Por: Marisa Beahm*
En una pequeña empresa en crecimiento, la introducción de un auditor interno en un equipo puede ser un desafío. En muchos casos, las unidades de trabajo establecidas tienen dificultades para aceptar el cambio y dar la bienvenida a un extraño. Cuando ese extraño va a revisar las prácticas que pueden haber sido implementadas hace años por el mismo personal que, además, ha realizado ese tipo de trabajo por años, tal vez incluso décadas, el reto se intensifica. Además, el personal puede no entender qué es un auditor interno, especialmente si el concepto de auditoría se ha introducido recientemente. El personal que ya ha tenido la experiencia de ser auditado generalmente describe la auditoría como una actividad que consume mucho tiempo y en la que constantemente temen que el auditor ―informante― vaya corriendo a reportarle cada pequeño hallazgo al jefe.
Como auditor interno ¿qué medidas puede tomar para aliviar la tensión y promover la cooperación?
Preséntese
Es asombroso, pero usted derrumbará varios muros que con un simple: “Buenos días; este soy yo, estas son mis metas y no represento una amenaza”. Muchos miembros del equipo sólo necesitan estar seguros de que no usted no viene “con las armas en alto”, o en otras palabras, que usted no fue contratado por la empresa para encontrar y destruir a todos los empleados que alguna vez cometieron un error. Al comunicarse con sus compañeros, sea agradable y considerado. Recuérdele al personal que usted es parte del equipo y que está, esencialmente, trabajando para ellos al buscar áreas donde el desarrollo de políticas y procedimientos volvería sus funciones diarias más claras y eficientes. Además, permítales saber que usted está confirmando que todo el personal produzca un servicio de calidad de acuerdo con las políticas y procedimientos ya documentados.
Haga preguntas informales de sondeo
Si usted es nuevo en el negocio, emplear esa falta de familiaridad con los procedimientos para lograr que alguien lo oriente a través del proceso es una gran manera de aprender una práctica sin parecer demasiado exigente o asertivo. Si usted no es nuevo en el negocio, enviar unas preguntas iniciales acerca de los procesos por correo electrónico o hacer a su colega una llamada rápida reducirá la ansiedad. Tenga en cuenta que incluso si la comunicación es causal, es importante documentar todas las comunicaciones, así que asegúrese de hacer seguimiento de cualquier conversación cara a cara o telefónica con un correo electrónico sumario.
Prepárese para la oposición
No importa qué tan amigable y comprensivo sea, siempre habrá alguien que se resista a compartir información. Asegúrese de que la frustración no lo saque de sus casillas; amenazando con incumplimiento y ejerciendo su poder no obtendrá ni la información que necesita, ni la reputación que desea para lograr un ambiente de trabajo abierto y acogedor.
Cambiar la percepción del auditor interno como un “infiltrado” tomará tiempo y paciencia. Al interactuar cooperativamente, y de manera consistente y persistente, el personal pronto verá que usted es parte del equipo.
*Auditora interna de WINhealth, una organización sin fines de lucro enfocada en proveer planes de salud asequibles y de amplia cobertura a sus miembros.
Tomado de: http://corporatecomplianceinsights.com
Blog: AUDITOOL
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