DESEMBOLSOS DE CAJA CHICA

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Los riesgos asociados con los fondos de la caja de seguridad de la organización son todo menos pequeña.

01 de agosto de 2012

Aunque fondo de caja chica de una organización es inherentemente propensos al fraude y el abuso, a menudo recibe una atención menor durante una auditoría interna debido a su escaso nivel de significatividad. Un fondo de caja chica es una pequeña cantidad de efectivo en poder de una organización o sus departamentos separados para pequeños gastos diarios. El efectivo en efectivo es una alternativa conveniente a la emisión de cheques, lo que podría causar demoras en el pago o recepción de bienes y servicios, desperdiciar los recursos necesarios para revisar cada entrada en los libros y generar cargos bancarios asociados para pequeñas transacciones. Al evitar emitir cheques por gastos menores, el término  caja  chica indica apropiadamente el bajo valor de las transacciones.

Aún así, el efectivo para gastos menores conlleva riesgos que van más allá del valor monetario, ya que la manera en que la administración maneja el dinero en efectivo para gastos menores puede ser indicativo de enfoques de administración más amplios para los controles internos de una organización.

El sistema más utilizado para la caja chica se llama  sistema de anticipos,  donde se decide una cantidad máxima de efectivo en función de la frecuencia y el monto de los desembolsos diarios. Por ejemplo, una organización puede establecer un fondo de caja chica de US $ 200 y usarlo para pagar todos los gastos calificativos. En la fecha de ajuste, todos los gastos pagados se reembolsan al fondo de caja chica. Por lo tanto, si permanece US $ 45 en la fecha de ajuste, se agregarán US $ 155 al fondo de caja chica para reponerlo a los US $ 200 iniciales.

Las organizaciones de todos los tamaños utilizan ampliamente el dinero en efectivo, y los auditores internos deben conocer los riesgos asociados, así como los controles internos establecidos para abordarlos.

Riesgos

La caja chica es un ejemplo de aceptación de los riesgos inherentes de mantener efectivo contra sus beneficios potenciales. Los auditores internos deben conocer estos riesgos, que incluyen:

• Residuos.  Desperdiciar recursos en actividades que no están en línea con los objetivos comerciales.
• Malversación de fondos.  Los empleados pueden malversar los fondos para gastos personales o “pedir prestado” en efectivo retirando algunos al comienzo del reabastecimiento y devolviéndolo en el momento de la conciliación.
• Error humano.  En un proceso donde el ajuste de los fondos desembolsados ​​se lleva a cabo en una fecha posterior (por ejemplo, al final de un mes), existe el riesgo de que el error humano no se detecte hasta la fecha de ajuste.

Procedimientos

Los auditores internos deben comprender el procedimiento de su organización para manejar el efectivo menor para que puedan ayudar a garantizar que se implementen controles para mitigar el riesgo de robo o mal uso. Aunque los procedimientos específicos para el desembolso de caja chica pueden variar entre las organizaciones, varios principios son comunes.

Creación

El dinero en efectivo se crea retirando dinero en efectivo de una cuenta bancaria y abriendo una cuenta correspondiente, generalmente una cuenta de anticipo de caja chica, en el libro mayor general de la organización para registrar y controlar los fondos. Es esencial abrir una cuenta por separado para segregar este artículo dentro del libro mayor. Aunque el efectivo para gastos menores es de poca importancia, el efectivo siempre es un elemento sensible y requiere controles internos efectivos.

Desembolso

Un empleado designado prepara un comprobante prenumerado, que se registra con información detallada y es autorizado por un empleado designado por separado para garantizar la segregación de tareas. Aquí, tanto el preparador como el autorizador confían en los documentos justificativos (por ejemplo, facturas, facturas y recibos) para justificar el gasto. El comprobante se envía al custodio del fondo de caja chica que verifica el comprobante y los documentos de respaldo para garantizar la autenticidad y la autorización doble y luego desembolsa el efectivo en reconocimiento. En el caso de pagos anticipados, las facturas y los recibos llegarían después de que el pago se haya realizado y se conciliará con los montos adelantados. Si queda dinero en efectivo sin usar del comprobante de caja chica,

Reposición

Al menos una vez al mes, se reabastece dinero en efectivo. Todos los comprobantes se clasifican y resumen con respecto a cada tipo de gasto y se registran en el sistema. En este punto, la cuenta de suspenso y el efectivo físico (si corresponde) deben ser iguales. El fondo de caja chica se repone por la cantidad total de gastos incurridos durante el mes.

Controles

La mayoría de los controles en el proceso de caja chica que abordan los riesgos antes mencionados son fáciles de identificar: vales prenumerados, segregación de deberes en el proceso de desembolso, documentos de respaldo para verificar la autenticidad de cada desembolso y reconocimiento de la persona que recibe el efectivo y el reabastecimiento. de caja chica mensualmente. Sin embargo, se pueden implementar controles internos adicionales para fortalecer el proceso.

• El preparador del comprobante de caja chica debe mantener comprobantes numerados secuencialmente y un diario que refleje la cantidad de efectivo que actualmente tiene el custodio de caja chica. El custodio debe entonces conciliar los montos en los comprobantes y la cantidad de efectivo físico contra la cuenta de anticipos de caja chica.
• Periódicamente (p. Ej., Mensualmente), un empleado designado independiente debe realizar una revisión sorpresa de la caja chica comparando el efectivo físico y los comprobantes con el saldo total del anticipo. Este procedimiento asegura que la suma de ambos totales sea igual al total de caja chica que se desembolsó inicialmente.
• El dinero en efectivo para gastos menores, y sus documentos y comprobantes de respaldo, deben mantenerse en un ambiente seguro bajo acceso limitado por parte de los empleados designados.
• El empleado que supervisa el proceso de caja chica debe establecer un límite máximo para los gastos individuales de caja chica.

El límite de anticipos también debe revisarse periódicamente en función de la frecuencia de los reabastecimientos de caja chica. Las reposiciones frecuentes debido al agotamiento del fondo pueden sugerir que se debe aumentar el límite de anticipos. Por el contrario, si hay reposiciones menos frecuentes, el límite de anticipos debe reducirse.

Una función importante

Una función de caja chica bien administrada a menudo va de la mano con un entorno de control interno fuerte. A pesar de su limitada materialidad financiera, el efectivo para gastos menores a menudo tiene una importancia que trasciende su tamaño. Una auditoría periódica de la función de caja chica puede ayudar a garantizar que el efectivo se use correctamente, se almacene adecuadamente y sea manejado por empleados autorizados.

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SOBRE EL AUTOR

Umair Danka, CIA, CRMA, ACCA, es auditor senior en Bank Alfalah Ltd. en Pakistán.

LOS QUE MENOS SOSPECHAS LOS AUDITORES INTERNOS DEBEN ESTAR ALERTAS A LAS SEÑALES DE FRAUDE, INCLUSO CUANDO SEÑALAN A LOS EMPLEADOS MÁS CONFIABLES DE LA ORGANIZACIÓN.

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Cualquiera que haya estado expuesto al fraude de empleados sabe cuán inquietante puede ser aprender que alguien conocido y de confianza ha traicionado a sus compañeros de trabajo y a la propia organización. Empleados conmocionados deambulan por las oficinas, susurrándose unos a otros:

Y el perpetrador puede, de hecho, ser una persona agradable y amigable que mantiene relaciones cordiales con sus colegas. Incluso las buenas personas tropiezan ocasionalmente.

Los auditores internos son responsables de comprender y evaluar las señales de alarma que pueden indicar que tal tropiezo se está considerando o ya se ha producido. El reconocimiento y la respuesta proactivos pueden ser de gran ayuda para proteger a la empresa del daño financiero y reputacional que puede generar un fraude exitoso.

Aguantando

El fraude representa uno de los muchos riesgos asociados con una cultura no saludable (ver “Empieza con cultura” a la derecha), y uno que la auditoría interna puede abordar directamente en su capacidad como tercera línea de defensa. La primera línea, administración, establece, comunica y modela los valores y la conducta deseados. La segunda línea, funciones de supervisión, como una oficina de ética, monitorea los riesgos relacionados con la conducta de los empleados y el cumplimiento de las políticas y procedimientos. La auditoría interna evalúa diversas funciones y líneas de negocios y determina si los valores y comportamientos que impulsan la estrategia y el buen desempeño están integrados en la organización.

Empieza con cultura El fraude a menudo es permitido, incluso respaldado, por la cultura de la organización, pero comprender que la cultura a menudo es más fácil decirlo que hacerlo. Parte del problema consiste en llegar a un acuerdo sobre la definición de cultura organizacional . La mayoría de las definiciones aluden a valores, actitudes, creencias y comportamientos, incluso tabúes, símbolos, rituales y mitos, que determinan cómo la administración y el personal de una empresa interactúan internamente y realizan transacciones comerciales. Tal vez la definición más directa es que la cultura es “cómo hacemos las cosas aquí”. Independientemente de la definición, la ética, sin duda, juega un papel importante en la cultura de una organización. La ética organizacional define cómo la compañía espera que se comporten sus empleados: las expectativas que se transmiten a los empleados por escrito (políticas, procedimientos, un código de conducta) y la forma del comportamiento (tono en la parte superior). Como concepto ético, el tono en la parte superior se cita con frecuencia pero no siempre se lo aprecia plenamente, a pesar de que es tan poderoso que su uso indebido puede socavar todos los otros elementos en el lugar para prescribir una conducta ética. Tone ilustra vívidamente el hecho de que, cuando se trata de ética, lo que más importa no es lo que se dice, sino lo que se hace. Basta con echarle un vistazo al código de ética de Enron, que exige que los empleados actúen de acuerdo con “todas las leyes aplicables y de una manera moral y honesta” para ver la diferencia entre “andar” y “hablar”. Las organizaciones deben preocuparse por el comportamiento de los empleados por una multitud de razones, pero una preocupación principal es que, cuando no se abordan las conductas poco éticas, se puede erosionar la cultura organizacional y todo lo que daña la cultura daña a la empresa. En un estudio de 2015 de la Universidad de Duke, Cultura empresarial: evidencia desde el campo, más del 90 por ciento de los directores generales y directores financieros indicaron su convicción de que la mejora de la cultura organizacional mejoraría el valor de sus empresas. ¿Por qué? Porque creen que la cultura influye en la productividad, la creatividad, la rentabilidad y las tasas de crecimiento. La cultura no es solo “agradable de tener”; ata directamente a la línea de fondo. En un informe de investigación de 2017 titulado, Transformando Actitudes y Acciones: Cómo los líderes principales crean culturas exitosas en el lugar de trabajo, se preguntó a 600 líderes senior de India, Alemania, Indonesia y los EE. UU. Sobre la cultura de sus empresas y su contribución al éxito. El noventa y dos por ciento dice que la cultura organizacional tiene un alto impacto en el desempeño financiero, tanto que el 84 por ciento informa que actualmente están tomando medidas para mejorar la cultura en sus organizaciones.

Aunque este rol puede ser claro para los auditores internos, la forma de abordarlo puede ser menos evidente. El trabajo puede abordarse de muchas maneras, pero dos objetivos deben seguir siendo primordiales: comprender los comportamientos (señales de alerta) asociados con el fraude, recordar que nadie, incluso una “buena” persona, es inmune a las fuerzas que pueden conducir a la mala conducta y considerar la posibilidad de fraude en cada auditoría.

Comprender los comportamientos asociados con el fraudeLa teoría del triángulo de fraude del criminólogo Donald Cressey indica que los fraudes requieren tres elementos: presión, oportunidad y racionalización. Los estafadores a menudo experimentan algún tipo de presión, en el trabajo o en el hogar, real o imaginaria. Buscan una oportunidad para aliviar la presión (a través de una fechoría), y luego deben poder justificar el comportamiento para ellos mismos (“Me lo merezco”, “Todos lo hacen”, “Nadie lo sabrá”). Conocer esta cadena de eventos hace que sea más fácil entender cómo los empleados que generalmente son estimados y respetados pueden cometer fraude repentinamente. Cuando las personas que enfrentan un problema financiero no realizable se dan cuenta de que pueden aliviar ese problema mediante la violación de una posición de confianza financiera, y pueden convencerse a sí mismos de que sus acciones deshonestas no infringen sus códigos de conducta personales,

El elemento de oportunidad del triángulo de fraude puede ser más fácil de identificar para los auditores internos, ya que a menudo surge por falta de controles. Puede ser más difícil discernir cuando alguien se siente presionado, especialmente porque, en algunas organizaciones, trabajar bajo presión representa la norma. Un indicador de presión puede ser un cambio repentino en las horas de trabajo: llegar temprano o irse tarde puede indicar problemas en el hogar o el deseo de estar solo en el lugar de trabajo. O un empleado puede mostrar una mejora repentina de estilo de vida que no se corresponde con su salario, demostrado a través de lujos como un auto caro, un reloj de alta gama, un guardarropa mejorado o unas vacaciones exóticas. El fraude puede haber proporcionado los fondos originales para estos artículos, y la presión para mantenerlos puede conducir a una mala conducta repetida. (Para indicadores adicionales de posible fraude,

¿Cómo equilibran los auditores internos su responsabilidad de identificar el comportamiento sospechoso de los empleados en contra de su necesidad de mantener buenas relaciones? Aplican un sano escepticismo, que no es una predisposición automática y cínica a la desconfianza, sino el uso apropiado del cuestionamiento para ver más allá de lo superficial.

Fraude en cada auditoría Los auditores internos deben comenzar cada auditoría consciente de que puede haber fraude. No pueden suponer que un área o individuo en particular sea incorruptible. Incluso las infracciones menores de ética pueden convertirse en algo mucho más grande y dañino para la organización, por lo que los auditores internos deben mantener un conocimiento profundo de los códigos de ética, las políticas y los procedimientos; estructuras organizativas y roles y responsabilidades definidos; y políticas de compensación.

Los auditores internos deben recordar que no solo son procesos de auditoría, sino que auditan a las personas. Incluso las personas buenas pueden, bajo ciertas circunstancias, cometer actos no éticos y fraudulentos. Los profesionales deben comprender que, aunque la mayoría de la gente quiere hacer lo correcto, las definiciones de lo que es “correcto” pueden variar según la cultura y el contexto. Para llegar al fondo del fraude potencial o real, los auditores internos deben tener conversaciones de sondeo con los empleados, recopilar la información pertinente pero evitar la dependencia excesiva en sus representaciones.

Confiar pero verificar

¿Cómo cumplen los auditores internos su doble responsabilidad de reconocer las banderas rojas de fraude y considerar el fraude en cada auditoría? Primero deben abrir sus ojos a la posibilidad de que todos, en las circunstancias “correctas”, sean capaces de cometer fraude. Luego, utilizando este elevado sentido de conciencia, pueden comenzar a hacer las preguntas apropiadas a los empleados y escuchar cuidadosamente las respuestas:

• ¿Crees que los empleados de esta empresa se comportan éticamente? Si no, ¿crees que serán atrapados? Si son atrapados, ¿crees que serán castigados? ¿Por qué o por qué no?
• ¿Crees que existe transparencia en torno a los motivos de las decisiones clave?
• ¿Crees que la compensación está bastante ligada a los objetivos organizacionales?
• ¿Conoce o ha notado alguna actividad que pueda indicar que se está cometiendo un fraude? ¿Has notado comportamientos inusuales de otros empleados, como un cambio en el estilo de vida?
• ¿Crees que las personas confían en el proceso de denuncias y tienen confianza de que no habrá represalias contra quienes lo usan?

Estas preguntas pueden allanar el camino para que los auditores internos aborden el tono en la parte superior permitiéndoles estructurar sus conversaciones con la alta gerencia en torno a las percepciones de los empleados sobre la ética de la empresa.

Además del interrogatorio, se pueden usar varios tipos de pruebas para identificar las banderas rojas. Algunas áreas típicas para investigar podrían incluir:

• Proveedores con la misma información de contacto que los empleados o proveedores múltiples con la misma información de contacto.
• Transacciones previas o posteriores a la fecha.
• Las facturas y las facturas numeradas consecutivamente en cantidades justo por debajo del umbral para su revisión.
• Patrones en los datos, identificados por el análisis de datos, que pueden indicar fraude (por ejemplo, montos de facturas que finalizan en .00, transacciones realizadas por la alta gerencia, transacciones hechas tarde en el período contable).
• Uso de los empleados de su tiempo de vacaciones obligatorio.
• Transacciones procesadas fuera de los canales normales. Si existen tales transacciones, algunas preguntas de seguimiento pueden ser útiles: ¿Cómo se maneja esta transacción normalmente? ¿Cuándo no se hace así? ¿De qué otra manera podría hacerse?

Finalmente, los auditores internos pueden aprender bastante simplemente manteniendo los ojos abiertos y formulándose algunas preguntas, tales como: 

• ¿Muestran los empleados un grado inusual de deferencia hacia el liderazgo?
• ¿Se comprenden y alinean los valores y la conducta en toda la organización?
• ¿La cultura de la organización fomenta un sentido general de que lo que es bueno para la organización prevalece sobre todo lo demás, que los resultados son más importantes que los estándares?
• ¿Los programas de capacitación y liderazgo de la administración enfatizan la responsabilidad de la administración de modelar y abogar por la integridad?
• ¿Los empleados parecen sufrir presiones irrazonables para realizar? ¿La administración está capacitada para identificar y minimizar las fuentes de presión?

La capacidad de los auditores internos de hacer preguntas pertinentes, escuchar mensajes entre líneas, observar evidencias tangibles y comportamientos sugestivos, realizar pruebas objetivas e independientes, y preguntar constantemente “¿por qué?” Los hace particularmente idóneos para descubrir indicadores de fraude. Sus esfuerzos pueden contribuir en gran medida a la lucha de la organización contra el fraude.

Banderas rojas sin desplegar

En última instancia, la institución de un programa que ubique el reconocimiento y la conciencia del fraude en el frente no requiere una revisión en la forma en que los auditores internos abordan su trabajo. Sin embargo, requiere una comprensión de las señales de alerta asociadas con el fraude y un reconocimiento de que, en cada auditoría, pueden existir oportunidades de fraude, pasadas o presentes. Y críticamente, requiere que los auditores internos se aferren a su confianza inherente en las personas, a la vez que reconocen que incluso aquellos que plantean la menor sospecha pueden de hecho ser muy capaces de cometer errores organizativos.

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SOBRE LOS AUTORES

Richard F. Chambers, CIA, QIAL, CGAP, CCSA, CRMA, es presidente y director ejecutivo de The IIA.

Deanna F. Sullivan, CIA, CRMA, CPA, CFE, CGMA, es la directora de SullivanSolutions en Houston.

LA DENUNCIA INTERNA EN LAS EMPRESAS

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Debido tratamiento al denunciante.

            Desarrollar una cultura empresarial, fundada en la integridad y la gestión responsable, es indudable que contribuye con beneficios para todo tipo de empresas, pequeña mediana y grande, ello a mediano y largo plazo, ya que muchos ilícitos surgen en un ambiente predispuesto por falta de cultura ética y cierta permisividad por la falta de medidas de control, materializadas en la implementación de un efectivo programa de Compliance.

Para evitar estos peligros, es necesario el compromiso de la alta Dirección a fin de alinear el esfuerzo de todos los miembros de la organización en ese camino. Corresponde a los órganos de gobierno corporativo promover esa cultura ética como preparación necesaria para el fortalecimiento del programa de cumplimiento.

En su texto titulado “Canales de Denuncia” el Dr. Leonardo Etchepare indica “(… corresponde destacar que cualquiera de los elementos establecidos en un Programa de Integridad debe encontrarse inexorablemente acompañado por un compromiso sincero y absoluto de la Alta Dirección de la Compañía de avanzar en un real cambio cultural. De lo contrario, no existe otro destino que el fracaso….) (S.I.C)”

Por ello mediante la bajada de línea de valores y reglas por parte de la Alta Dirección, se busca conseguir mitigar la posibilidad de ocurrencia de ilícitos en el seno de las organizaciones, que puedan generar sanciones administrativas, menoscaben la imagen de la entidad, es decir su trayectoria y reputación y por ultimo según el tipo delictivo, ocasione responsabilidad penal a la persona jurídica, como así también a sus directores responsables de la firma.

Dentro del Programa de Integridad, encontramos que la implementación de los canales de denuncias aporta un punto fundamental por diferentes cuestiones que analizaremos más adelante,  para la comunicación de posibles incumplimientos de las normas internas de la empresa y/o de las normas legales.

Va de suyo que los canales de denuncia son medios eficaces de autocontrol para ayudar a las organizaciones a luchar contra la comisión de ilícitos y evitar hechos de corrupción, y mediante dichos canales se pretende la implicación de todos los miembros de la empresa, y quizá incluso de la cadena de suministro y clientes, en la preservación de los valores de integridad y responsabilidad que tiendan a evitar conductas poco éticas, la comisión de ilícitos en general e incluso posibles conductas antijurídicas típicas.

Es así que la reciente Ley Nº 27.401, además de establecer un nuevo sujeto de responsabilidad penal, “las Personas Jurídicas”, instaura la posibilidad de que aquellas que cuenten con el llamado Programa de Integridad, definiendo algunos elementos forzosos y otros voluntarios (arts. 22 y 23 de la Ley Nº 24701, respectivamente), encontrándose entre éstos últimos (inc. III) “…Los canales internos de denuncia de irregularidades, abiertos a terceros y adecuadamente difundidos…”, y mediante la implementación de ellos podrían eximirse de una posible pena y/o condena.

Asimismo en nuestro orden normativo se encuentra expresamente referenciado en el punto 2 de “Los Lineamientos de Buen Gobierno para Empresas de Mayoría Accionaria del Estado” aprobado mediante Decisión Administrativa Nro. 85/2018 del día  9 de febrero del corriente del que indica que “…Las líneas de denuncia, en particular cuando permiten la denuncia anónima, son los mecanismos más confiables para detectar patrones de conducta irregulares como primer paso para su determinación y remediación posterior. Se recomienda que las empresas cuenten con múltiples canales independientes y efectivos (vía web, correo electrónico, línea telefónica) y que sean accesibles a todos los empleados, así como a terceros y partes relacionadas. Deben prever, además, que cuando la denuncia sea dirigida contra la Dirección, los miembros del Comité de Ética o alguna otra alta autoridad o responsable interno de integridad y control, esta pueda ser atendida y tratada por un tercero independiente, como la Oficina Anticorrupción (OA)…”

A nivel internacional corresponde remontarse a sanción de  La ley Sarbanes-Oxley (SOX), que fue adoptada por el Congreso de los EE.UU. en 2002 a raíz de diversos escándalos financieros protagonizados por empresas. La Sabanes-Oxley Act de 2002, incorpora en 2004 la reforma de las Federal Sentencing Guidelines for Organizations incluyéndolas en la sección 8B2.2 como Effective Compliance and Ethics Program. Esos nuevos preceptos establecen para las empresas la puesta en marcha de programas efectivos de ética y cumplimiento normativo, debiendo ejercer la debida diligencia en prevenir y detectar comportamientos delictivos.

Esa debida diligencia exige una serie de puntos, entre los que se encuentra disponer de un sistema a través del cual los empleados y agentes puedan informar sobre actuales o potenciales conductas delictivas sin temor a represalias, debiendo incluir mecanismos que permitan el anonimato o la confidencialidad.

En mismo sentido la norma ISO 19600:2014, también considera el canal de denuncia como una herramienta de comunicación fundamental. Concretamente, en la cláusula 9.1.3 “Fuentes de opinión sobre el desempeño de Compliance” dispone: “La organización debería establecer, implantar, evaluar y mantener procedimientos para buscar y recibir opiniones de su desempeño de Compliance de una serie de fuentes, incluyendo: – empleados, por ejemplo, a través de canales de denuncias, líneas de ayuda, buzones de opinión y de sugerencias; – clientes, por ejemplo, a través de un sistema de control de reclamaciones; – proveedores; – reguladores; – registros de control de procesos y registros de actividad (incluyendo tanto electrónicos como en papel). Las opiniones deberían servir como una fuente clave de mejora continua del sistema de gestión de Compliance.” En la cláusula 10.1.2 “Escalado de información”, se dispone: “(…) Un sistema de gestión de Compliance eficaz debería incluir un mecanismo para que los empleados de la organización y/u otras personas informen sobre malas prácticas reales o sospechosas, o sobre violaciones de las obligaciones de Compliance de la organización, de forma confidencial y sin temor a represalias”.

Por otro lado respecto al denunciante en nuestro Código Penal de la Nación, indica que toda persona que se considere lesionada por un delito cuya represión sea perseguible de oficio o que, sin pretender ser lesionada, tenga noticias de él, podrá denunciarlo al juez, al agente fiscal o a la policía. (Conf. 174 C.P.P.N).-

En ese sentido el Art. 176 del mismo cuerpo legal indica que la denuncia deberá contener, en cuanto fuere posible, la relación del hecho, con las circunstancias del lugar, tiempo y modo de ejecución, y la indicación de sus partícipes, damnificados, testigos y demás elementos que puedan conducir a su comprobación y calificación legal.

Por ultimo quiero destacar lo enunciado por el Art. 179 del C.P.N, del que se extrae que el denunciante no será parte en el proceso ni incurrirá en responsabilidad alguna, excepto por el delito en que pudiere incurrir.

De la normativa enunciado y sin dejar de desconocer la existencia otras normas regulatorias en torno al denunciante -el denunciante anónimo, denunciante bajo identidad reservada, denunciante obligado-, en los artículos referidos se extrae ciertas características similares al tratamiento de las denuncias en los Programas de Integridad, ello así a que se comunique el delito mediante una denuncia, la que deberá ser relativamente fundada a fin de se que pueda investigar, se garantice que no se reproduzcan represalias al denunciante, y depende del hecho denunciado el denunciante podrá ser o no parte del proceso pudiendo obtener información de la instrucción y/o estado de la denuncia; dichas circunstancias son analizadas también en las denuncias corporativa.

En relación a la protección de datos, al igual que otros países, la legislación vigente debería actualizarse, dedicándose un capitulo específicamente al tratamiento de la información recolectada en las empresas por las denuncias recibidas; específicamente con el fin de establecer el lineamientos de los datos obtenidos del denunciados y no provocar a ninguna violación de los mismos.  Sin embargo la información recolectada al día de hoy se encuentra amparada con los principios generales establecidos en la ley 25.326 relativos a la protección de datos, derechos de los titulares de datos, como así también usuarios y responsables de archivos, registros y bancos de datos, y los demás tratamiento a la protección de datos personales.-

Conforme a lo expuesto, el denunciante en el canal de denuncia empresarial, toma una relevancia fundamental, como lo es también en la colaboración con la justicia.

El denunciante que presta colaboración con la Justicia para investigar la comisión de un delito, tiene como finalidad impedir que se configure el delito, que la intervención del estado se realice sin poner en riesgo su integridad y se cumpla la ley.

En el ámbito empresarial, se pretende que el denunciante internalice los valores perseguidos por la compañía y que en caso de encontrar hechos contrarios a la empresa los comunique, ello con el fin último de salvaguardar a la organización.

Ahora bien, por la importancia que radica el denunciante en el canal de denuncias, hay que tenerle especial tratamiento, pudiéndose implementar un tercero independiente para la recepción de la denuncia que garantice la recepción y el tratamiento de la totalidad de las comunicaciones; contar con distintas vías de acceso a la denuncia: telefónica, plataforma web con una interfaz amigable, correo electrónico, fax, correo postal; brindar seguridad de la aplicación mediante la cual se recibirán y administrarán las denuncias; posibilidad de que las denuncias sean realizadas de manera anónima como así también que las personas que utilizan el canal de denuncias puedan identificarse con nombre y apellido, en este punto resulta ser más eficaz para la denuncia la identificación del denunciante; clara política escrita y difundida en la Compañía que establezca la inexistencia de represalias; asegurar la máxima confidencialidad en el tratamiento de las denuncias recibidas; contar con una norma, política o procedimiento interno que describa, entre otras cuestiones, el objetivo, funcionamiento, responsables y, en especial, asegure la confidencialidad e inexistencia de represalias; difusión y el conocimiento real de los empleados y terceros en relación con el canal de denuncias; capacitaciones vinculadas a la ética, en parte producto de las exigencias legales y en otra basados en un verdadero compromiso por llevar adelante un cambio cultural; en todos los casos el tercero debe ser informado, como mínimo, de que se recibió y trató la denuncia que fuera reportada por éste; entre otras

Es así que las circunstancias propicias para que los empleados hagan saber a la compañía la existencia de un delito o actividad contraria a los valores de la empresa, será mediante la implementación y cumplimiento real de las medidas descriptas ut supra.

Asimismo las medidas funcionarían como garantías a los denunciantes, las que deberán ser eficientemente comunicadas, por los medios y las formas más adecuadas de acuerdo a las características y sector de la organización, debiéndose realizar capacitaciones de manera periódica, haciendo hincapié en la importancia denunciar a fin de mitigar hechos desafortunados.

Corresponde destacar que también y si bien no se conforma en la temática del presente trabajo, son las garantías del denunciado, las que se deberán respetar a fin de salvaguardar el debido proceso, consagrado en la Constitución Nacional, a fin de no incurrir en ningún tipo de violación de la norma positiva.

Por ello que respecto a los denunciados, deberá establecerse reales procedimientos de confidencialidad de acuerdo a la normativa vigente de protección de datos, implementando un tratamiento digno y de respeto; una vez concluido la investigación deberá hacerle ejercer al denunciado su derecho a ser oído, como asimismo si por la características de la investigación, se lo podrá notificar de la formación del expediente y de las medidas que se dispondrán.

Por último considero que el desafío de las compañías y sus departamentos de Compliance  son establecer un procedimiento detallado, comunicado, independiente, con verdadera vocación en la resolución de la problemática, capacitado, otorgándole su verdadera importancia a la denuncia y a la valentía del denunciante, garantizando evitar cualquier tipo de represalia, respetando los derechos y garantías de las personas, con un compromiso sincero y absoluto de la Alta Dirección de la Compañía en avanzar en un real cambio cultural y un régimen de beneficios para el denunciante, serán dichas condiciones las propicias para el desarrollo óptimo de un efectivo canal de denuncias.

Dr. Mariano Pablo López

marianopablolopez@gmail.com

LA FARMACÉUTICA FRANCESA SANOFI FUE ACUSADA DE VIOLAR LA LEY ANTICORRUPCIÓN DE EE.UU.

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/por Gonzalo Vila

La Comisión de Bolsa y Valores anunció esta semana que la compañía farmacéutica Sanofi, con sede en París, acordó pagar más de US$ 25 millones para resolver las acusaciones de que sus subsidiarias en Kazajistán y Medio Oriente realizaron pagos corruptos para obtener negocios.

De acuerdo con la orden de la SEC, los ardides abarcaron varios países e involucraron pagos de sobornos a funcionarios de compra del gobierno y proveedores de servicios de salud para recibir ofertas y aumentar las prescripciones de sus productos. En Kazajistán, se utilizaron distribuidores como parte de un plan para generar fondos a partir de los cuales se pagaban sobornos a funcionarios para garantizar que Sanofi recibiera ofertas en instituciones públicas. Los sobornos se rastrearon en hojas de cálculo internas donde se codificaron como “marzipans” (mazapán). En Medio Oriente, se utilizaron varios esquemas de pago por prescripción para inducir a los proveedores de atención médica a aumentar sus recetas de productos Sanofi.

“El soborno relacionado con las ventas de productos farmacéuticos sigue siendo un problema importante a pesar de numerosas acciones de aplicación anteriores que involucran a la industria y las ciencias de la vida en general”, dijo Charles Cain, Jefe de la Unidad FCPA de la División de Aplicación de Ley de la SEC. “Si bien el riesgo de soborno puede afectar a cualquier industria, este asunto ilustra que se necesita hacer más trabajo para abordar los riesgos particulares planteados en la industria farmacéutica”.

La orden de la SEC determina que Sanofi violó la disposición de libros y registros y de controles internos de contabilidad de las leyes federales de valores. Sin admitir ni negar los hallazgos, Sanofi acordó una orden de cease and desist (cesar y desistir) y pagar US$ 17,5 millones en restitución, US$ 2,7 millones en intereses y una multa civil de US$ 5 millones.

Blog:

CP Mg Álvaro Fonseca Vivas

Director programa de Contaduría Pública. en Corporación Universitaria Minuto de Dios – UNIMINUTO Principal

10.09.2018

AUDITORIA FORENSE: Estos son los aspectos que deberíamos mirar en la justicia Colombiana y que algún día demuestren que si castigan a los victimarios no importa quienes sean ni que sean dueños de muchas cosas, (esto no lo debería mencionar por juicio de valor de un auditor forense, pero como no soy investigador para este caso ni víctima lo menciono), sino que se castigue quienes cometen fraude y delitos en contra de las víctimas, este aspecto lo menciono en el próximo libro de “Auditoria Forense aplicada a la Administración de la Salud” les comparto este articulo. “LA FARMACÉUTICA FRANCESA SANOFI FUE ACUSADA DE VIOLAR LA LEY ANTICORRUPCIÓN DE EE.UU.

UNOS US$30.000 MILLONES DE NO RESIDENTES SE HABRÍAN MOVIDO A TRAVÉS DE DANSKE ESTONIA EN UN AÑO, SEGÚN FT

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/por Gonzalo Vila

Según el periódico Financial Times, una investigación independiente descubrió que se movieron hasta US$30.000 millones a través de la sucursal en Estonia del banco danés Danske Bank en solo un año desde Rusia y otros países de la ex Unión Soviética.

El periódico obtuvo un borrador del informe encargado por Danske Bank—que se vio involucrado en un escándalo de delitos financieros este año— y elaborado por los consultores Promontory Financial. Sus conclusiones plantean la pregunta de cuánto sabía realmente la gerencia del banco dada la gran cantidad de dinero que pasaba a través de la relativamente pequeña sucursal de Estonia, escribió el periódico.

Las transacciones en cuestión tuvieron lugar entre 2007 y 2015. En términos de las tenencias de la sucursal de Estonia, 2013 fue el año pico, cuando el banco mantuvo cerca de US$30.000 millones en activos de clientes extranjeros. El mismo año realizó unas 80.000 transacciones.

Financial Times cita a una fuente cercana a la investigación que afirma que dado el tamaño pequeño de la sucursal, dicha suma es “impactante”. Tales cantidades de dinero no podrían moverse sin que haya preguntas.

Danske Bank señaló en un correo electrónico a Reuters que no pudo verificar la información en el informe FT.

“El asunto es muy complejo, y no se puede sacar ninguna conclusión sobre la cantidad de clientes o transacciones sospechosas, o incluso el alcance del posible lavado de dinero, a partir de información individual extraída de contexto”, dijo el banco en el correo electrónico.

No todas las transacciones de la sucursal eran cuestionables. Pero es deber del banco asegurarse de cumplir con los requisitos del organismo de control financiero de que no está involucrado en el lavado de dinero, y que sus controles son lo suficientemente fuertes como para detectar dinero sucio.

El presidente del directorio de Danske, Ole Andresen, dijo que el banco se está tomando el asunto muy en serio, que fue una de las razones para que se realizara el nuevo informe: “Estamos dedicados a obtener una visión completa, y creo que es de interés de todos que las conclusiones se basen en hechos confirmados, no en fragmentos de información tomados fuera de contexto”.

Andresen agrega que están en la fase final de preparación del informe, pero que ya está claro que hay “grandes preguntas” relacionadas con las participaciones de la sucursal de Estonia en ese momento, y que son más grandes de lo que se suponía anteriormente.

Se suponía que unos US$3.900 millones de activos dudosos se movilizaron a través de la sucursal de Danske Bank durante un período de nueve años. El periódico danés Berlingske ha señalado que la suma real que se movió a través del banco fue mucho más alta y más probable que haya sido de unos US$8.300 millones. Danske eventualmente admitió que la suma final podría ser “varias veces” más alta.

La Autoridad de Supervisión Financiera de Dinamarca anunció en una declaración conjunta con la Autoridad Supervisora Financiera de Estonia que se decidió un procedimiento penal que será llevado a cabo por la policía y los fiscales para ahondar posibles violaciones en materia ALD/CFT.

El banquero noruego Thomas Borgen, actual CEO de Danske, fue el responsable de los negocios internacionales del banco entre 2009 y 2012, incluido el de la sucursal de Estonia. La evidencia disponible en este punto plantea la pregunta de si Borgen sabía o no de las sumas involucradas, y qué hizo para investigar.

Se espera que Danske Bank publique dos informes en septiembre, uno sobre los detalles de las transacciones dudosas en el caso y otro relativo a la supervisión.

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CP Mg Álvaro Fonseca Vivas

Director programa de Contaduría Pública. en Corporación Universitaria Minuto de Dios - UNIMINUTO Principal

17 horas

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Nahun Frett, MBA, CIA, CCSA, CRMA, CPA, CFE

AUDITOR INTERNO – INSTRUCTOR – CONSULTOR – CONFERENCISTA