Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool
| 1. FORTALECIMIENTO DEL TALENTO HUMANO. | Fomentar la cultura del compromiso y sentido de pertenencia del talento Humano de las organizaciones a través del diseño e implementación del Código de ética y buen gobierno, el cual contenga como mínimo los principios y pautas que deben regir el actuar de la empresa, y ser parte de la cultura organizacional de la misma. |
| 2. PLANEACIÓN | Los planes y programas como hilo conductor de las actividades y de los resultados, comprometen las estrategias de la organización. Es por esa razón requiere de una herramienta que al ser conjugada con los presupuestos como financiación de las actividades, proporcionan alta probabilidad del cumplimiento de la misión organizacional y se constituya en instrumento de autocontrol permanente de la gestión y actuar organizacional y de sus responsables a través de indicadores.
Una de las herramientas efectivas que nos proporciona la constante medición de los planes y programas de las organizaciones, sin duda la constituye el Cuadro de Mando, el cual proporciona de manera permanente el avance en el desarrollo de las actividades como de las estrategias a través de indicadores, que hace oportuno: corregir, medir, alertar y proponer acciones direccionadas al ajuste de actividades que en algunos casos corresponden a planes de choque o alternativos que aseguren el cumplimiento de las metas y por ende los objetivos propuestos.
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| 3. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS | Los procesos y procedimientos materializan las actividades, controles y responsables y son ellos los que constituyen el modelo de operación del sistema denominado gestión por procesos. Su articulación en la medida que sean previamente identificados permitirá lograr con mayor facilidad y comprensión de las metas propuestas y el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Un herramienta que facilita el entendimiento de la operatividad de la organización, el área o de los procesos mismos son los manuales, considerados como documentos integrales que contienen en forma ordenada y sistemáticas las instrucciones e información sobre los procedimientos de cada una de las actividades que se realizan para ejecutar más adecuadamente el trabajo señalado a través de un sistema de comunicación con las diferentes áreas de manera coherente.
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| 4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN | El desarrollo de los sistemas de información en materia de recolección y organización, permite el fortalecimiento de la gestión organizacional, por cuanto facilita el flujo de la información, análisis estadístico, la atención del usuario, la ejecución de procesos, y la optimización de los recursos a través de plataformas robustas.
Los presupuestos, las contabilidades, los informes, estadísticas y bases de datos de usuarios, son vitales en las organizaciones, toda vez que a través de ellos se gerencia.
La comunicación permite mantener un diálogo permanente con el cliente y áreas relacionadas.
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| 5. REDUCCIÓN DE TRÁMITES. | Las organizaciones deben con políticas institucionales, tendientes a la simplificación de trámites como los siguientes:
– Evitar las congestiones y lentitud en la prestación oportuna de servicios a través de medios automatizados de información, diversificación y descentralización de servicios en puntos de atención y en relación con las áreas de influencia de la organización.
– Buscar la máxima utilización de tecnología disponible de manera económica.
– Maximizar el número de entidades beneficiarias. Que además de consolidar y ejercer una mayor control sobre sus ingresos, minimiza el desgaste del usuario al atender diferentes fuentes.
– Reducir los pasos innecesarios.
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| 6. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. | La administración del riesgo, es uno de los elementos más innovadores a considerar en el control interno, a través del cual las organizaciones deben propiciar actividades y controles tendientes a la prevención y mitigación que generan los eventos de riesgo de Corrupción y fraude, y donde el talento Humano desempeña un papel relevante en su diseño, construcción e implementación. |
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7. ATENCIÓN AL USUARIO.
| Propender por lograr un alto índice de satisfacción a través de la atención de las quejas y reclamos y proyectando una imagen de respaldo, seguridad y confianza a sus usuarios reales y potenciales, como el oír la voz del cliente y conocer de sus necesidades y expectativas en relación con el servicio, es la razón de ser de las organizaciones y por ello ocupa el primer lugar de importancia dentro del contexto del control interno.
Las quejas y reclamos en las organizaciones son la declaración de la no satisfacción de las expectativas de los usuarios. El reclamo implica un elemento adicional y es la necesidad del usuario de expresar que además de estar inconforme de acuerdo a sus expectativas, la organización le adeuda algún elemento o servicios.
Una de las formas de establecer sí el sistema de control interno de una organización es débil es observando la magnitud y criticidad de las quejas y reclamos de los usuarios o clientes.
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| 8. AUTOCONTROL, AUTOGESTIÓN Y AUTORREGULACIÓN. | El componente de autoevaluación podría decirse cambia el paradigma del control, como una manifestación de la responsabilidad que adquiere sus representantes frente al actuar de la organización, al contar con mecanismos para medir no solo el valor agregado de los servicios que presta, si no también medir las condiciones externas e internas que pudieran afectar el cumplimiento de metas y planes de la organización, tomando como referencia los indicadores de gestión para su eventual direccionamiento.
Al considerar los elementos anotados anteriormente a través de herramientas, asociados al compromiso de su talento humano, están dadas las condiciones que permitirán a las organizaciones actuar de manera natural.
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| 9. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Y AUDITORIA. | Las oficinas de auditoría interna, consideradas como unidades asesoras; son los ojos y oídos de la alta dirección que proporcionan recomendaciones en busca del mejoramiento continuo del control interno organizacional. |
| 10. PLANES DE MEJORAMIENTO. | Para cerrar el ciclo, el plan de mejoramiento es el proceso de retroalimentación y mejora, que busca corregir las que dan al traste importantes recursos de la administración. Es en ésta punto no solo se debe formular una relación de compromisos tendientes a corregir los hallazgos y observaciones de las auditorias y organismos de control, si no también propiciar espacios para lograr la mayor calidad de las organizaciones. |
Hasta Pronto,
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Marcbon/007
E-MAIL: marco.bonilla@marcontrol.co
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