PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA A SALDOS INICIALES EN AUDITORÍAS DE PRIMER AÑO

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La conveniencia de aplicar procedimientos de auditoría suficientes, a saldos iniciales en primeras auditorías, es con el fin de evitar riesgos al emitir nuestro dictamen.

Cuando un Contador Público es contratado para efectuar una auditoría de una entidad que no ha sido auditada, o bien, en año(s) anterior(es) fue auditada por otro Contador, se deberá considerar como parte fundamental de la revisión, los procedimientos de auditoría enfocados a saldos iniciales de naturaleza acumulativa, procedimientos que deberán ser suficientes para responder a los riesgos al momento de emitir su opinión. Esto, en virtud de que un examen de estados financieros, por cualquier periodo determinado, incluye los saldos iniciales de los rubros del estado de situación financiera, y aquellas situaciones de ejercicios anteriores que pudieran tener un efecto importante en los estados financieros del año actual.

El diseño de procedimientos de auditoría a saldos iniciales se refiere a la naturaleza, alcance y oportunidad en la aplicación de estos procedimientos a las cuentas de naturaleza acumulativa y contingente, además, incluye la evaluación del trabajo realizado por el auditor predecesor.

Cuando un cliente no ha sido auditado por otro auditor, o cuando nosotros no obtenemos evidencia suficiente del trabajo del auditor predecesor, necesitamos desarrollar procedimientos de auditoría sobre los saldos iniciales de las cuentas del balance y sobre las transacciones del periodo anterior.

Preparándonos para una auditoría inicial

La planeación es importante en una auditoría inicial, en virtud de que iniciamos el trabajo sin un conocimiento de nuestro cliente. Esto provoca que la planeación se vuelva más difícil que en una auditoría recurrente.

Cuando un nuevo cliente ha sido auditado, se facilita la auditoría inicial, porque podemos obtener información muy valiosa derivada de pláticas con el auditor predecesor y al revisar sus papeles de trabajo.

En un primer año de auditoría, podrán existir problemas que los vamos a conocer durante el desarrollo de la auditoría. En consecuencia, tan pronto como sea posible, debemos tener pláticas con los altos ejecutivos y empleados para discutir aspectos como los siguientes: procedimientos utilizados por el cliente para preparar sus estados financieros, fechas de reporte, planes de fecha para la toma de inventarios físicos, fechas tentativas de cuándo llevaremos a cabo las confirmaciones de bancos, clientes, proveedores, etc. También, debemos desarrollar revisiones analíticas, evaluar el sistema de control interno de la entidad y el riesgo de fraude, así como entender y evaluar el flujo de las clases de transacciones y sus controles de los procesos significativos, lo más temprano posible de la auditoría.

Obtener un entendimiento inicial del negocio, su organización, historia y operaciones

Debemos obtener un entendimiento del negocio de nuestro cliente. Nuestro enfoque de auditoría depende altamente de la obtención de un entendimiento de las fuerzas de mercado, factores clave que afectan al cliente, los interesados clave del negocio, los objetivos clave y sus estrategias. Para obtener esto en una primera auditoría, se recomienda platicar con el personal operacional y financiero de la empresa, hacer recorridos por las instalaciones del cliente y revisar los principales documentos. Por ejemplo, el manual organizacional; la descripción de puesto; el manual de políticas contables; las actas de juntas de los comités directivos, accionistas y consejeros, por un número de años razonables, anteriores al año de auditoría; contratos importantes; declaraciones de impuestos por un periodo razonable de años pasados; estados financieros anuales, y los reportes anuales preparados para los accionistas. De los documentos importantes que revisemos, debemos guardar copias en nuestros archivos permanentes para futuras auditorías.

Principales políticas contables

Debemos determinar las políticas contables usadas por el cliente como parte de nuestra primera auditoría. Como punto de partida debemos considerar la revisión de los estados financieros auditados de ejercicios anteriores, pláticas con el personal del cliente, revisión de los papeles de trabajo del auditor predecesor (si están disponibles) y revisión de su manual de políticas contables.

En una auditoría inicial, debemos estar alerta en la desviación de la aplicación de un principio contable, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados que le sean aplicables; si esta desviación es intencional (por ejemplo, para incrementar utilidades) o no (por ejemplo, debido a errores o falta de conocimiento en la aplicación del principio contable). Si determinamos que un cambio en la aplicación de un principio es necesario, debemos comentarlo con el cliente lo antes posible.

La plática con un cliente nuevo sobre políticas contables, debe realizarse considerando años anteriores, el actual y años futuros. En caso de haber una alternativa mejor a ser adoptada, se lo sugerimos a nuestro cliente.

Es importante determinar si las políticas contables seguidas en el año a auditar son consistentes con las de ejercicios anteriores. Las preguntas más comunes para determinar las consistencias en la aplicación de los principios contables son: el registro de ingresos y egresos; valuación de inventarios; capitalización de mejoras al activo fijo; diferimiento de ingresos y gastos a periodos futuros, y la depreciación y amortización del activo fijo y los activos intangibles.

Si existen estados financieros auditados, nuestros procedimientos se limitan a determinar que los principios contables usados son consistentes con los utilizados en el año anterior. En otros casos, los procedimientos varían según lo siguiente: la naturaleza y lo adecuado de los registros contables; si existen manuales de políticas contables y si éstos son utilizados por los usuarios, así como lo efectivo de su sistema de control interno contable.

Saldos iniciales

Los objetivos principales al auditar los saldos iniciales en una auditoría inicial, son el obtener seguridad de que los activos, pasivos y las cuentas de capital al cierre del año auditados por nosotros son presentados en forma razonable, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados que les aplique, y de que los principios contables utilizados fueron aplicados sobre una base consistente con aquéllos aplicados en el año anterior.

Se incluye más adelante una lista de los procedimientos sustantivos que podemos aplicar como ejemplo. Estos procedimientos son ilustrativos, pero no limitativos; por lo tanto, procedimientos adicionales pudieran ser necesarios. Adicionalmente, pudiéramos eliminar ciertos procedimientos o cambiar la naturaleza, alcance y oportunidad de nuestros procedimientos, con respecto a saldos iniciales y consistencia en la aplicación de principios contables, si podemos obtener evidencia suficiente de los estados financieros auditados más recientes, del dictamen del auditor predecesor, el resultados de nuestras preguntas al auditor predecesor y el resultado de la revisión de sus papeles de trabajo, y el resultado de nuestros procedimientos de auditoría aplicados al año que estamos auditando que provean evidencia suficiente acerca de los saldos iniciales o su consistencia.

Los ejemplos de procedimientos que mencionaremos más adelante, están diseñados para darnos evidencia suficiente de que todos los activos y pasivos significativos fueron registrados, y de que están de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados que les aplique.

Adicionalmente, estos procedimientos nos ayudan a obtener el número de acciones emitidas del capital social al principio del año y obtener evidencia suficiente de que las cuentas de capital al inicio del año están razonablemente presentadas de conformidad con los principios contables aplicados. En adición a estos procedimientos, consideramos los efectos de los saldos iniciales de cualquier problema que nosotros encontremos durante nuestra auditoría con los saldos finales.

El objetivo de auditar los saldos iniciales de las cuentas de activos, pasivos y cuentas de capital, son sustancialmente los mismos objetivos de auditar los saldos finales, Sin embargo, los procedimientos de auditoría pueden variar. Una diferencia importante en la aplicación de los procedimientos de auditoría es la imposibilidad, o el no ser práctico de inspeccionar o confirmar los activos y pasivos del año anterior.

Esto origina el llevar a cabo procedimientos alternativos, o en otros casos, el emitir una opinión con salvedades por limitación al alcance sobre el estado de resultados del año actual, por el no haber podido auditar los saldos iniciales. Algunos procedimientos ilustrativos aplicables sobre saldos iniciales a áreas importantes son los siguientes:

Efectivo

• Obtener un resumen de los saldos de efectivo.
• Examinar las conciliaciones bancarias, verificar las partidas mayores de la conciliación, concordar los saldos según las conciliaciones con los estados de cuenta bancarios y los registros contables. Considerar la necesidad de confirmar los saldos bancarios iniciales, si son significativos.
• Probar el corte de ingresos, desembolsos y transferencias de efectivo.

Cuentas por cobrar

• Examinar la antigüedad de las cuentas por cobrar, cotejar las cuentas listadas (tanto el total como la antigüedad), cotejar el total con el mayor general.
• Obtener listas de los documentos por cobrar, investigar partidas inusuales, comparar las listas con el libro mayor de documentos por cobrar y el mayor general.
• Examinar cobros después de la fecha del balance general.
• Probar el corte de ingresos
• Examinar partidas inusuales en las cuentas con ejecutivos, directores, accionistas y compañías asociadas.
• Verificar la suficiencia de la provisión de cuentas incobrables, examinando la antigüedad de saldos, cobros posteriores y ajustes importantes efectuados con posterioridad.
• Revisar las notas de crédito y ajustes efectuados por un periodo razonable para evaluar la suficiencia de las provisiones para descuentos, devoluciones, garantías, etc.

Inventarios

• Conciliar las cantidades mostradas en los registros de recepción, producción y embarque del periodo con las cantidades mostradas al comienzo y cierre del periodo.
• Conciliar las cantidades mostradas en los registros de inventario por un periodo apropiado inmediatamente antes y después del comienzo del periodo con las cantidades mostradas en los registros de recepción, producción, y embarque.
• Revisar los datos de operación o estadísticos disponibles acerca del volumen, rotación y cantidades normales de existencias; relacionar esta información con las cantidades de inventario al comienzo del periodo.
• Discutir con las personas responsables para la toma del inventario físico y los cortes.

Propiedades, plata y equipo

• Obtener y examinar cédulas por categorías principales que resuman, por un periodo razonable, las adiciones de cada año y otros cambios en las cuentas de activos y en las respectivas cuentas de depreciación y amortización.
• Inspeccionar físicamente los activos significativos. (Este procedimiento puede ser particularmente importante si los registros y sus controles sobre esos activos y cuentas no son satisfactorios.)
• Determinar las bases sobre las cuales han sido registradas las adiciones y retiros, comparándolos con los documentos soporte.
• Inspeccionar la evidencia de propiedad, tal como escrituras, facturas de impuestos, pólizas de títulos por propiedad real, y certificados de registro para vehículos.
• Determinar el criterio usado para distinguir entre adiciones a ser capitalizadas y adiciones menores a ser llevadas a gastos.
• Obtener un resumen de los contratos de arrendamiento financiero significativos, determinar sus principales condiciones de acuerdo a los contratos. Determinar si han sido adecuadamente clasificados y contabilizados.
• Revisar la depreciación y amortización acumulada para determinar la aceptabilidad de los métodos usados, la razonabilidad de las vidas usadas y la exactitud matemática de los cálculos.
• Determinar si la gerencia ha considerado las partidas de deterioro adecuadamente y si los activos de deterioro se registran al valor razonable estimado.
• Determinar si los activos para ser liquidados se llevan al valor en libros más bajo o al valor razonable menos costo de venta.

Deuda

• Obtener análisis de las cuentas desde el momento en que se originaron las deudas registradas. Estas cédulas debenmostrar las adiciones y retiros de las deudas por año.
• Obtener copias de los acuerdos y contratos de préstamos para las deudas pendientes al comienzo del periodo; anotar los términos, condiciones y restricciones.
• Determinar que las adiciones a documentos por cobrar y deudas a largo plazo han sido registradas de acuerdo con los contratos soporte, copias autenticadas de los documentos y otra documentación de soporte.
• Revisar los documentos cancelados y los registros de pagos en efectivo que soportan los pagos de obligaciones durante el periodo bajo análisis.
• Determinar el tratamiento en años anteriores a las garantías, opciones y gastos relacionados con los distintos asuntos.
• Establecer que los intereses devengados al comienzo del periodo, habían sido registrados a esa fecha.
• Determinar si la deuda había sido clasificada apropiadamente entre obligaciones a largo y corto plazo.

Cuentas por pagar

• Obtener y examinar listas de cuentas por pagar y resúmenes de la composición de los pasivos acumulados; investigar los saldos deudores, los saldos antiguos y otras partidas inusuales; comparar las listas y resúmenes con el mayor general y el libro de proveedores.
• Examinar las facturas de proveedores que soportan las cuentas por pagar registradas.
• Buscar pasivos no registrados remitiéndose a los desembolsos de caja, a las facturas de proveedores y a otra evidencia de pasivos registrados al principio del periodo corriente.
• Examinar los cálculos de los pasivos acumulados, especialmente aquéllos por ausencias compensadas, pensiones, y aportes de la distribución de utilidades.
• Comparar los pasivos acumulados al comienzo y al final del periodo; considerar si hubo pasivos acumulados por los cuales se habían hecho provisiones.

Capital contable

• Obtener y examinar análisis de cada cuenta de patrimonio por un periodo razonable. Examinar las actas corporativas, la escritura de constitución, los estatutos, los acuerdos de asociación (partnership agreements), planes de recapitalización, acuerdos de fusión, acuerdos de venta u opciones de acciones, y otros documentos para información sobre las cuentas de patrimonio.
• Confirmar las acciones autorizadas y emitidas con el agente y registro de transferencia; confirmar el número de acciones autorizadas con el secretario de consejo.
• Comparar los registros detallados en los libros de acciones con las cuentas del mayor.
• Obtener información relevante sobre reorganizaciones, fusiones y combinaciones de negocios que estén reveladas por los análisis de las cuentas de patrimonio; prestar atención a los principios contables seguidos en la contabilización de dichas transacciones, tal como la revaluación de activos.
• Establecer que se ha cumplido cualquier restricción sobre distribuciones a los accionistas u otros propietarios.

Confirmación de abogado

En una auditoría inicial, la información requerida en la confirmación que se hace al abogado, debe cubrir situaciones de años anteriores, como: la organización de la compañía, acciones emitidas, emisión de deuda, etcétera.

Uso de información de auditores anteriores

Si nosotros obtenemos evidencia suficiente como resultado de nuestras preguntas al auditor predecesor y/o nuestra revisión de los papeles de trabajo, debemos preguntarnos sobre la competencia, independencia y el desarrollo de la auditoría llevada a cabo en el ejercicio anterior.

C.P.C. Óscar Aguirre Hernández

Fuente: Revista Contaduría Públicawww.contaduriapublica.org.mx

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