse en las actividades del día a día, perdiendo la perspectiva estratégica del negocio.
Para mantenerse como un pensador estratégico sugiere cultivar los siguientes hábitos.
1. Anticipar:
Implica el mantener una visión periférica. Se debe estar al pendiente de los cambios que están ocurriendo en los límites del sector donde se encuentra la empresa y más allá. Para lograrlo es muy útil mantener redes de relación extensas.
2. Pensar críticamente:
Es el hábito de cuestionar todo permanentemente, lo mismo la nueva moda de management que opiniones que surgen del “sentido común”. Es necesario re-encuadrar los problemas con una visión sistémica pensamiento para encontrar las causas raíz y los puntos de apalancamiento, desentramar los modelos mentales (creencias y prejuicios) propios y de la organización y sostener un diálogo franco y abierto al tomar decisiones.
3. Interpretar:
El malestar que genera la ambigüedad lleva a tomar decisiones demasiado rápido. Una interpretación más profunda requiere saber fluir con la incertidumbre dejando que un patrón emerja de la información que se va recopilando. Es necesario buscar patrones en diversas fuentes de datos y estimular a los demás a hacer lo mismo. Es necesario cuestionar las premisas y probar múltiples hipótesis antes de tomar la decisión.
4. Decidir:
Muchos líderes caen en una parálisis de análisis. Es la contraparte del hábito anterior. Es necesario implementar procedimientos y medidas para finalmente tomar la decisión desde una posición lo suficientemente informada; pero evitando buscar la decisión perfecta. Se debe buscar un balance entre rigor, velocidad, calidad y agilidad. Hay que decidir con información incompleta y en medio de la diversidad de opiniones.
5. Alinear:
El consenso total es raro; pero el líder estratégico promueve el diálogo abierto, trabaja por generar confianza e involucra a todos los stakeholders; particularmente cuando los puntos de vista divergen. Para ello es necesario abrir los asuntos difíciles, aun cuando generen malestar; entender las motivaciones y temores de los demás, incluyendo sus agendas ocultas; y trabajar por generar el apoyo necesario.
6. Aprender:
Entre más crece la empresa más difícil es encontrar retroalimentación directa y honesta; por lo que es necesario generarla por diseño. Esto resulta crucial porque los éxitos y fallas, particularmente estas últimas, son fuente invaluable de aprendizaje organizacional. Lo que se puede hacer es promover y ejemplificar sesiones de aprendizaje honestas y rigurosas después de la implementación de medidas o de eventos importantes, corregir el curso tan pronto como se descubra que se va en una dirección incorrecta, y celebrar tanto el éxito como las fallas bien intencionadas que generen aprendizaje importante.
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GRANDES PYMES
¿POR QUÉ LOS GRANDES LÍDERES INSPIRAN LA ACCIÓN?
Estándar
Por Enrique Hernández
Los grandes líderes inspiran la acción, a menudo cuando la gente habla sobre liderazgo, mantiene en su mente el concepto de una persona exitosa, cuyo camino es simple y su trabajo es delegar tareas mientras el solo se dedica a disfrutar el día.
Primero que nada, si has llegado a pensar que un líder es popular, exitoso y alguien inalcanzable, tal vez aún no has conocido el verdadero liderazgo.
La Aviación
A inicios del siglo XX, existió un hombre llamado Samuel Piermong Langley, un pionero de la aviación, que tenía como meta el desarrollo de un vehículo aéreo capaz de transportar personas, en pocas palabras un avión.
Para esto, debemos mencionar que Samuel contaba con poderosos recursos de la época:
- Era un graduado de Harvard con amistades que lo conectaban con las mentes más brillantes de aquellos días.
- El financiamiento lo proveía él ejército de Estados Unidos, además de tener a su disposición los mejores laboratorios del país.
- También poseía el seguimiento de reconocidos periódicos, el New York Times, por ejemplo.
No obstante, había dos hermanos, cuyo trabajo de vida era reparar bicicletas y no poseían estudios universitarios, aun así, en 1905 lograron despegar el primer avión con una persona a bordo, mucho antes que Samuel pudiese lograr llevar a cabo el proyecto.
¿Cómo los Grandes Líderes Inspiran la Acción?
Como la historia de los hermanos Wright, existen muchas otras que a menudo nos llevan a hacernos diferentes preguntas:
- ¿Por qué algunos logran hacer lo que otros con grandes recursos no lograron?
- ¿Por qué los proyectos de algunas personas parecen desafiar todas las posibilidades de fracaso?
- ¿Qué es lo que hace especial aquellos que destacan en la sociedad?
- ¿Cómo es aquellos que parecían tener todo en contra son los que triunfan?
Según lo que nos dice la historia, el pionero de la aviación Samuel, estaba bastante interesado en la fama y el dinero, mientras que los hermanos Wright tenían en mente una simple meta, crear algo nuevo e innovador, es por ello, que cuando los hermanos triunfaron, Samuel abandonó el proyecto, en lugar de proseguir con él.
Lo que divide a los grandes líderes del resto de la sociedad, estriba en que su enfoque y objetivos apuntan hacia aquello que los inspira, apasiona, una meta intangible, que va más allá de cosas finitas como el dinero.
La gente que trabaja con grandes líderes como los hermanos Wright, son personas apasionadas, que a menudo entregan su máximo esfuerzo, es eso mismo lo que los lleva a sobresalir, incluso contra toda expectativa.
Ser Emprendedor es ser un Gran Líder
Si hoy observáramos a un joven que se dedica a llevar la ropa de un equipo de baloncesto y cuyas habilidades en ese deporte no son las más destacadas, probablemente pensaríamos que no llegaría muy lejos, no obstante, aunque no lo sepas, ya conoces a esa persona, su nombre es Michael Jordan.
Si hoy viéramos a un joven que ha decidido abandonar los estudios, tiene problemas económicos, tendencias hippies y además un mal temperamento, pensaríamos que no haría nada de su vida, hasta podríamos asegurar que pasaría desapercibido entre la sociedad, no obstante, hoy lo conocemos como Steve Jobs.
Cuando eres un emprendedor, tienes que saber liderar, eso significa que deberás:
- Creer en ti cuando nadie más lo haga.
- Enfrentarte a la frustración y a hacer el ridículo muchas veces.
- Caminar hacia adelante, aunque nadie te siga.
- Ser el loco que trabaja para cambiar el mundo.
- Considerarte irracional ante el pensamiento de la sociedad.
Ser emprendedor significa ser un gran líder, implica tener una razón por la cual, siempre seguir adelante, recuerda:
“A un líder no lo siguen por lo que hace, sino por las razones que lo hace”
Cuando sigues a un artista de cine, un escritor, un empresario, un cantante, un activista social, lo haces porque te identificas con su manera de pensar.
Por eso te digo:
“Como líder, tu trabajo es hacer de las demás personas la mejor versión de ellas mismas”
Tu proyecto de vida debe ayudar a los demás a crecer junto contigo, nunca es fácil inspirar y liderar, pero es algo que sabes le da sentido a en muchas maneras a tu vida.
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GRANDES PYMES
TECNOLOGÍA Y FRAUDES CONTABLES
Estándar
28.07.17
Si bien es cierto estamos en una era dependiente (casi en su totalidad) de tecnología y/o funcionalidades digitales. Por lo mismo es que en la actualidad, los profesionales de áreas Contables, Financieras y/o Auditoria deben estar capacitados de conocer estas fuentes de información como canales de defraudación.
Si vamos a la realidad de los profesionales de Contabilidad o Contaduría, estan muy alejados de la necesidad de ser capaces de trabajar con medios “Tecnológicos” para poder: Prevenir, Detectar e Investigar Delitos Económicos y Fraudes dentro de las compañías.
Un ejemplo de lo anterior: Un Contador o profesional Contable que actúa como Auditor, ¿Sabe como extraer información desde una Base de datos (SQL, MySQL, Oracle, Postgres, etc)?
Este ejemplo lo podemos vincular a lo que denomina Inteligencia de Negocios, pero esta vez basado en Fraudes (Fraud – Based Business Intelligence), que es la habilidad para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios; de los cuales se pueden obtener reportes, alertas, análisis, etc…
Otros ejemplo: Un Contador o profesional Contable que actúa como Auditor, ¿Tiene los conocimientos para Dirigir y/o Auditar proceso de implementación de Sistemas ERP?
Dado este último ejemplo, que se enfoca en Auditar el proceso de Implementación de un Sistema ERP, que es el examen o revisión de carácter objetivo (independiente), crítico (evidencia), sistemático (normas), selectivo (muestras) de las políticas y normas relacionadas con los sistemas de gestión, con el fin de emitir una opinión profesional (imparcial); en donde es importante que la funcionalidad del Sistema ERP este basada en la optimización de procesos, en el Control Interno, en medidas Preventivas de Fraudes, en medidas Correctivas de Fraudes, etc..
También en la actualidad, relacionado con las NIIF o IFRS, se estan centrando solamente en el proceso de convergencia; pasar de normas locales a estándar internacional, pero la duda es: ¿Están preparados o se han preocupado en como Detectar Fraudes en los Estados Financieros bajo NIIF?
De acuerdo a todo lo anterior podemos responsabilizar a las casas de estudios, que se han dedicado a sacar profesionales tradicionales (Contabilidad o teneduria de libros, Impuestos, Auditoria de Estados Financieros, etc..), y que además sus programas de estudios contienen materias de relleno que no forman parte de la competencia profesional (lenguaje, matemáticas, ciencias básicas) que por mas de 9 años cursaron en la educación básica. No solo es responsabilidad de las casas de estudios, sino que también de los mismos profesionales (No todos obviamente) que se han dedicado a vivir de una Profesión como Tradicional, al no salir del circulo en donde todos hacen lo mismo y no buscan nuevas alternativas inherentes a la competencia.
Como en una de mis publicaciones “Fraudes Contables detrás de los papeles“, es importante precisar que hoy los fraudes que afectan a los estados financieros o al patrimonio de las compañías, ya no son por papeles, sino por medios tecnológicos. Es aquí donde el profesional Auditor ya sea en competencias de Auditoria de Fraudes o Auditoria Forense (Que son distintas) debe tener la capacidad de llegar en forma directa a las fuentes de información, ya que si existiese otra persona o ente colaborador en estas materias, esta información podría sufrir vulnerabilidades o alteraciones que entorpezcan el proceso de Investigación.
Mi recomendación como profesional competente, es: Incursionar en temas relacionados al análisis de datos y/o información digital, por intermedio de procesos tecnológicos.
Publicado por:
Fernando Pérez Tapia
Investigador de Delitos Económicos y Fraudes
Profesional Chileno, con 3 años en Colombia (Cali, Valle del Cauca), dedicado hace más de 12 años en actividades de Prevención, Detección e Investigación de Delitos Económicos y Fraudes.
De profesión: Contador Público y Auditor, especialista en Investigación de Delitos Económicos y Fraudes; e Ingeniero en Informatica con énfasis en Administración de Bases de Datos. Ademas de contar con estudios complementarios asociados a la competencia profesional.
Ha participado en diversos procesos investigativos, tanto para apoyo administrativo como también en apoyo a procesos de carácter judicial, con una gran capacidad de acceder a fuentes de información con sus competencias en áreas de Tecnología por ser Ingeniero en Informática.
Su principal enfoque como profesional es apoyar en la lucha contra actividades delictivas que afecten a la economía de una empresa o país, incorporando cultura, herramientas y metodología asociada a las tecnologías y normativas vigentes.
Actualmente es Fundador y Director Ejecutivo del Instituto de Formación Forense y Antifraudes, cuya principal actividad es ofrecer alternativas de formación continua a profesionales y empresas en temas netamente en competencias de Prevención, Detección e Investigación de Delitos Económicos y Fraudes; es por ello que su principal actividad, en la actualidad, esta enfocada a la docencia como Conferencista, Seminarista y Expositor a nivel nacional e internacional.
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