DESEMBOLSOS DE CAJA CHICA

Estándar

Los riesgos asociados con los fondos de la caja de seguridad de la organización son todo menos pequeña.

01 de agosto de 2012

Aunque fondo de caja chica de una organización es inherentemente propensos al fraude y el abuso, a menudo recibe una atención menor durante una auditoría interna debido a su escaso nivel de significatividad. Un fondo de caja chica es una pequeña cantidad de efectivo en poder de una organización o sus departamentos separados para pequeños gastos diarios. El efectivo en efectivo es una alternativa conveniente a la emisión de cheques, lo que podría causar demoras en el pago o recepción de bienes y servicios, desperdiciar los recursos necesarios para revisar cada entrada en los libros y generar cargos bancarios asociados para pequeñas transacciones. Al evitar emitir cheques por gastos menores, el término  caja  chica indica apropiadamente el bajo valor de las transacciones.

Aún así, el efectivo para gastos menores conlleva riesgos que van más allá del valor monetario, ya que la manera en que la administración maneja el dinero en efectivo para gastos menores puede ser indicativo de enfoques de administración más amplios para los controles internos de una organización.

El sistema más utilizado para la caja chica se llama  sistema de anticipos,  donde se decide una cantidad máxima de efectivo en función de la frecuencia y el monto de los desembolsos diarios. Por ejemplo, una organización puede establecer un fondo de caja chica de US $ 200 y usarlo para pagar todos los gastos calificativos. En la fecha de ajuste, todos los gastos pagados se reembolsan al fondo de caja chica. Por lo tanto, si permanece US $ 45 en la fecha de ajuste, se agregarán US $ 155 al fondo de caja chica para reponerlo a los US $ 200 iniciales.

Las organizaciones de todos los tamaños utilizan ampliamente el dinero en efectivo, y los auditores internos deben conocer los riesgos asociados, así como los controles internos establecidos para abordarlos.

Riesgos

La caja chica es un ejemplo de aceptación de los riesgos inherentes de mantener efectivo contra sus beneficios potenciales. Los auditores internos deben conocer estos riesgos, que incluyen:

• Residuos.  Desperdiciar recursos en actividades que no están en línea con los objetivos comerciales.
• Malversación de fondos.  Los empleados pueden malversar los fondos para gastos personales o “pedir prestado” en efectivo retirando algunos al comienzo del reabastecimiento y devolviéndolo en el momento de la conciliación.
• Error humano.  En un proceso donde el ajuste de los fondos desembolsados ​​se lleva a cabo en una fecha posterior (por ejemplo, al final de un mes), existe el riesgo de que el error humano no se detecte hasta la fecha de ajuste.

Procedimientos

Los auditores internos deben comprender el procedimiento de su organización para manejar el efectivo menor para que puedan ayudar a garantizar que se implementen controles para mitigar el riesgo de robo o mal uso. Aunque los procedimientos específicos para el desembolso de caja chica pueden variar entre las organizaciones, varios principios son comunes.

Creación

El dinero en efectivo se crea retirando dinero en efectivo de una cuenta bancaria y abriendo una cuenta correspondiente, generalmente una cuenta de anticipo de caja chica, en el libro mayor general de la organización para registrar y controlar los fondos. Es esencial abrir una cuenta por separado para segregar este artículo dentro del libro mayor. Aunque el efectivo para gastos menores es de poca importancia, el efectivo siempre es un elemento sensible y requiere controles internos efectivos.

Desembolso

Un empleado designado prepara un comprobante prenumerado, que se registra con información detallada y es autorizado por un empleado designado por separado para garantizar la segregación de tareas. Aquí, tanto el preparador como el autorizador confían en los documentos justificativos (por ejemplo, facturas, facturas y recibos) para justificar el gasto. El comprobante se envía al custodio del fondo de caja chica que verifica el comprobante y los documentos de respaldo para garantizar la autenticidad y la autorización doble y luego desembolsa el efectivo en reconocimiento. En el caso de pagos anticipados, las facturas y los recibos llegarían después de que el pago se haya realizado y se conciliará con los montos adelantados. Si queda dinero en efectivo sin usar del comprobante de caja chica,

Reposición

Al menos una vez al mes, se reabastece dinero en efectivo. Todos los comprobantes se clasifican y resumen con respecto a cada tipo de gasto y se registran en el sistema. En este punto, la cuenta de suspenso y el efectivo físico (si corresponde) deben ser iguales. El fondo de caja chica se repone por la cantidad total de gastos incurridos durante el mes.

Controles

La mayoría de los controles en el proceso de caja chica que abordan los riesgos antes mencionados son fáciles de identificar: vales prenumerados, segregación de deberes en el proceso de desembolso, documentos de respaldo para verificar la autenticidad de cada desembolso y reconocimiento de la persona que recibe el efectivo y el reabastecimiento. de caja chica mensualmente. Sin embargo, se pueden implementar controles internos adicionales para fortalecer el proceso.

• El preparador del comprobante de caja chica debe mantener comprobantes numerados secuencialmente y un diario que refleje la cantidad de efectivo que actualmente tiene el custodio de caja chica. El custodio debe entonces conciliar los montos en los comprobantes y la cantidad de efectivo físico contra la cuenta de anticipos de caja chica.
• Periódicamente (p. Ej., Mensualmente), un empleado designado independiente debe realizar una revisión sorpresa de la caja chica comparando el efectivo físico y los comprobantes con el saldo total del anticipo. Este procedimiento asegura que la suma de ambos totales sea igual al total de caja chica que se desembolsó inicialmente.
• El dinero en efectivo para gastos menores, y sus documentos y comprobantes de respaldo, deben mantenerse en un ambiente seguro bajo acceso limitado por parte de los empleados designados.
• El empleado que supervisa el proceso de caja chica debe establecer un límite máximo para los gastos individuales de caja chica.

El límite de anticipos también debe revisarse periódicamente en función de la frecuencia de los reabastecimientos de caja chica. Las reposiciones frecuentes debido al agotamiento del fondo pueden sugerir que se debe aumentar el límite de anticipos. Por el contrario, si hay reposiciones menos frecuentes, el límite de anticipos debe reducirse.

Una función importante

Una función de caja chica bien administrada a menudo va de la mano con un entorno de control interno fuerte. A pesar de su limitada materialidad financiera, el efectivo para gastos menores a menudo tiene una importancia que trasciende su tamaño. Una auditoría periódica de la función de caja chica puede ayudar a garantizar que el efectivo se use correctamente, se almacene adecuadamente y sea manejado por empleados autorizados.

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SOBRE EL AUTOR

Umair Danka, CIA, CRMA, ACCA, es auditor senior en Bank Alfalah Ltd. en Pakistán.