ENTENDIMIENTO DE LOS PROCESOS EN UNA AUDITORÍA DE INFORMACIÓN FINANCIERA DE ACUERDO CON LAS NIA

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De acuerdo a la NIA 318, debemos obtener un entendimiento del sistema de información, incluyendo los procesos de negocios relacionados, relevantes a la emisión de información financiera, incluyendo las áreas siguientes:

• Los tipos de transacciones en las operaciones de la entidad que sean significativas para los estados financieros.
• Los procedimientos dentro de los sistemas de tecnología de la información (TI) y manuales con los que esas transacciones se inician, autorizan, registran, procesan, corrigen cuando es necesario, transfieren y concilian con el mayor general y se presentan en los estados financieros.
• Los registros contables relacionados, documentación de soporte y cuentas específicas en los estados financieros que se usan para iniciar, autorizar, registrar, procesar y presentar las transacciones (esto incluye la corrección de información incorrecta y cómo la información se transfiere y concilia con el mayor general). Los registros pueden ser manuales o electrónicos.
• La manera en que el sistema de información captura los eventos y condiciones, en adición a las transacciones, que son significativos para los estados financieros.
• El proceso de información financiera que se usa para preparar los estados financieros de la entidad, incluyendo las estimaciones y revelaciones contables significativas.
• Los controles relacionados con los asientos de diario y otros ajustes, incluyendo los asientos de diario no estándares que se usan para registrar transacciones o ajustes no recurrentes e inusuales, ajustes de consolidación y asientos después del cierre.

Nuestra auditoría debe estar enfocada a las actividades claves que se dan en cada uno de los procesos, tales como:

• Actividades contables relacionadas con transacciones, eventos y condiciones para cada proceso relevante.
• Actividades para preparar los estados financieros.
• Actividades en el proceso de asientos de diario y otros ajustes.

El sistema de información relevante a los objetivos de la emisión de información financiera, que incluye el sistema contable, consiste en los procedimientos y en los registros diseñados y establecidos para:

• Iniciar, autorizar, registrar, procesar, corregir según sea necesario y presentar las transacciones de la entidad (y también los eventos y condiciones) y para mantener la obligación de rendir cuentas sobre los correspondientes activos, pasivos y patrimonio.
• Resolver el procesamiento incorrecto de las transacciones, por ejemplo, los archivos y los procedimientos automatizados para los archivos transitorios que se siguen con el fin de liberar las partidas transitorias de manera oportuna.P
• Procesar y contabilizar las desviaciones en los controles.
• Transferir y conciliar la información de los sistemas de procesamiento de transacciones con el mayor general.
• Capturar la información relacionada con los informes financieros para eventos y condiciones que no sean transacciones, como la depreciación y amortización de activos, estimaciones, conversiones a moneda extranjera y cambios en la posibilidad de recuperar cuentas por cobrar.
• Asegurar que se acumule, autorice, registre, procese, resuma y presente correctamente la información que debe revelarse de conformidad con el esquema de identificación financiera en los estados financieros.

El sistema de información relevante a los objetivos de la emisión de información financiera, que incluye el sistema de emisión de información financiera, comprende los métodos y los registros que:

• Identifiquen y registren todas las transacciones válidas.
• Describan de manera oportuna las transacciones con detalles suficientes para permitir la clasificación correcta de las transacciones para los informes financieros.
• Midan el valor de las transacciones de tal manera que se permita el registro del valor monetario correcto en los estados financieros.
• Establezcan el período en que ocurrieron las transacciones para permitir que se registren en el período contable correcto.
• Presenten correctamente las transacciones y las revelaciones relacionadas en los estados financieros.

La calidad de la información generada por el sistema afecta la capacidad de la gerencia de tomar las decisiones correctas al administrar y controlar las actividades de la entidad y al preparar informes financieros confiables.

Los procesos de negocios de una entidad son las actividades diseñadas para:

• Desarrollar, comprar, producir, vender y distribuir los productos y servicios de una entidad.
• Asegurar el cumplimiento con las leyes y regulaciones.
• Registrar la información, incluyendo la información contable y de los informes financieros.

Los procesos de negocios dan como resultado las transacciones que se inician, autorizan, registran, procesan, corrigen según sea necesario, transfieren y concilian con el mayor general y que son presentadas por el sistema de información. Obtener un entendimiento de los procesos de negocios de la entidad, incluyendo la manera en que se originan las transacciones, nos ayuda a conocer su sistema de información relevante a la emisión de información financiera de una manera que sea adecuada a las circunstancias de la entidad.

De acuerdo con la NIA 600, como parte de obtener un entendimiento del proceso de emisión de información financiera usado para preparar los estados financieros de la entidad, incluyendo las estimaciones y revelaciones contables significativas debemos obtener un entendimiento de lo siguiente:

• Los procedimientos que ha establecido la gerencia para asegurar que se identifiquen los eventos subsecuentes.
• El proceso de consolidación, incluyendo las instrucciones emitidas por la gerencia del grupo a la gerencia del componente.

De acuerdo a la NIA 315, por lo general, el sistema de información de la entidad incluye el uso de:

• Asientos de diario estándares: son asientos de diario requeridos de manera recurrente para registrar transacciones. Por ejemplo: registro de ventas, compras y desembolsos de efectivo en el mayor general o para registrar estimaciones contables que son realizadas periódicamente por la gerencia, como cambios en la estimación de la posibilidad de recuperación de las cuentas por cobrar.
• Asientos de diario u otros ajustes no estándares son los que se hacen para registrar transacciones o ajustes inusuales. Por ejemplo: ajustes de consolidación y asientos para una combinación o venta de negocios, o estimaciones contables no recurrentes, como el deterioro de un activo.

En los sistemas de contabilidad manuales, los asientos de diario no estándares pueden identificarse haciendo una inspección del mayor general, los diarios auxiliares y la documentación soporte. Cuando se usan procedimientos automatizados para llevar el mayor general y para preparar los estados financieros, estos asientos pueden existir solamente en forma electrónica y, por lo tanto, podrían identificarse con mayor facilidad mediante el uso de herramientas de análisis de datos.

Los sistemas de información y sus correspondientes procesos de negocio que sean relevantes para la emisión de información financiera en entidades más pequeñas son probablemente menos complejos que en las entidades más grandes, pero su función es igualmente significativa. Las entidades más pequeñas con una participación activa de la gerencia podrían no necesitar descripciones muy extensas de los procedimientos contables, de registros contables complejos o de políticas por escrito. Por lo tanto, podría ser más fácil entender los sistemas y procesos en una auditoría de entidades más pequeñas y podría depender más de indagaciones que de revisión de documentación. Sin embargo, la necesidad de obtener un entendimiento sigue siendo importante.

Teniendo en cuenta que la evaluación de riesgos, incluye obtener un entendimiento del control interno de la entidad, los procedimientos de evaluación de riesgo deben incluir:

• Indagaciones al personal relevante en la entidad.
• Observación e inspección.

Las NIA 315 y 314, establecen que debemos entender las fuentes de errores materiales potenciales, y como parte de la selección de los controles para las pruebas, debemos llevar a cabo procedimientos para lograr los siguientes objetivos:

• Obtener un entendimiento del flujo de las transacciones relacionadas con las aseveraciones relevantes, incluyendo la manera cómo se inician, autorizan, procesan y registran estas transacciones.
• Si tenemos intención de evaluar el diseño y la implementación y/o probar la eficacia operativa de los controles relevantes:
• Establecer que hemos identificado lo que puede fallar en el proceso.
• Identificar los procesos que ha implementado la gerencia para enfrentar lo que puede fallar.
• Identificar los controles que la gerencia ha implementado para la prevención o para la detección oportuna de la apropiación, uso o eliminación no autorizados de los activos de la entidad que podrían dar como resultado un error material en los estados financieros.

Equipo Auditool