¿QUÉ ASPECTOS SE DEBEN TENER EN CUENTA AL CIERRE DE UNA AUDITORÍA DE INFORMACIÓN FINANCIERA?

Al iniciar el periodo de revisión de los estados financieros al cierre del ejercicio, se debe revisar si el enfoque planteado inicialmente para la realización del trabajo tuvo cambios significativos en aspectos que pudieran impactar significativamente nuestra conclusión.

 Dentro de los aspectos importantes que deben ser revisados al cierre de la auditoría relacionamos los siguientes:

- Actualización de evaluación del riesgo: Dentro de los objetivos globales del auditor está el obtener una seguridad razonable de que dichos estados financieros en su conjunto están libres de incorrecciones materiales, debidas a fraude o error, por lo tanto los riesgos deben ser mitigados al inicio y cierre del periodo, por lo tanto para administrar los riesgo se debe efectuar lo siguiente:

• Revisión de la materialidad: A medida que la autoriza avanza el auditor deberá revisar la importancia relativa determinada para efectuar los procedimientos de auditoria, de tal forma que al final del periodo concluya si el factor y porcentaje escogido es el adecuado o requiere hacerse una revaluación de la misma y de la materialidad de desempeño.
• Revisión de actas de junta directiva o asamblea de accionistas: Se debe efectuar lectura de actas hasta el último día de emisión de informes, de tal forma que se valide si las decisiones tomadas en la junta directiva o asamblea impacte de manera significativa las cifras en los estados financieros.
• Comunicaciones de riesgo: Verificar si se han identificado y comunicado todas las situaciones que indiquen que puede existir fraude, como por ejemplo, que se haya obtenido nueva información o condiciones que indiquen riesgo de fraude o de error material que no fueron contemplados en el enfoque inicial del trabajo.
• Existencia de sesgos en la administración: Se deben verificar si existen indicios o lineamientos sobre representaciones erróneas de estimaciones contables individuales e indicadores de posibles sesgos de la administración, para ello se deben tener en cuenta si en auditorias anteriores han existido sesgos intencionados por parte de la administración.
• Revisión de litigios, demandas o reclamaciones: Verificar si existe un riesgo de incorrección material con respecto a litigios o reclamaciones identificados, en los casos en que los procedimientos de auditoria realizado indiquen que pueden existir alguno de estos conceptos, esta información puede ser obtenida a través de confirmaciones efectuadas con los abogados o indagaciones corroborativas efectuadas con la gerencia o administración. De igual forma para corroborar si existen reclamaciones se pueden efectuar revisión a las correspondencia recibida de los distintos entes de control con el fin de identificar requerimiento o sanciones incumplimiento. Así mismo se debe ampliar las indagaciones a los asesores con el fin de evaluar si con la evidencia obtenida es suficiente o requieren implementar otros procedimientos adicionales para cubrir el riesgo.

Algunos de los atributos que pueden impactar en las decisiones de ampliar o no las indagaciones del auditor pueden ser las siguientes:

• Que ocurran nuevos hechos significativos entre la fecha de respuesta de los asesores y la fecha del informe.
• Que se identifiquen asuntos diferentes a los relacionados en la respuesta de los asesores.

Se debe verificar si el impacto requiere ajuste y/o revelación a los estados financieros.

• Revisión de los errores identificados: Los errores identificados en la entidad y su ambiente, en los controles de alto nivel o controles a nivel de proceso deben ser analizados, para verificar que en conjunto no superen la importancia relativa planteada para el desarrollo del trabajo.

Algunos ejemplos de errores que pueden ser identificados mencionamos los siguientes

- Insuficiencia en inversión de recursos tecnológicos, de tal forma que no exista forma de monitorear transacciones significativas.

- Inexistencia de controles gerenciales para cambios en los sistemas de información.

- Inexistencia de segregación de funciones para la realización de operaciones.

• Revisión a las entradas de diario: Al cierre del periodo contable se deben revisar las transacciones del periodo evaluado, con el objetivo de identificar o verificar que no existan transacciones inusuales que puedan conllevar a fraude por manipulación de los estados financieros. Dentro de los factores a evaluar para identificar transacciones fraudulentas se relacionan los siguientes:

- Si las transacciones son realizadas por personas autorizadas.
- Si las transacciones registradas corresponden a la operación del negocio.
- Si las transacciones fueron registradas en el periodo correspondiente
- Si las transacciones están respaldadas con soportes adecuados.
- Si se realizaron transacciones en horas inusuales, que puedan ser objeto de fraude.
- Registro en cuentas poco usuales o que se usan con poca frecuencia.
- Registros después del cierre o al final del periodo sin ningún tipo de comentarios.
- Transacciones que contengan números redondeados o repetitivos.

• Revisión de los eventos subsecuentes: Se deben realizar procedimientos de tal manera que cubran la fecha de cierre de los estados financieros y la fecha de entrega de informe de los auditores, de tal manera de identificar cualquier hecho que pueda generar un riesgo significativo en las cifras revisadas, y que requieran de ajuste y/o revelación en los estados financieros. Para ello se deben efectuar las siguientes indagaciones:

- Si se han hecho o se contempla hacer ajustes contables poco usuales.
- Si hubo algún cambio significativo en el capital social de la compañía.
- Si se han efectuado cambios en las políticas contables.
- Si se espera algún pasivo o compromiso contingente.
- Si ha habido cambios importantes en las partes relacionadas.
- Si han suscrito nuevos compromisos, préstamos o garantías significativas.
- Si han ocurrido eventos que sean relevantes a la medición de las estimaciones o provisiones.

• Procedimientos para la preparación de estados financieros:

- Revisar con la administración cualquier cambio realizado en las políticas contables; esta revisión debe incluir, si las políticas han sido aplicadas apropiadamente, y si la justificación del cambio es razonable.

- Efectuar los estados financieras comparativas, con sus respectivas notas explicativas.

- Evaluar si las políticas contables adoptadas por la entidad son apropiadas para el negocio, y en consecuencia con el marco normativo aplicable. En dicha evaluación debe verificarse lo siguiente: revisar la coherencia en la aplicación de la políticas contables de un periodo a otro, y determinar si los cambios en las políticas contables son informados adecuadamente.

- Incluir en las notas explicativas a los estados financieros, un detalle de las transacciones y saldos con partes relacionadas.

- Obtener las bases utilizadas por la Compañía para la preparación del flujo de efectivo.

- Obtenga el estado de cambio en el patrimonio y verifique los soportes correspondientes en caso de haber existido movimientos.

• Comunicaciones que deben generarse al cierre de la auditoría

- Carta dirigida a la gerencia: Esta debe incluir el tipo de trabajo que se realizó a la información financiera, las deficiencias de control y debilidades importantes identificadas, las recomendaciones emitidas, y los planes de acción de la gerencia.

- Representaciones de la administración: El auditor debe obtener evidencia que la administración reconoce su responsabilidad por la presentación razonable de los estados financieros de acuerdo al marco normativo, y que entregó toda la información requerida para el desarrollo de la auditoría. Las representaciones dadas por la administración pueden ser enfocada asuntos que se consideren importantes ya sea individual o colectivamente.

Cuando las representaciones identificadas se relacionan asuntos que son importantes para los estados financieros el auditor necesitará:

- Buscar evidencia de auditoria corroborativa dentro o fuera de la entidad.
- Evaluar si las representaciones hechas por la administración son razonables y consistentes con otra evidencia de auditoria obtenida.

Si una representación de la administración se contradice por otra evidencia de auditoria, el auditor deberá investigar las circunstancias que dieron origen a esta situación.

¿Qué debe contener una carta de representación?

- Información específica, fechada y firmada; dicha fecha debe ser la misma del dictamen del auditor y de los estados financieros.
- Debe estar firmado por los miembros de la administración que tengan la representación legal o responsabilidades primarias en la entidad y de sus aspectos financieros y contables.

¿Qué debe hacerse si la administración se rehúsa a proporcionar la carta de representación?

En caso de que la administración se rehúse a proporcionar la carta de representación, esto constituye una limitación en el alcance y el auditor deberá expresar una opinión calificada o una abstención de opinión.

• Revisión posterior a la elaboración de los estados financieros antes de su emisión.

Una vez finalizada la revisión de los estados financieros que se van a emitir se deben realizar las siguientes verificaciones:

- Cruce de cifras dictaminadas con relación a las auditadas (Balance de prueba), con el fin de verificar que no existan cambios y que los saldos emitidos corresponden a las cifras auditadas.

- Verificación del negocio en marcha de compañía: debemos verificar si la compañía al cierre del periodo puede continuar operando, o en caso contrario verificar que este punto quede incluido en las notas de los estados financieros y como un párrafo de énfasis en la opinión del auditor.

- Soporte de eventos subsecuentes: se debe tener total claridad y debidamente soportado que a la fecha de cierre y fecha del informe no existe ningún evento que pueda cambiar nuestra opinión.

- Verificación de libros oficiales, y corroborar que a estos contengan la misma información que se está emitiendo.

- Informe del revisor fiscal, en el cual se expresa si los actos de la administración de la sociedad se ajustan a los estatutos y a las ordenes o instrucciones de la asamblea o junta de socios, si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y libro de actas, registro de acciones se llevan y se conservan debidamente y si hay y son adecuadas las medidas de control interno, conservación y custodia de bienes de la sociedad o de terceros. Estos puntos deben quedar resumidos en un papel de trabajo que soporte el trabajo de auditoria realizado el cual debe ir relacionado a cada punto mencionado anteriormente.

- Informe de gestión: El cual deberá contener una información fiel sobre la evolución del negocio, situación económica, financiera, administrativa y jurídica de la sociedad, dicho informe deberá contener indicaciones sobre los acontecimientos importantes del ejercicio, evolución de la sociedad, operaciones celebradas con socios y/o accionistas, el estado de cumplimiento de las normas de propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad, y la constancia por parte de la administración sobre la libre circulación de las facturas emitidas por los vendedores o proveedores. Las cifras expresadas en este informe deben ser cruzadas con los saldos de los estados financieros que se están emitiendo.

Equipo Auditool