Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool
Esta, como otras reflexiones, las encontrará en mi libro “Formación de líderes en auditoría y control interno, buenas prácticas”.
El ser humano por esencia y naturaleza es reacio y apático al control. En el interior supone la existencia de desconfianza, intromisión en su vida personal y cierto temor a la detección de sus errores.
Adicionalmente, la auditoría a través del tiempo ha sido una mala experiencia para sus receptores, dado que su actuación era entendida de forma policiva, represiva, autoritaria y desmedida para demostrar poder por quienes la ejercían; ese paradigma no ha sido del todo erradicado y su resultado muchas veces infructuoso, carente de mejoramiento, es más, aún rechazado por los altos costos económicos que su ejercicio representa.
Como formas de encontrar los medios para posesionar las auditorías en el contexto organizacional. A continuación, me permito hacer unas sugerencias, que, sin ser postulados, son acciones que en su momento empleé como auditor en muchas entidades y empresas del estado, inclusive privadas; lo cual, nos ayudará a repensar cómo hacer entender a las organizaciones la importancia, credibilidad y utilidad que representa contar con la figura de la auditoría.
Las auditorías deben partir del entendimiento en la aplicabilidad de las normas que rigen el proceso auditor, están son: independencia mental, cuidado profesional, entrenamiento, planeación y supervisión, obtención de evidencias, presentación y comunicación de resultados; sin este piso o base es imposible que la auditoría logre posicionarse.
Así las cosas, reflexionemos sobre las maneras de introducir a la realidad estas sugerencias:
- Reunión con las altas directivas de la organización para socializar la tarea de la auditoría, haciéndoles entender el propósito y el conocimiento que sobre ella tiene el grupo auditor; cuyo resultado permitirá blindar a la administración sobre malos manejos y proporcionar mayor confianza sobre su labor y responsabilidad.
- Presentación del grupo para informarles sobre las calidades de cada uno de sus integrantes y el alcance de su trabajo.
- Reunión con cada una de las áreas operativas en relación con el alcance de la auditoría, generalidades de su manejo operativo e información a su cargo.
- La auditoría debe hacer ver a la organización que su labor está rigurosamente planeada.
- Demostrar que el grupo auditor tiene pleno conocimiento del objeto a evaluar, ya sea la empresa, entidad en su conjunto, área, proceso.
- La auditoría debe dar muestra, en todo momento de compromiso, puntualidad, respeto y buenas maneras; recordando que mientras dura la auditoría se trabaja con la información y recursos de la entidad, para la empresa.
- Como propósito de la auditoría, es fundamental el fomento de la cultura del autocontrol en todos los que hacen parte de la organización, cada vez que se hable con las áreas o se socialicen resultados.
- La información que se solicite, así como la intervención de los auditores, debe estar bien concebida, cuidando de no pedir la misma información por diferentes vías y desgastar a las áreas con reuniones repetitivas sobre temas iguales.
- La auditoría debe dejar la sensación de presencia en la organización, no por su autoridad desmedida sino por la minuciosidad y compromiso de su labor, y materialidad de sus hallazgos.
- La auditoría se hace con la organización y no a espaldas de la administración. Los hallazgos como los resultados de la auditoría deben ser socializados, discutidos y concertados con la organización, especialmente generando compromisos de mejoramiento.
- Sus resultados deben presentarse oficialmente con la oportunidad requerida y con la calidad esperada de una auditoría competente y especializada.
- El costo económico de la auditoría se justifica con las recomendaciones del trabajo de auditoría, cuya adopción proporcionará contención del riesgo de actividades operativas, como mejoramiento de procesos en términos de tiempo y recursos.
- Los informes de auditoría deben contener no solo el listado de debilidades como resultado de la auditoría, sino de manera relevante los aspectos de gestión positiva de la organización. Lo anterior, permite generar un concepto más equilibrado sobre el actuar de la administración y proporciona un grado de confianza a sus responsables por el reconocimiento que se hace de su labor.
Hasta Pronto,
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