USO DE HISTOGRAMAS EN EL ANÁLISIS DE DATOS EN UNA AUDITORÍA
Estándar
CREADO: 18 MARZO 2019
Por: Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool
Actualmente, los auditores emplean con mayor frecuencia el análisis de datos para comprender mejor los procesos que revisan. En muchos casos se emplean los gráficos de barras para examinar y presentar información; no obstante, este tipo de gráficas se limita a datos categóricos, donde las variables representan datos que pueden organizarse o dividirse en grupos. Los ejemplos incluyen género, productos, tipos de error y períodos de tiempo como meses y años. Ahora bien, para los datos continuos, que es información que se puede medir en una escala continua y, a menudo, se puede subdividir en incrementos más pequeños según el nivel de precisión buscado, es conveniente el uso de histogramas.
Los histogramas son una herramienta muy poderosa para analizar datos porque muestran la distribución de una variable continua en un diagrama y su apariencia es similar a los gráficos de barras. Muestran la distribución de los valores en un rango, por lo que pueden ser útiles al analizar datos para comprender mejor su comportamiento. Ayudan a resumir los datos de un proceso que se ha recopilado durante un período de tiempo. Con esta herramienta, los auditores pueden presentar grandes cantidades de datos que son difíciles de interpretar en forma tabular, luego pueden mostrar la frecuencia de aparición de los diversos valores de datos e ilustrar rápidamente la distribución de los datos.
En el diseño y elaboración de un histograma, el rango de valores de la variable continua se divide en una serie de intervalos en el eje x. Los ejemplos incluyen ingresos de ventas por hora, número de llamadas recibidas en un centro de llamadas, solicitudes de asistencia técnica, clientes que solicitan servicio, vehículos que reciben servicio en una unidad de mantenimiento o que pasan por una plaza de peaje, aviones que aterrizan o despegan de un aeropuerto durante un período de tiempo, entre otros.
Posteriormente, el conteo de cuántos valores está en cada intervalo se muestra como barras en el gráfico: el número de casos por unidad de la variable en el eje horizontal. Los intervalos son consecutivos, adyacentes (es decir, no hay espacios entre las barras) y de igual tamaño.
Una de las ventajas de este análisis es que el auditor puede comparar la información del histograma con otros atributos, como el número de personas que trabajan durante el mismo período de tiempo o el número de errores según el período de tiempo en que ocurrieron. De esta manera, se puede mejorar significativamente el análisis de la causa raíz de las deficiencias advertidas.
Cómo elaborar un histograma – Pasos
Calcular el rango (máximo – valor mínimo)
Se divide el rango de valores en una serie de intervalos. Esto constituirá el eje x. Diez intervalos son una buena regla para empezar. Cada intervalo de clase debe ser mutuamente exclusivo, por lo que cada punto de datos se ajustará en un solo intervalo.
Ubicar valores en el intervalo
Hay que contar cuántos valores caen o se ubican en cada intervalo. Hay que asegurarse que los intervalos sean consecutivos y adyacentes (no se superpongan). Generalmente son de igual tamaño.
Graficar
Se dibuja un rectángulo sobre cada intervalo, donde la altura representa la frecuencia (cuántos elementos) hay en cada uno. Estos valores se representarán en el eje y.
Interpretación
Hay varios elementos para interpretar los histogramas:
Centrado:
¿Está la forma alineada con el valor esperado u objetivo? Si la forma se desplaza a la derecha de la misma, el proceso y los datos relacionados pueden ser demasiado altos. Si está a la izquierda, entonces el proceso y sus datos se están agotando.
Variación: ¿Cuál es la propagación de los datos? Cuando se cumplen los requisitos, la expectativa es que todos los valores se encuentren dentro de los límites establecidos.
Forma: Los términos utilizados para describir los patrones (o formas) de los histogramas son: simétrico (o en forma de campana), bimodal, sesgado a la derecha, sesgado a la izquierda, unimodal o uniforme y aleatorio o multimodal.
A. Simétrico o en forma de campana: representan una distribución normal.
B. Bimodal: estos histogramas tienen dos picos y podrían indicar que la información provino de dos sistemas, procesos, turnos, personas, máquinas u otras fuentes diferentes. Si ese es el caso, los datos de origen deben separarse y analizarse en consecuencia.
C. Derecho sesgado: se dice que estos histogramas están sesgados positivamente. Esta distribución tiene un gran número de valores en el lado inferior del eje x (lado izquierdo) y pocos en el valor superior (lado derecho).
D. Izquierda sesgada: se dice que estos histogramas están sesgados negativamente. Esta distribución tiene muchos valores en el lado superior del eje x (lado derecho) y menos elementos en el valor inferior (lado izquierdo).
E. Unimodal o uniforme: estos histogramas proporcionan poca información sobre el programa, proceso o sistema. Si esto ocurre, verifique si se han combinado varias fuentes de variación y analícelas por separado porque una distribución uniforme generalmente significa que el número de intervalos (es decir, las clases) es demasiado pequeño.
F. Aleatorio o multimodal: estos histogramas no tienen un patrón discernible y pueden indicar una distribución que tiene varios modos o picos. Si esto ocurre, verifique si se combinaron varias clases o fuentes de variación. Si ese es el caso, analízalos por separado. Si las múltiples fuentes de variación no son la causa de este patrón, se podrían probar diferentes agrupaciones. Por ejemplo, cambie los puntos de inicio y final de las celdas, o cambie el número de celdas. Una distribución aleatoria a menudo significa que hay demasiados grupos o clases.
Formas de histogramas
Los histogramas son similares a los gráficos de barras y, a veces, se confunden con ellos. Sin embargo, los gráficos de barras utilizan datos categóricos y tienen espacios entre los rectángulos. Los histogramas, por otro lado, utilizan datos continuos y, en consecuencia, no hay espacios entre los rectángulos.
Al realizar el análisis de datos, los auditores deben considerar la preparación de histogramas, ya que pueden ayudar a proporcionar una visión más profunda de las características de los procesos y los problemas que afectan su desempeño. Con la imagen más clara que proporcionan, los auditores pueden transmitir puntos importantes con mayor facilidad que las tablas y los informes cargados de texto, pueden identificar anomalías con mayor precisión y precisar temas en la discusión con los propietarios de procesos.
C.P. Iván Rodríguez – ivan.rodriguez@auditool.org
Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool
Bogotá D.C, Colombia
No hay comentarios.:
Publicar un comentario