La alta gerencia de Quoteron Inc. pensó que estaba aumentando la eficiencia cuando, a instancias de uno de sus oficiales de compras, Ken, le dio a su proveedor de hardware, Donlane Supplies, un “contrato paraguas”. Sin embargo, Ken secretamente era dueño de Donlane y cosechó fraudulentamente las ganancias de un trato exclusivo ilegal. A continuación se detalla cómo detectar y evitar el fraude en el proceso de adquisición.
Ken, un funcionario de compras para Quoteron Inc., tuvo un conflicto de intereses. Secretamente era dueño de una compañía, Donlane Supplies, que vendía materiales de hardware a su empleador. Ken convenció a Quoteron para eludir los procedimientos normales de adquisición y firmar un acuerdo de monopolio con Donlane. Durante varios años, Quoteron siguió este acuerdo anticompetitivo, ¡mientras todo el tiempo creía que era una buena práctica! La compañía creía esto porque sus auditores internos habían alentado a Quoteron a implementar una serie de “contratos generales” para reducir el fraude y aumentar la eficiencia. A pesar de que los contratos marco pueden ser beneficiosos si se implementan adecuadamente, su uso general sin tener en cuenta las consecuencias puede facilitar perversamente el fraude, algo que las empresas a menudo pasan por alto.
BENEFICIOS DE LOS CONTRATOS DE PARAGUAS
Los contratos paraguas (un término predominantemente europeo), conocidos también como acuerdos paraguas o acuerdos marco, son contratos generales que establecen los términos del negocio futuro con un proveedor, como el precio de los bienes, cantidades, tiempos de entrega, etc. Son típicamente utilizado cuando existe una necesidad continua de bienes o servicios particulares. Si las empresas los implementan correctamente, pueden minimizar el potencial de fraude en las compras porque el proveedor ya ha pasado por un proceso de aprobación. Sin embargo, un contrato paraguas mal ejecutado podría tener el efecto opuesto.
Los acuerdos paraguas pueden ser atractivos tanto para el comprador como para el proveedor. Las ventajas para el comprador incluyen:
  • El departamento de compras no tiene que solicitar múltiples cotizaciones ni realizar un ejercicio de licitación (oferta) para cada compra.
  • Menos obstáculos administrativos pueden significar un tiempo reducido entre la solicitud y la entrega.
  • Las condiciones previamente acordadas pueden mejorar la certeza y la seguridad en la cadena de suministro, lo que ayuda a la planificación de la gestión.
  • La posibilidad de ser seleccionado como un proveedor a largo plazo puede alentar a los proveedores a ofrecer precios más bajos.
  • Se retiene la flexibilidad porque los acuerdos generales generalmente no obligan a un comprador a comprar a un proveedor en particular en todas las circunstancias.
Este ultimo punto es importante. Los acuerdos paraguas no deben crear la obligación de usar un proveedor designado. Los compradores pueden establecer cualquier cantidad de acuerdos para que puedan elegir entre proveedores. La opción debe permanecer para que el comprador vaya a otra parte para compras individuales: los acuerdos globales deben diseñarse para facilitar el negocio, no para dictarlo.
Estas ventajas proporcionan razones sólidas para establecer acuerdos globales. Sin embargo, las empresas deben tener cuidado al implementarlas, ya que pueden incurrir en una exposición innecesaria a un mayor riesgo de fraude cuando un comprador confía indebidamente en un único proveedor. De hecho, los riesgos de fraude tienden a ser paralelos a los inherentes a los procesos de adquisición en general.
Noviembre / Diciembre 2014
Por Paul Catchick, CFE