CONSEJOS PARA EL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS EN UNA AUDITORÍA

Estándar

15 ENERO 2019

La documentación se constituye en uno de los pilares de la auditoría. Y es tan importante para quien ejecuta la auditoría como para el auditado. En el caso de las auditorías de cumplimiento resulta fundamental. A continuación, algunos consejos que pueden ser aplicados para las dos partes[1].

1. Documentar apropiadamente:

La capacidad de minimizar el tiempo y el costo de una auditoría depende en gran parte, para los auditados, de la condición de los libros y registros. Para los auditores, en cumplir las normas profesionales y mantener evidencia relevante.  Es vital para las organizaciones cultivar una cultura que priorice la documentación precisa y en tiempo real en departamentos y empleados clave.

No se trata de documentar por documentar. Hay que hacerlo de manera oportuna y eficiente. Un ejemplo son los teléfonos inteligentes. Mediante estos dispositivos, es posible remitir imágenes y documentos en tiempo real, facilitando su revisión y archivo. Esto es especialmente útil en el caso de trabajadores remotos y auditorías en sitios retirados.

En el caso de transacciones inusuales, los trabajadores deben ser muy diligentes en guardar toda la documentación para que esté disponible. La organización podría considerar y/o el auditor solicitar que la documentación asociada le sea remitida de forma proactiva y en tiempo real, incluso si está fuera de los parámetros de una auditoría.

2. Disponibilidad

Durante la fase de trabajo de campo de una auditoría, se espera que haya una solicitud importante de documentos por parte del equipo de auditoría. Al momento de solicitar la documentación hay que tener buen juicio. En la revisión de gastos de arrendamiento, es importante revisar los términos del contrato (puede haber pactados descuentos o períodos sin cobro) más que suponer que hay un pago mensual igual a lo largo del año.

La carga de producir documentación es un factor principal que conduce a marcos de tiempo de auditoría más altos y tarifas de auditor. Por lo tanto, corresponde a las organizaciones garantizar que sus documentos sean fáciles de ubicar, lo que puede ser un desafío mucho más formidable cuando estos se basan principalmente en papel y están dispersos en toda la empresa.

Para el caso de los auditores, tener la documentación debidamente archivada y referenciada facilita las labores de revisión, supervisión, así como la emisión de informes.

 Es más fácil encontrar un archivo electrónico (a través de la funcionalidad del término de búsqueda de documentos) que encontrar un documento enterrado en el fondo de un archivador. Esto es aplicable igualmente a las firmas de auditoría respecto de sus trabajos ejecutados.

Una buena recomendación es convertir los documentos a formato electrónico y luego almacenarlos en archivos en línea de fácil acceso.  Los avances recientes permiten la digitalización de documentos en papel en grandes cantidades con la mínima intervención del usuario. Si el papel se ha estado acumulando durante muchos años, una buena regla general es comenzar por digitalizar documentos que tengan un año o menos, y si el tiempo lo permite, tres años o menos.

Una vez que la organización haya estandarizado en documentos digitales (tanto como sea posible), el siguiente paso es establecer flujos de trabajo digitales que reemplacen los flujos de trabajo en papel y permitan que los documentos se enruten de manera precisa a sus destinos de archivos en línea adecuados. Los avances como la inteligencia artificial (IA) reducen la cantidad de intervención humana requerida a través de la capacidad de identificar y clasificar documentos según el tipo, por ejemplo, la identificación de términos como “cuentas por cobrar” y la clasificación automática de dichos documentos como pagos de clientes.

Igualmente ocurre en las firmas. La clasificación por tipos de auditoría, tipos de clientes u otros criterios relevantes puede ser de gran utilidad para hacer más eficiente el trabajo.

3. Seguridad de la documentación

La validación de la seguridad de la información confidencial es una piedra angular de muchas formas de auditorías, en particular de cumplimiento. La seguridad es solo una razón más por la que los documentos en papel se deben convertir a digitales. Además de ser más fáciles de ubicar, los documentos digitales que contienen información confidencial son inherentemente más seguros, ya que son menos propensos a perderse o extraviarse.

Las normas legales y profesionales que regulan el ejercicio de la auditoría son estrictas en cuanto a la confidencialidad que debe mantenerse por parte de los auditores, de los papeles de trabajo. Su exhibición es limitada.

Cualquier documento digital que contenga datos confidenciales debe estar protegido por contraseña o mantenerse en una ubicación de red adecuadamente restringida.   Pero incluso con estas medidas implementadas, todavía pueden producirse errores: los documentos digitales pueden enviarse por correo electrónico al destinatario incorrecto o guardarse en una carpeta a la que pueden acceder empleados no autorizados.

Para abordar estos riesgos, tanto las organizaciones auditadas, como las firmas y los auditores pueden aplicar medidas de seguridad adicionales como aprovechar la inteligencia artificial (AI) para reconocer información confidencial (como los números de identidad) y luego aplicar el cifrado o la redacción para garantizar que los datos confidenciales estén protegidos, incluso si caen en las manos equivocadas.

En general, la sustitución de procesos manuales por procesos automatizados y estandarizados puede reducir los riesgos de seguridad al tiempo que facilita la demostración y el cumplimiento. El error humano básico ocurre con más frecuencia de lo que uno podría pensar, especialmente en esta era donde los trabajadores se mueven mucho más rápido. Los auditores deben evaluar los procesos de documentación para asegurarse de que no haya interrupciones en el cumplimiento.

[1] Basado en: https://www.corporatecomplianceinsights.com/preparing-your-documents-to-survive-an-audit/

C.P. Iván Rodríguez – ivan.rodriguez@auditool.org          

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia