ANÁLISIS DE DATOS EN LA GESTIÓN DEL RIESGO
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En la era digital, las organizaciones hablan de Big Data porque realmente es una tendencia que está transformando la dinámica de los negocios ya que Los sistemas actuales generan una cantidad de datos sin precedentes
Ante tal escenario, el reto yace en identificar la información valiosa, hacerla accesible y organizarla para agregar valor y crear ventajas competitivas. Hoy, la tecnología permite explotar y dar sentido a la información que se tiene disponible. Habrá que ser capaces de identificar los grandes temas que requieren la atención de los ejecutivos.
Cuando se trata de la gestión del riesgo y la auditoría interna, así como de las áreas de cumplimiento, también es necesario compilar los análisis, presentarlos y actualizarlos rápidamente, con herramientas interactivas y fáciles de usar que permitan a los CFO, CRO y auditores entender las tendencias. Tener las herramientas necesarias y los datos correctos son factores clave para habilitar la toma de decisiones, generando transparencia para entender lo que realmente sucede en el negocio.
Los sistemas analíticos permiten reunir los datos para tener una visión integral que usualmente revela nuevo conocimiento sobre el negocio. Se identifican riesgos proactivamente y se previenen resultados accionando controles y procesos de negocio. Esto hace que el rol de las áreas de Cumplimiento, Gestión del Riesgo y Auditoría Interna esté cambiando.
Reconocer el potencial
Nunca antes hubo tal variedad de fuentes de datos ni diversos canales que permitieran obtener todo tipo de información, incluyendo todo tipo de datos como correos electrónicos, videos de cámaras de vigilancia, grabaciones de call centers, imágenes de documentos, redes sociales y geolocalización.
La tecnología habilita la recopilación, almacenamiento, procesamiento y análisis de esta información para simplificar situaciones complejas, lo que permite desafiar viejas premisas que no podían ser cuantificadas ni validadas. Además, la representación visual e interactiva permite a los líderes entender mejor los riesgos y tomar mejores decisiones basadas en hechos, a diferencia del enfoque táctico anterior.
Beneficios de un enfoque analítico en auditoría interna:
- Profundizar en el conocimiento del negocio para ayudar en la inteligencia de la auditoría.
- Reducir los costos existentes y futuros a través de la automatización de procesos.
- Realizar pruebas integrales (del 100% de los datos) para la verificación de procesos y controles.
- Identificar anomalías y patrones de alto riesgo.
- Comunicar eficazmente resultados importantes a través de tableros de control dinámicos.
- Lograr que las funciones de auditoría sean más relevantes para la empresa y los consejos de auditoría.
De acuerdo con la publicación de PwC State of the Internal Audit Profession Study (2013), la mayoría de los ejecutivos comprende el valor de los datos. En el estudio se menciona que la metodología de auditoría se ha transformado —de usar anteriormente muestras de datos— hacia el monitoreo continuo utilizando el ciento por ciento de los datos. Ante este escenario se espera que auditoría interna no solo sea revisor, sino que también contribuya con análisis predictivos para controlar riesgos. De manera que auditoría interna se convierte en un área analítica y no solo una unidad enfocada en procesos.
Desafortunadamente, el mismo estudio refleja que solo 31% de las prácticas de auditoría interna emplea análisis de datos con regularidad. La oportunidad para los líderes está en llevar la utilización de datos a los niveles de madurez.
Lograr el mejor aprovechamiento de datos
Los principales retos para utilizar metodologías analíticas están muy relacionados con incorporar el análisis de datos al ciclo de vida de auditoría interna, así como tener las capacidades adecuadas (habilidades y herramientas). También es de suma importancia contar con los datos correctos.
Para abordar estos retos es recomendable, primero, tener claridad en los objetivos que se persiguen en la organización e integrar el análisis de datos en el ciclo completo de auditoría de principio a fin: evaluación del riesgo, presentación de informes y monitoreo continuo. Además, es necesario identificar los puntos clave de aplicación en riesgo y cumplimiento en función del negocio; de este modo, auditoría interna podrá aportar mejores conclusiones continuamente y mayor eficiencia en la asignación de recursos.
En cuanto a las capacidades se recomienda crear un grupo de apoyo dentro de auditoría interna —con habilidades técnicas cuantitativas, analíticas y creativas— que contribuya a encontrar sentido en los datos y proponer acciones proactivas, en lugar de mantener un enfoque reactivo basado solo en datos históricos.
Contar con las herramientas adecuadas que permitan manejar el total del volumen de datos, así como integrar y presentar información de distintas fuentes y naturalezas de manera sencilla, es definitivamente un aspecto crítico. El análisis basado en el uso de la tecnología permitirá generar acciones concretas oportunamente para mitigar riesgos. Para avanzar en el proceso de integración del análisis de datos es fundamental alinear la adquisición de la tecnología con los objetivos de la organización a largo plazo.
Para hablar de datos correctos debemos tener en cuenta que la información debe ser oportuna, completa, exacta y relevante. Los problemas comunes que generan datos incorrectos son: fuentes diversas o inconsistentes, calidad de los datos, tecnología inadecuada para descargar datos y fuentes adicionales a los sistemas transaccionales.
El cambio se inicia realizando un diagnóstico de la organización para conocer el punto de partida con respecto a un marco de referencia, es decir, determinar qué capacidades (habilidades, tecnología) se tienen, qué hace falta y hacia dónde va la organización. Al principio se requerirá una inversión que puede ser importante, así que una alternativa sería solicitar la ayuda de un socio que pueda proveer algunos servicios básicos de análisis.
Una vez entendida la situación actual, se requiere hacer un plan, entendiendo, de manera profunda, el tipo de información que existe, dónde se resguardan los datos y cómo son utilizados. También, determinar si será necesaria la integración de fuentes externas, así como la definición de indicadores clave y sus fluctuaciones. Es muy importante entender que no estamos hablando de una integración tradicional de datos, sino de la utilización de técnicas de Big Data.
Usualmente las áreas de operaciones y finanzas pueden ser buenos aliados para auditoría interna, ya que también utilizan la información. De esta forma, auditoría interna tendrá una visión integral del riesgo y podrá hacer una evaluación continua. Es muy importante determinar cómo cambiará la metodología de auditoría para aprovechar al máximo el uso del análisis de datos, considerando lo siguiente:
- Evaluación del riesgo: ¿qué tendencias históricas muestran datos para comprender mejor los riesgos del negocio?, ¿con cuáles grupos dentro de la organización debería asociarse auditoría interna para captar y evaluar esos datos?
- Planificación: ¿qué análisis de referencia debería efectuar auditoría interna para determinar el nivel de esfuerzo de auditoría requerido?
- Determinación del alcance: para cada riesgo/objetivo de auditoría, ¿se tuvo en cuenta el análisis de datos y se identificó la fuente?, ¿auditoría interna pudo hacer uso de los datos que se habían solicitado con anterioridad?
- Trabajo de campo: ¿se efectúan los análisis de modo que los resultados estén disponibles antes de que los auditores hagan el trabajo de campo? De ser así, ¿qué cambios en la determinación del alcance se aplicaron?
- Presentación de informes: ¿qué hizo tradicionalmente su unidad de auditoría interna para ilustrar los resultados de los análisis de datos realizados?, ¿fueron las conclusiones comunicadas eficientemente en unos pocos puntos concisos, mediante gráficas o tablas?
- Monitoreo: ¿cómo cambiaría su enfoque de auditoría si un área o proceso debiera ser auditado nuevamente?, ¿qué herramientas de análisis ayudarían a determinar si todavía existe un problema o podría estar por aparecer?
Para lograr un análisis de datos sostenido será necesario hacer un cambio cultural hacia un enfoque cuantitativo y de toma de decisiones con base en hechos. Es posible complementar y hasta reemplazar el enfoque anterior de auditoría. Temporalmente puede ser necesario obtener métricas sobre la adopción del cambio.
Un enfoque centrado en datos permite a las prácticas de auditoría interna identificar problemas, orientarse a los riesgos y asignar recursos de manera más eficiente. Los departamentos de auditoría interna tienen la opción de desarrollar las habilidades internamente o asociarse con un tercero para sortear los obstáculos, y obtener así el máximo valor del trabajo de auditoría realizado.
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