viernes, 7 de junio de 2019

EL FANTASMA DEL CONTROL REPRESIVO

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CONTROL INTERNO  
Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool
“A veces pienso que en el trabajo me odian, pero me acuerdo que soy de control interno y se me pasa”.
Desde tiempos inmemoriales se concibió la figura del CONTROL, como una práctica asociada a la vigilancia, al dominio mediante el uso de la fuerza, al establecimiento del control por medios policivos, a veces bajo presiones atribuibles a manifestaciones de miedo o castigo, razón por la cual nuestras actuaciones obedecían prácticamente a tratar de hacer las cosas bajo intimidación física, psicológica o ante toda clase de repercusiones negativas, constituyéndose en el pasado la figura del control como una cultura represiva,
Paradigma que por fortuna cambio en su concepción y que por supuesto debe ser un referente importante desde la misma cultura familiar  encaminada y comprometida con el desarrollo de la persona y con la realización de valores esenciales  y con miras a la formación integral, desarrollada posteriormente desde las aulas de estudio,  la investigación y la participación de la comunidad universitaria en la vida política, cultural y socioeconómica de la nación;  dentro de un contexto académico pero material dedicado a observar las necesidades arraigadas y severas que afronta los países, como es el caso de la corrupción, el Fraude y el ineficiente manejo de los recursos, para que desde su competencia sean sus profesionales los forjadores de administraciones limpias, con comportamientos éticos, fundamentados esencialmente en una nueva cultura de lo que significa controlar.
La Administración moderna ante la necesidad de generar operación y gestión de manera mediática y con alto contenido de utilidad, asume riesgos que por lo general no son fáciles de contener y que en la mayoría de ocasiones generan descalabros a las organizaciones, mucho más difícil de recuperar.
Para hacer más fuerte y consistente éste proceder, es necesario la adopción de una serie de elementos formales, intrínsecos dentro de las propias funciones, procesos y actividades, so pena de caer en el fracaso, y estoy refiriéndome a CONTROLES como la planeación, presupuestación, calidad del talento humano en todos los niveles, sistemas de información automatizados y fiables, procesos y actividades administrativas formalizadas y  controladas a través de indicadores y metas como una manera de corregir el rumbo y  de aplicar el AUTOCONTROL.
De modo que el problema no es, detectar las causas y la materialidad de los hechos a través de auditorías posteriores y selectivas, si no la de generar acciones preventivas a través de prácticas de control interno que garanticen el adecuado manejo, uso y aplicación de los recursos.
De tal suerte que la respuesta está en el fortalecimiento del control interno, donde la responsabilidad y el control recaiga sobre los gerentes, directores, presidentes y todos los que hacen parte de la organización en razón a sus roles y competencia, comprometidos y éticos.
Hasta Pronto.
IMPORTANTE: Ya está disponible la versión digital del libro Formación de Líderes de Auditoría y Control Interno. Mayor información AQUÍ
Marcbon/007  
E-MAIL:  marco.bonilla@auditool.org

¿CÓMO DOCUMENTAR LAS PRUEBAS DE DETALLE EN UNA AUDITORÍA?

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AUDITORÍA EXTERNA  
PRUEBAS DE DETALLE
Las pruebas de detalle son procedimientos de auditoría en los que los montos que conforman un saldo de cuenta, clase de transacciones o revelación, se comparan con información corroborante. Estas pruebas generalmente se dirigen a cuentas de balance y se usan para probar la existencia, propiedad y valoración de activos, y la existencia, obligación y monto de los pasivos. Ejemplos de pruebas de detalle: El registro de las inversiones temporales se confrontan contra la existencia física de los títulos originales; la mercancía en almacén contra los Kardex y registros contables; las cuentas por cobrar en relación con la existencia de pagarés, garantías o documento que legitiman el derecho.
El auditor debe documentar lo siguiente para pruebas de detalle:
  • La naturaleza, tiempo y extensión de las pruebas
  • La vinculación de esos procedimientos con los riesgos evaluados en el nivel de aseveración relevante
  • Los resultados de los procedimientos de auditoría
Para pruebas de detalle, los papeles de trabajo generalmente muestran lo siguiente:
  • El saldo de la cuenta
  • Fecha del balance probado
  • Objetivos de la prueba
  • Procedimientos aplicados alineados con los objetivos
  • Resultados de los procedimientos
  • Elementos a los que se aplicaron las pruebas
  • Cualquier ítem que no fue adecuadamente soportado y su disposición
  • Resúmenes o copias de contratos o acuerdos significativos que se examinaron para evaluar la contabilidad para transacciones significativas
  • Conclusiones que respondan a los objetivos de la prueba
Cuando las pruebas de detalle se realizan por muestreo, los documentos de trabajo también pueden mostrar:
  • Cómo se determinó el tamaño de la muestra
  • Cómo se seleccionó la muestra
  • Cómo se proyectaron las representaciones erróneas a la población
Para un procedimiento que requiere consultas del personal de una entidad específica, el auditor puede registrar:
  • Las fechas de las consultas
  • Los nombres y designaciones de trabajo del personal de la entidad
  • La indagación realizada y
  • La respuesta recibida
Para un procedimiento de observación, el auditor puede registrar:
  • El proceso o materia objeto de observación
  • Los individuos relevantes
  • Sus respectivas responsabilidades y
  • Dónde y cuándo se realizó la observación
Un auditor que no haya solicitado confirmaciones en las cuentas por cobrar de prueba debe documentar cómo superó la presunción de que el auditor confirmará las cuentas por cobrar, a menos que:
  • Las cuentas por cobrar sean inmateriales
  • El uso de confirmaciones sea ineficaz
  • Los niveles evaluados de riesgo inherente y de control son bajos
  • La provisión por procedimientos sustantivos es suficiente para reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo
Al identificar los artículos confirmados o inspeccionados, los documentos de trabajo a menudo enumeran cada artículo individual. Sin embargo, dependiendo de los criterios de selección, una lista detallada podría no ser necesaria. La tabla a continuación sugiere los requisitos mínimos de documentación para varios métodos de selección de elementos a probar.
Criterio de selecciónLo que podría estar documentado
Muestra aleatoria
o al azar
Características de identificación (por ejemplo, los números de factura específicos de los artículos incluidos en la muestra)
Todos los artículos sobre un monto en dólares especificadoEl alcance y la identificación del listado (por ejemplo, todas las facturas sobre $ 25,000 del diario de ventas de diciembre)
Muestra sistemáticaIdentificación de la fuente de los documentos y una indicación del punto de inicio y el intervalo de muestreo (por ejemplo, una muestra sistemática de los informes de envío se seleccionó del registro de envío para el período de X a Y, y comenzó con el número de informe 14564 y seleccionando cada 250 desde ese punto)
Equipo Auditool

¿CÓMO EVALUAR LA SEGURIDAD EN EL ACCESO A UNA APLICACIÓN?

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AUDITORÍA DE TI  
Por: Javier Klus. Colaborador de Auditool
Aspectos claves a considerar al momento de evaluar la seguridad en el acceso a una aplicación
Uno de los aspectos más importantes a tener en consideración cuando evaluamos el ambiente de control de una compañía y más específicamente el  grado de madurez de su marco de control interno, es poder determinar los controles que la compañía ha implementado en cuanto al acceso no autorizado a aplicaciones de la compañía.
Como sabemos las empresas cada vez más dependen de los sistemas y aplicaciones computadorizadas, es decir la mayoría de los procesos de una compañía están soportados por sistemas: liquidamos sueldos, generamos órdenes de compra, facturamos, despachamos, generamos el balance de la compañía y podemos seguir enumerando otras actividades y funciones en donde los sistemas se han convertido en protagonistas indispensables para que una empresa pueda funcionar.
Teniendo en cuenta esta realidad, la cual se irá cada vez más potenciando en el tiempo, resulta innegable que debemos tener establecidos mecanismos que establezcan controles en el acceso a los sistemas y a las funciones que los mismos otorgan.
Como una guía para quienes están analizando esta dimensión, les adjunto 5 controles claves (tomen estos controles como un marco mínimo que cualquier compañía debería tener implementado a los fines de evitar riesgos).  Obviamente, en función de la complejidad, procesos y sistemas, cada compañía irá definiendo sus propias matrices de controles y controles claves.
Control ClaveDescripción
Las solicitudes de acceso a la aplicación son revisadas y autorizadas adecuadamente por la gerenciaTodas las solicitudes de acceso para usuarios de aplicaciones nuevas o existentes se revisan para verificar el cumplimiento de las prácticas/ políticas de trabajo de la compañía para garantizar que los derechos de acceso sean proporcionales a sus responsabilidades laborales, y los mismos son aprobados por una persona adecuada e ingresados de manera precisa en el sistema.
Los derechos de acceso de usuarios que han dejado de pertenecer a la organización son removidos en tiempo oportunoLos derechos de acceso de los usuarios a las aplicaciones se eliminan de manera oportuna para los empleados despedidos.
Las transacciones  de súper-usuarios o bien usuarios genéricos sensitivos son monitoreadas de forma regularLas transacciones o actividades de alto riesgo / poderosas (p.e. Super-usuarios, etc.) de aplicaciones y las identificaciones genéricas sensibles, se supervisan de acuerdo con la prácticas / políticas de trabajo de la compañía. Situaciones inesperadas son investigadas y resueltas de forma oportuna.
Los derechos de acceso a las aplicaciones se monitorean periódicamente para determinar su idoneidadLa Gerencia revisa periódicamente los derechos de acceso a las aplicaciones para garantizar que los derechos de acceso individuales sean proporcionales a las responsabilidadades de trabajo. Las excepciones indicadas se investigan y resuelven de manera oportuna.
Las contraseñas de las aplicaciones y las configuraciones de seguridad se parametrizan de manera efectivaEl acceso a las aplicaciones  está protegido con contraseñas y cumple con políticas documentadas o prácticas de trabajo que detallan las configuraciones de contraseñas (p.e. longitud mínima, caducidad, complejidad, etc.) y parámetros  de seguridad configurables (p.e. configuración de modo de seguridad, configuración fallida de bloqueo de inicio de sesión, etc.).
Como anteriormente les mencioné este es un marco mínimo (columna vertebral) de controles claves que deberíamos tener en cuenta y que la compañía debería tener implementados a fin de por mitigar los riesgos más relevantes.  Espero que los mismos les sean de utilidad.
Javier Klus
Gerente de Auditoría de una firma internacional de auditoría, especialista en Auditoría Interna, Control Interno, Auditoría, Evaluación de Riesgos, Riesgo Financiero, SOX, Gestión de Riesgo, Gestión de Proyectos, Riesgo Operacional. (Universidades Pontificia Universidad Católica Argentina, Instituto de Auditores Internos, Universidad Politécnica de Madrid, Universidad Argentina de la Empresa).
Buenos Aires, Argentina

¿CÓMO ELABORAR DE FORMA CORRECTA UN DICTAMEN DE AUDITORÍA CON PROPÓSITO ESPECIAL?

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auditoría
1 junio, 2019
Tanto los estados financieros, las cuentas específicas, los convenios contractuales y los estados financieros resumidos están sometidos a las nuevas normas de auditoria con propósito especial. En el caso de los estados financieros, se incluyen los que están preparados según una base integral de contabilización diferente de las Normas Internacionales o nacionales.
Cualquier trabajo de auditoría con propósito especial, excepto por un informe sobre estados financieros resumidos, obligatoriamente debe contener título, destinatario, párrafo de entrada (aquí se muestra la identificación de la información financiera auditada y una declaración de la responsabilidad de la administración de la entidad y de la responsabilidad del auditor), y también debe contener un párrafo de opinión, la fecha, la dirección del auditor y la firma del mismo.
Los puntos mencionados anteriormente son importantes, sobre todo el párrafo de opinión, ya que la naturaleza del trabajo que va a ser desarrollado es cambiante de acuerdo a las circunstancias. Por ello, el auditor también debe asegurarse de que hay claridad en el acuerdo sobre la naturaleza del trabajo y la forma como será emitido.
Cuando se le solicita un dictamen en un formato prescrito, el auditor deberá considerar la naturaleza del dictamen prescrito y si es necesario necesario  hacer los cambios indicados para conformarlo a los requerimientos de esta NIA, ya sea anexando uno por separado o corrigiendo el anterior.

jueves, 30 de mayo de 2019

PROPÓSITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO EN UNA AUDITORÍA

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AUDITORÍA EXTERNA  
De la existencia y calidad de los papeles de trabajo dependerá el éxito de la auditoría, por lo que requiere que el auditor prepare y mantenga documentos de trabajo. Eso dice que la forma y el contenido de los documentos de trabajo deben diseñarse para cumplir con las circunstancias del trabajo de auditoría en particular, pero los documentos de trabajo deben ser suficientes para proporcionar una comprensión clara de lo siguiente:
  • Soporte por escrito la planeación del trabajo de auditoría (NIA 300)
  • Ejerce como medio de supervisión y revisión del trabajo de auditoría (NIA 220)
  • Registra la evidencia como respaldo de la auditoría y de informe
  • Se constituye en soporte legal en la medida de requerir pruebas
  • Memoria escrita de la auditoría
  • Señala la naturaleza, tiempo y alcance de los procedimientos de auditoría aplicados
  • Indica los resultados de los procedimientos de auditoría
  • Establece la evidencia obtenida y su fuente
  • Proporciona una base para la revisión de supervisión del trabajo realizado;
  • Proporciona información para evaluar el desempeño laboral del personal que los prepara
  • Proporciona un punto de partida para la auditoría del año siguiente
De igual manera debe proporcionar quién y cuándo realizó y revisó el trabajo. La documentación debe ser lo suficientemente detallada para que un auditor experimentado sin conexión previa con la auditoría pueda comprender el alcance, los resultados y las conclusiones alcanzadas del trabajo.
Equipo Auditool

PAPELES DE TRABAJO, MEMORIA Y SUSTENTO DE LA AUDITORÍA

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AUDITORÍA EXTERNA  
Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool
La elaboración y aplicación de los papeles de trabajo son herramientas que respaldan el trabajo profesional del auditor por cuanto son instrumentos donde, de manera detallada y sistemática, se describen las pruebas realizadas después de la aplicación de técnicas y procedimientos en los que se sustentan y apoyan los resultados obtenidos
El producto final de una auditoría es la opinión relativamente breve del auditor. Las declaraciones son lo que ven la gerencia, los acreedores y los inversionistas de la compañía. La mayoría de las personas nunca ven el gran volumen de documentos de trabajo, pero esto no significa que los documentos de trabajo no sean importantes. Por el contrario, son la base de la opinión de la auditoría y ayudan a los auditores durante y después de la auditoría. Los documentos de trabajo representan el único registro documentado de lo que se hizo y lo que el auditor encontró. La única forma en la que el auditor puede reconstruir lo que se hizo es a través de la memoria o refiriéndose a los documentos de trabajo, y el paso del tiempo o las circunstancias posteriores probablemente cuestionarán la confiabilidad de la memoria del auditor.
La metodología expresada en la construcción de papeles de trabajo es la impronta que los profesionales en Contaduría tienen, conocen y manejan para sustentar su trabajo de auditoría; a la vez le proporciona un orden y desarrollo lógico y coherente de todas sus actuaciones.
Concepto.- “Son el conjunto de documentos, planillas o cédulas, en las cuales el auditor registra los datos y la información obtenida durante el proceso de Auditoría, los resultados y las pruebas realizadas. Los papeles de trabajo también pueden constituir la información almacenada en cintas, películas u otros medios, y puede habilitarse  sobre listados, y fotocopias de documentos claves de la organización, sin incurrir a exceso de copiar todo el archivo”.
Los papeles de trabajo incluyen, entre otros, las siguientes informaciones:
  • Información referente a la estructura orgánica de la entidad examinada.
  • Extractos o copias de documentos legales importantes, convenios, y estatutos.
  • Información concerniente al entorno económico y legislativo dentro de los que opera la   entidad.
  • Evidencia del proceso de planeamiento,
  • incluyendo programas de auditoría y cualquier cambio al respecto.
  • Evidencia de la comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno.
  • Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control.
  • Evidencia sobre la evaluación del trabajo de auditores internos y las conclusiones alcanzadas.
  • Evidencia de que los trabajos realizados por los auxiliares fue supervisado y revisado.
  • Análisis de transacciones y balances.
  • Análisis de tendencias e índice importantes.
  • Un registro de la naturaleza, tiempo y grado de los procedimientos de auditoría desarrollados y de los resultados de dichos procedimientos.
  • Una indicación sobre quien desarrolló los procedimientos de auditoría y cuando fueron desarrollados.
  • Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y otras terceras partes.
  • Copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditoría comunicados, o discutidos con la entidad, incluyendo los términos del trabajo y las debilidades sustanciales en control interno.
  • Cartas de presentación recibidas de la entidad.
  • Conclusiones alcanzadas por el auditor, concernientes a aspectos importantes de la auditoría, incluyendo cómo se resolvieron los asuntos excepcionales o inusuales, revelados por los procedimientos del auditor.
  • Copias de los estados financieros, dictamen u otros informes del auditor
De acuerdo con la Norma Internacional de Control de Calidad (NICC), emitida por la Federación Internacional de Contadores (IFAC, por sus siglas en inglés), el quinto elemento de un sistema de control de calidad contempla la inclusión de políticas y procedimientos relacionados con la forma en la que se deben ejecutar los trabajos, de modo tal que se asegure que se hacen uniformemente y con calidad. Veamos algunas de ellas.
  • Cada papel de trabajo debe contener como mínimo: objetivo, procedimientos, resultados y conclusiones
  • Se debe indicar la fecha o período del trabajo de auditoría
  • La documentación debe responder a los procedimientos y objetivos planteados
  • Cada papel de trabajo debe contener la fuente de los datos revisados
  • La conclusión debe estar de acuerdo con los objetivos planteados
  • La documentación debe quedar totalmente amarrada con sumarias, anexos u otros papeles
  • La documentación debe ser completa, concreta, fácil de entender y no redundante
  • En caso de un litigio, ese papel puede ser utilizado como defensa nuestra
  • Cualquier persona la puede entender. (Ejemplo: un abogado). ―”los papeles de trabajo deben hablar”
  • Los papeles de trabajo en cada fase de auditoría son finalizados y revisados de forma oportuna
  • Es recomendable la existencia de políticas para efectuar revisiones de calidad del trabajo efectuado antes de que se entreguen los reportes
  • La documentación debe quedar firmada por la persona que la elabora y la persona que la revisa con la fecha en la que se completó cada trabajo
  • Todos los temas deben quedar totalmente cerrados
  • El papel de trabajo debe permitir reconstruir la prueba
  • Los papeles que anexamos deben ser realmente relevantes
  • En la documentación no es necesario incluir los borradores de papeles de trabajo y de estados financieros, notas que reflejen razonamientos incompletos o preliminares
  • Los hallazgos deben quedar en los respectivos papeles de trabajo (diferencias de auditoría, recomendaciones, temas críticos, etc.)
  • La evidencia de revisión de impuestos, certificaciones y otros requerimientos, es archivada y está disponible en caso de que surjan reclamaciones
  • La documentación del auditor debe quedar almacenada en medios electrónicos o papel
  • Deben existir políticas de archivo y retención de los papeles de trabajo que se utilizaron para documentar el reporte emitido
  • Los papeles de trabajo, en lo posible, deben ser preparados y revisados durante el transcurso de la visita con el fin de evitar que queden incompletos
  • La extensión de los papeles de trabajo va de acuerdo al juicio profesional de cada auditor.
Hasta Pronto.
IMPORTANTE: Ya está disponible la versión digital del libro Formación de Líderes de Auditoría y Control Interno. Mayor información AQUÍ
Marcbon/007  
E-MAIL:  marco.bonilla@auditool.org

AUDITORÍAS DE ENTIDADES MENOS COMPLEJAS: EXPLORANDO POSIBLES OPCIONES PARA ABORDAR LOS DESAFÍOS EN LA APLICACIÓN DE LAS NIA

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Logo IAASB
El Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento (IAASB, por sus siglas en inglés) publicó para comentarios el documento de consulta titulado: Auditorías de entidades menos complejas: explorando posibles opciones para abordar los desafíos en la aplicación de las Normas Internacionales de Auditoría (NIA). Esta iniciativa se fundamenta en que el IAASB reconoce el llamado global a la acción para abordar los problemas de complejidad, extensión, comprensión, escalabilidad y proporcionalidad relacionados con el uso de las NIA; por ello continua con el debate sobre estos temas estratégicos, y en este caso, explorando cómo se podría apoyar más a los auditores que trabajan en entornos cada vez más evolutivos.
En el documento de consulta se lee:
Reconociendo los desafíos que enfrentan los profesionales para aplicar las NIA, en particular para los compromisos en los que la entidad auditada es menos compleja, este documento de consulta se enfoca en las auditorías de este tipo de entidades que usan las NIA y establece: (i) los retos que se han identificado hasta la fecha y (ii) una serie de posibles acciones que podrían emprenderse para abordar los desafíos identificados.
Usted podrá enviar sus comentarios sobre este proyecto, hasta el próximo 12 de septiembre de 2019, a través de este enlace.
Mayor información, aquí.
Redacción INCP