QUIÉN Y CÓMO SE CUSTODIA LA EVIDENCIA DE UN FRAUDE

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Una vez adquirido y/o decomisado el elemento material probatorio en la escena del presunto crimen y después de haber llevado a cabo las fases iniciales de la cadena de custodia, se debe pensar en el custodio final de la(s) evidencia(s). En anteriores artículos recomendábamos que se acudieran a los servicios de custodia prestados por un notario, quien además acompañó el proceso de decomiso de evidencia y realizó el acta de presencia, sin embargo tenemos más opciones, las cuales veremos a continuación.

Existen otras opciones para la custodia del elemento material probatorio, además de las prestadas por una notaría, teniendo en cuenta varias consideraciones.

La custodia puede llevarse a cabo por la misma organización que está realizando el análisis forense o puede acudir a los servicios de un tercero especialista en el almacenamiento de evidencia, que puede ser el mismo perito forense u otra compañía.

Qué debe garantizar el custodio

Independiente del organismo que custodie el elemento material probatorio, debemos tener en cuenta las siguientes características que propendan por un correcto almacenamiento y custodia del elemento material probatorio:

1. Infraestructura: que las instalaciones sean adecuadas para guardar elemento material probatorio y garanticen que tienen como propósito almacenar ítems que sean activos de información (en caso de ser evidencia digital almacenada en un medio físico).
2. Delimitación: el lugar donde se almacene el elemento material probatorio debe contar con delimitaciones, es decir, que se pueda identificar el lugar donde se encuentran los ítems y no tener que buscarlos entre un montón de materiales sin clasificar.
3. Oficina administrativa: el lugar debe contar con una oficina además del lugar de almacenamiento, para que las personas gestionen allí la entrega y recepción del elemento material probatorio y no directamente en la puerta de la bodega o caja fuerte.
4. Ambientales: deben garantizar que las condiciones de humedad, temperatura, luz y limpieza sean los adecuados para no dañar elementos materiales probatorios y que los instrumentos de medición se mantengan debidamente calibrados.
5. Vigilancia: el lugar debe estar vigilado las 24 horas por personal de seguridad y al mismo tiempo debe contar con cámaras de seguridad que permitan mas adelante buscar tiempo atrás las grabaciones desde el momento que entró la evidencia hasta que salió.
6. Registro: el lugar debe registrar correctamente la hora y fecha de entrada y salida de los elementos materiales probatorios.
7. Custodio: debe estar plenamente identificado el custodio, sea una empresa o persona natural, quien se encargará de defender las medidas de seguridad impuestas sobre los elementos materiales probatorios para su protección.
8. Alimentos: se debe prohibir fumar, comer y beber en el área administrativa y de almacenamiento de los ítems.
9. Roedores y plagas: el control de esto debe estar debidamente documentado para asegurar que se llevan a cabo fumigaciones que propenden por el cuidado de los elementos en custodia.
10. Energía: en caso de un corte de energía el lugar debe contar con un suministro alterno que permita mantener las condiciones de luz, humedad, temperatura y limpieza adecuados.
11. Acceso: deben implementarse mecanismos de seguridad para prevenir el acceso no autorizado y robo/alteración de los elementos materiales probatorios.
12. Extintores: el lugar de almacenamiento debe contar con extintores adecuados y personal que esté entrenado en su uso, no todos los extintores sirven para apagar fuego presentado donde se encuentran activos de información.

Otros elementos pueden agregar valor al lugar de almacenamiento, como tener certificación del edificio contra temblores de tierra, huracanes, áreas de cuarentena, entre otros, que permitan asegurar aún más los elementos materiales probatorios.

Auditoría al sitio de custodia

La contraparte, que estará tratando de desacreditar el proceso de custodia en el litigio, realizará una revisión al lugar donde se almacenó el elemento material probatorio. Como auditores debemos adelantarnos a esta situación y realizar una auditoría al tercero que está prestando el servicio o al mismo sitio dentro de la organización donde se está almacenando la(s) evidencia(s).

Referencias

(Auditool, 2018) Curso de Auditoría Forense Digital

Julián Ríos, certificado en materia de Antifraude y Seguridad de la Información, es el fundador de la firma internacional NF, con base en la ciudad de Medellín, Colombia. También es el creador del software antifraude The Fraud Explorer y DRIFR y apoya a personas y empresas a enfrentar y solucionar sus retos en materia de Ciberseguridad y combate del fraude.

Para conocer más acerca de Julián Ríos y su empresa, por favor visite el sitio web de la firma NF o consulte su perfil público en el enlace de LinkedIn.