4 ESTRATEGIAS PARA UNA DOCUMENTACIÓN DE AUDITORÍA EFICIENTE Y EFECTIVA

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05 FEBRERO 2018

La planificación inteligente y los procedimientos estandarizados pueden ayudar a cumplir

Por: Mark Koziel, CPA, CGMA

Documentar la naturaleza, el tiempo, el alcance y los resultados de sus procedimientos puede parecer que romperá su presupuesto de auditoría, pero muchos profesionales han descubierto que este no es el caso. Un estudio de AICPA encontró que el problema de auditoría más común es la falta de documentación adecuada.

La documentación sólida le permitirá cumplir con AU-C Sección 230, Documentación de auditoría, y también puede conducir a un compromiso más eficiente. El tiempo dedicado a documentar de acuerdo con el estándar es una inversión que pagará dividendos más adelante. Cumplir con los requisitos del estándar de Documentación de Auditoría mientras se implementan las mejores prácticas discutidas aquí ayudará a su empresa a realizar trabajos de alta calidad al tiempo que aumenta su eficiencia.

1. TOME UN ENFOQUE INTELIGENTE PARA LA PLANIFICACIÓN

Un sólido plan de auditoría es la base de una auditoría eficiente y efectiva. Al realizar sus procedimientos de planificación, tómese el tiempo para conocer realmente a los clientes y lo que está sucediendo en su industria. Asegúrese de que los miembros más experimentados del equipo de participación estén muy involucrados en la identificación de riesgos y respuestas de auditoría.

Una vez que se ha establecido el plan de auditoría, haga un mapa de la auditoría en una nota, exponiendo los riesgos más grandes, las estrategias para mitigar cada riesgo y las referencias sobre dónde se realizará el trabajo. Esto le dará al socio una visión general rápida de las áreas de auditoría que más importan, al tiempo que proporciona enlaces a los documentos de trabajo. Continúe actualizando la nota a medida que avanza la auditoría y se identifican nuevos riesgos.

Al hacer referencia al plan de auditoría, asegúrese de que sus programas de auditoría se hayan adaptado para abordar los riesgos únicos de su cliente. Para las empresas que utilizan materiales estandarizados de proveedores externos, la eliminación activa de los procedimientos que no son necesarios para respaldar la opinión de auditoría puede aumentar la eficiencia y centrar la atención del equipo de auditoría en las cuentas y áreas que representan el mayor riesgo.

Si los equipos de auditoría de su empresa han adoptado un enfoque SALY (“el mismo año pasado”) o, lo que es peor, si han estado realizando los procedimientos que aparecen en el programa de auditoría de un proveedor externo, independientemente de consideraciones de riesgo, pueden perder una oportunidad para hacer ganancias significativas en eficiencia y efectividad.

2. PROCURE LA NORMALIZACIÓN

Aunque las empresas pueden tener procedimientos estandarizados de auditoría, cada socio a menudo tiene sus propias preferencias de papel de trabajo, lo que puede crear ineficiencias cuando los miembros del personal documentan su trabajo. La solución es exigir que todos los auditores utilicen documentos de trabajo estandarizados. Para garantizar la documentación adecuada, utilice un formato diseñado para cumplir con AU-C Sección 230, que cubre la naturaleza, el alcance y el calendario de los procedimientos; los resultados de esos procedimientos; y cualquier hallazgo significativo, problemas o juicios profesionales.

Las empresas deben usar marcas estandarizadas para evitar repeticiones innecesarias en los documentos de trabajo. También deben diseñar documentos de trabajo para lograr propósitos múltiples. Por ejemplo, las empresas pueden usar el mismo documento para analizar una cuenta del balance y cuentas de resultados relacionadas (por ejemplo, activos fijos y gastos de depreciación) así como proporcionar la información necesaria para el estado de flujos de efectivo de la entidad (por ejemplo, adiciones de activos fijos y cesiones), divulgaciones requeridas (por ejemplo, cronograma de depreciación) y / o declaración de impuestos.

Eliminar la documentación innecesaria del cliente en el archivo también aumenta la eficiencia. Por ejemplo, cuando un auditor agrega copias de los extractos bancarios de los clientes a un archivo de auditoría, debe escanear los documentos, vincular la información pertinente con la conciliación bancaria y obtener la firma de un supervisor. Esto lleva mucho tiempo y podría llevar a una exposición legal. Recuerde: no todos los procedimientos de auditoría necesitan su propio documento de trabajo. La naturaleza, el tiempo, la extensión y los resultados de algunos procedimientos pueden documentarse agregando unas pocas oraciones al programa de auditoría.

3. DOCUMENTE AHORA, AHORRE TIEMPO MÁS TARDE

En lugar de documentar al realizar los procedimientos de auditoría, los auditores en el campo a veces deciden ponerse al día con la documentación más adelante. Sin embargo, hay una buena razón por la que el estándar exige completar este paso de inmediato. Es más probable que la documentación sea precisa si se realiza más temprano que tarde. Este enfoque también evita que el preparador tenga que recordar grandes cantidades de información o repetir tareas una vez que se realiza el procedimiento.

Además, cumplir con los requisitos de la Sección 230 de la AU-C documentando de manera oportuna permite a los supervisores y socios pasar menos tiempo tratando con preguntas innecesarias y malentendidos. Mejora las posibilidades de que los papeles de trabajo se puedan revisar en el campo y de que un borrador del informe y la carta de administración estén listos antes de salir de la oficina del cliente. Es mucho más fácil identificar los problemas y responder las preguntas al personal del cliente cuando trabajas en el pasillo de ellos después de que abandonas el campo y tratas de atar cabos sueltos.

Completar el proceso de revisión y emitir el informe de auditoría de manera oportuna también limita la responsabilidad del auditor para los procedimientos posteriores de eventos. Cuando el trabajo de auditoría se realiza el 31 de marzo, pero el informe no se emite hasta septiembre, el auditor debe considerar los eventos que han tenido lugar mientras tanto. Esto podría requerir una reunión con el cliente y la realización de varios procedimientos para garantizar que no haya ocurrido nada que deba incluirse en las declaraciones de los estados financieros. La finalización oportuna del informe evita estos pasos adicionales.

4. ESTÉ PREPARADO PARA LO QUE VA ADELANTE

Una buena documentación también mejora la eficiencia en las auditorías posteriores del año. Al documentar adecuadamente, el auditor proporcionará al equipo de auditoría del próximo año un registro de asuntos de importancia continua, ayudándolos a evitar la duplicación de esfuerzos y brindándoles una base sólida sobre la cual construir. Pueden caminar con una mejor comprensión de lo que viene y la información que se necesita, y no tienen que empezar de cero.

Los auditores también estarán en mejor forma cuando se trata de inspecciones internas, revisiones por pares e inspecciones regulatorias. Con una documentación más completa, se debe dedicar menos tiempo a responder preguntas e inquietudes durante las revisiones o inspecciones. Al desarrollar un conjunto coherente de documentos de trabajo, es menos probable que el auditor deba rehacer el trabajo ya realizado en el campo, realizar solicitudes de seguimiento a los clientes o, en el peor de los casos, recordar un informe de auditoría.

Sobre el Autor

Mark Koziel es vicepresidente ejecutivo de servicios de firma de AICPA.

(Traducción no oficial, para fines académicos – Iván Rodríguez, Colaborador de Auditool)

Fuente: www.aicpa.org