CONSEJOS PARA EL TRABAJO EN ALTA TEMPORADA
Estándar
27 MARZO 2018
En un reciente artículo publicado en “Journal of Accountancy” [1] del AICPA, la escritora Samina Khanna retoma algunos consejos que deben seguir los contadores en épocas de alta temporada (preparación de declaraciones tributarias, por ejemplo). Los mismos fueron planteados por Deborah Rood CPA, directora de consultoría de control de riesgos de CNA Insurance.
1. Utilice una carta de compromiso para cada trabajo.
La mejor manera de asegurarse de que el contador y su cliente estén en sintonía en el trabajo que se debe realizar es mediante una carta de compromiso que describa claramente las responsabilidades de cada una de las partes.
De acuerdo con Rood, en una gran parte de las reclamaciones, el alcance de los servicios es el principal motivo de discordia. Infortunadamente, en casi la mitad de los casos de responsabilidad profesional relacionados con impuestos que la CNA manejó en 2016, no hubo una carta de compromiso para referirse nuevamente a la descripción del alcance del trabajo que se acordó.
Hay sitios que proveen ejemplos de cartas fuertes de compromiso, tales como el Kit de Cumplimiento Tributario Anual la Sección de Impuestos del AICPA, así como algunos proveedores de seguro de responsabilidad profesional.
Es aconsejable, en todo caso, que la carta esté suscrita por las dos partes, aunque se podría emplear una carta de compromiso unilateral o negativa, de requerirse. Si no se emplea una carta de compromiso y surge un reclamo, es probable que el reclamo sea más caro en términos de lo que se paga y cuánto cuesta defenderse.
2. Documentar todo.
La documentación es vital en el trabajo de los contadores. “Lo escrito, escrito está”, suele decirse. Dice Rood: “En defensa de un reclamo, si no está escrito, podría no haber sucedido”. La documentación incluye una carta de compromiso. También es una buena práctica confirmar los términos de las conversaciones telefónicas enviando un correo electrónico al cliente con contenido relevante y guardar el correo electrónico en el archivo del cliente. Es aconsejable también informar a los clientes acerca de los cambios normativos relativos al trabajo.
3. Revise el trabajo ejecutado.
En la medida en que el tiempo es corto y hay bastante trabajo existe probabilidad de cometer errores. Por tanto, es aconsejable no adelantar los trabajos tan rápido. Hay que tener margen de tiempo para verificar los resultados una vez se ha concluido la labor. Eso implica acordar con el cliente los tiempos de entrega de informes y trabajos.
La revisión del trabajo implica tiempo y concentración. Hay que evitar las distracciones, tales como las llamadas, los correos e incluso la música. Es aconsejable usar una lista de revisión, así como esperar algo de tiempo una vez concluido un trabajo para verificarlo. Luego de una semana, se han olvidado los detalles y se puede revisar con nuevos ojos.
No todos los reclamos se pueden evitar, pero algunas medidas como las anteriores pueden ayudar a los CPA a evitar problemas comunes durante las épocas más ocupadas del año.
C.P. Iván Rodríguez –
No hay comentarios.:
Publicar un comentario