LA SEGREGACIÓN DE FUNCIONES. ASPECTO CLAVE DE CONTROL EN LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN
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“La segregación de funciones no implica más controles, sino controles efectivos”
“La segregación de funciones está orientada a evitar que una misma persona tenga accesos a dos o más responsabilidades dentro del sistema, de tal forma que pueda realizar acciones o transacciones que lleven a la consumación de un fraude.
Aunque el principal motivo que lleva a implementar un adecuado esquema de segregación de funciones es el cumplimiento con regulaciones, las compañías deben aprovechar este tema para mejorar su control interno y minimizar así los riesgos de fraude” (MarioVelázquezFollow@bsecuremagazine)
¿Cómo hacerlo? Se tiene la creencia que entre menos deleguemos, más control se ejerce y se ahorran muchos recursos, pero esa falsa pretensión hace que con el tiempo lo barato salga caro, ante el manejo ineficiente e irregular en la administración de una empresa, ya sea familiar o limitada, puesto que el escaso control no genera responsabilidades.
Veamos como el segregar funciones, no sólo disminuye de manera considerable los trámites y procedimientos engorrosos en la compañía, sino que a la vez, posibilita blindar un modelo que se enfatiza en el AUTOCONTROL.
La segregación de funciones implica:
- En primer lugar, que la empresa disponga de un manual de procesos y procedimientos, así como un manual de funciones, donde todos y cada uno de los que hacen parte de la organización, se le asignen y se le reconozcan los diferentes roles que juegan dentro de la misma.
- Que el recurso humano incorporado en la organización, cuente con el perfil necesario para acometer con responsabilidad y calidad las labores que le son encomendadas.
- Que todos y cada uno de los empleados de la organización distingan, dónde parten sus funciones y responsabilidades, y dónde comienzan las funciones de sus compañeros de grupo, área o proceso.
- Todos los integrantes de la organización deben conocer el árbol y nivel jerárquico de decisión de su empresa.
- Ninguna persona está facultada para registrar, autorizar y conciliar una transacción. Además, debe pasar por cuatro etapas clave como aprobación, ejecución, registro y custodia, a través de departamentos o unidades independientes.
- Para poder identificar la distribución de funciones dentro de los procesos y procedimientos, se requiere diagramar las actividades del proceso e identificar los tipos y calidades de los controles, para así, reducir aquellos que son inoperantes, puesto que generan mayores trámites y no aportan valor en términos de calidad y oportunidad.
- Una vez se tengan identificadas las funciones de todos y cada uno de quienes intervienen en los procesos, será más fácil endilgar responsabilidades por la comisión de errores o pérdida del control.
En ese orden de ideas y bajo mi perspectiva, donde más debe existir segregación de funciones es en:
-Tesorería: Por ser el área más sensible, en razón del manejo de recursos monetarios y de valores, relacionado con los recaudos y desembolsos de la compañía.
-Cartera: Dada su implicación de aprobación, gestión y cobro de cuentas a terceros.
-Inventarios para la venta: Especialmente en las empresas de producción y distribución, ya que de su control y custodia, depende uno de los activos más valiosos de la empresa.
-Activos fijos: De su adecuado manejo dependerá el buen respaldo y patrimonio de la compañía.
-Nómina: La selección, la incorporación y el pago de personal, garantiza contar con talento humano adecuado, además identifica plenamente responsabilidades de incorporación de novedades.
-Contabilidad: Posibilita mantener información fiable y actualizada, y preservar la memoria institucional para la toma de decisiones acertadas.
-Los sistemas de información automatizados: Hace que la información fluya con más rapidez, evita la comisión de errores y proporciona mayor control, en la medida que estén segregadas las funciones entre los operadores, los validadores, los consultores, y quienes tengan la autorización de modificar dicha información.
En síntesis, son políticas acertadas en la organización: Comprender y definir las responsabilidades; evaluar los recursos del personal para determinar la mejores prácticas; apalancar la tecnología para apoyar una adecuada segregación de funciones a través de herramientas de monitoreo de acceso al sistema; y predeterminar los flujos de trabajos automatizados.
Marco Hernando Bonilla Martínez – Colaborador de www.auditool.org 
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