Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool
“La segregación de funciones no implica más controles, si no controles efectivos”
En todas las organizaciones debe existir una acertada política que permita comprender las responsabilidades; definir responsabilidades apropiadas; evaluar los recursos del personal para determinar las mejores prácticas; y apalancar la tecnología para apoyar una adecuada segregación de funciones a través de herramientas de monitoreo de acceso al sistema, flujos de trabajos automatizados entre otros.
La segregación de funciones implica:
- La empresa debe disponer de manual o protocolos de procesos y procedimientos, así como un manual de funciones, donde todos y cada uno de los que hacen parte de la organización se le asigne y reconozca los diferentes roles que juegan dentro de la misma;
- El talento humano incorporado a la organización debe contar con el perfil necesario para acometer con responsabilidad y calidad las labores a él encomendada;
- Todos y cada uno de los empleados de la organización, deben tener claro donde parte sus funciones y responsabilidades y donde comienzan las de sus compañeros de grupo, área o proceso;
- Los integrantes de la organización deben conocer el árbol de decisión de su empresa además del nivel jerárquico;
- Ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción y además la misma debe pasar por cuatro etapas claves como aprobación, ejecución, registro y custodia y a través de departamentos o unidades independientes;
- Para poder identificar la distribución de funciones dentro de los procesos y procedimientos, se requiere diagramar las actividades del proceso e identificar los tipos y calidades de los controles para reducir aquellos que son inoperantes;
- Una vez se tenga identificadas las funciones de todos y cada uno de quienes intervienen en los procesos, será más fácil endilgar responsabilidades por la comisión de errores o pérdida del control.
A mi juicio, donde más debe existir segregación de funciones es:
- Tesorería. Por ser el área más sensible, en razón al manejo de recursos monetarios y de valores, relacionado con los recaudos y desembolsos de la compañía.
- Cartera, dada su implicación de aprobación, gestión y cobro de cuentas a terceros.
- Inventarios para la venta, Especialmente en las empresas de producción y distribución, ya que de su control y custodia depende uno de los activos más valiosos de la empresa.
- Activos fijos, De su adecuado manejo dependerá el buen respaldo y patrimonio de la Compañía.
- Nómina. La selección, incorporación, y pago del personal, garantiza contar con recurso humano adecuado, además identifica plenamente el o los responsables de emitir las novedades.
- Contabilidad. Posibilita mantener información fiable y actualizada, y preservar la memoria institucional importante para la toma de decisiones acertadas.
- Los sistemas de información automatizados. Hace que la información fluya con más rapidez, evita la comisión de errores y proporciona mayor control en la medida que esté segregada las funciones entre los operadores, los validadores, los consultores y quienes tienen la autorización de modificar dicha información.
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